Técnicas Fundamentais de Gestão de Projetos – Parte 5

Nesse post vamos tratar do cronograma de desembolso, uma técnica fundamental para planejamento e controle dos custos de um projeto. 

É importante lembrar que não vamos levar em conta nesse post as diferenças e especificidades contidas nas definições dos termos custo e gasto adotadas nas ciências contábeis. Na apuração contábil de uma empresa tais diferenças têm razões práticas e objetivas para serem assim consideradas. Para o caso dos projetos, o que vamos considerar é que um projeto gasta dinheiro para ser executado e esse dinheiro será chamado, indiscriminadamente, de custo ou gasto, como se fossem a mesma coisa.

O orçamento de um projeto pode ser definido como uma estimativa dos recursos financeiros em termos de valores gastos que serão necessários para que o projeto seja concluído. Nesse ponto, o que as estimativas buscam responder se refere a quanto dinheiro será gasto no projeto. 

Quanto se trata do orçamento de um projeto, não é suficiente conhecer apenas o valor total a ser gasto. É necessário conhecer os gastos à medida que o projeto avança. Esses gastos podem ser discriminados por pacote de trabalho da Estrutura Analítica do Projeto, que representa o escopo do projeto. Assim sendo, será possível e necessário conhecer os gastos estimados relativos a cada parte do projeto e não apenas o gasto total estimado a ser alcançado apenas ao final do projeto. Isso permitirá um melhor controle de custos ao longo da execução do projeto. 

Todas as despesas previstas no orçamento devem ser previamente aprovadas pela empresa executora do projeto. Assim sendo, o cronograma de desembolso do projeto mostra os pagamentos das despesas previstas e autorizadas pela empresa executora do projeto, sendo uma ferramenta fundamental tanto para o planejamento quanto para o controle do projeto. 

Para apresentar a técnica do cronograma de desembolso vamos usar o exemplo da implantação de um pacote de software cuja execução ocorreu entre 05/04/2021 e 03/08/2021. Na tabela abaixo temos as atividades desse projeto, com a duração correspondente, a data de início, a data de fim e a atividade antecessora, exatamente como apresentado no cronograma do projeto.

Como o pacote de software desse exemplo inclui a operação em terminais celulares, a empresa cliente exigiu que fosse realizada uma prova de conceito antes da implantação definitiva do pacote de software. Essa atividade envolve a realização de testes preliminares que comprovem que o software irá funcionar como definido nos requisitos do projeto. 

Como informação adicional, vale destacar que os marcos de nosso exemplo de implantação de um pacote de software são os seguintes: 

Início: 05/04/2021

Reunião de kick off: 14/04/2021

Aprovação da prova de conceito: 15/04/2021

Aceitação da prova de conceito: 26/05/2021

Aprovação do plano do projeto: 27/05/2021

Aceitação final: 03/08/2021 

Os custos do projeto estão detalhados nos seguintes tabelas: Orçamento do Projeto por Entrega (tabela A) e Cronograma de Desembolso do Projeto (tabela B).  Os custos do trabalho de gestão do projeto não aparecem discriminados nas tabelas, uma vez que foram diluídos nas outras atividades.

 

Tabela A: Orçamento do Projeto por Entrega

Os custos foram estimados com base na experiência em projetos anteriores e nos valores reais definidos em contrato de prestação de serviços entre o cliente e a empresa responsável pela implantação do pacote de software.  

 

Tabela B: Cronograma de Desembolso do Projeto   

O cronograma de desembolso do projeto (tabela B) será usado para controlar o fluxo mensal de saída de recursos. Além disso, o gerenciamento dos custos será realizado levando em conta as seguintes ações:

·     Fazer o monitoramento e controle de cada item de custo;

·    Buscar informações atualizadas, evitando burocracia e demora, para que seja possível reagir e tomar ações corretivas sempre que necessário;

·     Manter contato próximo com os responsáveis pelas atividades do projeto para acompanhar seu engajamento, monitorar o trabalho e, se possível, antecipar problemas;

·     Buscar economias de custo sempre que possível;

·    Atualizar diariamente o orçamento com relação ao progresso do projeto ou em caso de mudanças;

·    Em caso de mudanças, usar o documento de Controle Integrado de Mudanças

 

Espero que este conteúdo tenha sido interessante para você. Em caso de dúvidas, envie seu comentário.

É isso aí, até a próxima.