A Ameaça Oculta nas Ferramentas de Software de Colaboração

 

As organizações correm o risco das chamadas deficiências de conformidade e proteção contra desastres, segundo artigo de Ajay Bhatia, de outubro de 2021, cujo link encontra-se no final desse post. Aqui, um resumo com os aspectos mais importantes destacados no mencionado artigo.

Apenas no primeiro ano da pandemia COVID-19, os funcionários dos Estados Unidos aumentaram o uso de mensagens instantâneas (IM) e outras ferramentas de colaboração (sem incluir o e-mail) em 13%, de acordo com  uma pesquisa recente  da  Veritas Technologies. 

Bhatia afirma que com a continuação do trabalho remoto os funcionários continuarão a recorrer a canais de comunicação alternativos (Zoom, Microsoft Teams, dentre outros).

O problema > A pesquisa da Veritas Technologies descobriu que 68% dos trabalhadores de escritório nos EUA admitem compartilhar dados confidenciais e críticos da empresa usando essas ferramentas. Além disso, 58% disseram que salvam suas próprias cópias de informações comerciais compartilhadas por mensagens instantâneas, enquanto 51% disseram que apagam essas informações totalmente. 

A preocupação de Bhatia se estende até as multas que as empresas poderão sofrer por violação de dados. Multas que seriam cobradas das empresas pelos órgãos reguladores.

É aqui que mora o perigo:

O aumento de 13% no uso de aplicativos como Zoom e Microsoft Teams, mencionados acima, significa que os funcionários gastam em média duas horas e meia por dia nessas ferramentas, com 27% dos funcionários gastando mais da metade de sua semana de trabalho com elas.

Os funcionários admitiram compartilhar informações confidenciais de clientes (13%), detalhes sobre questões de RH (10%), contratos (10%), planos de negócios (10%) e até mesmo resultados de testes COVID-19 (12%) em ferramentas de mensagens e colaboração. 

Para Bhatia, isso é bastante comprometedor do ponto de vista da segurança da informação.

Fazendo coisas da empresa recebendo entradas vindo de ferramentas de software não oficiais!

Uma quantidade significativa de negócios agora é conduzida rotineiramente nesses canais e os funcionários estão considerando os acordos vinculativos. Por exemplo, como resultado do recebimento de informações por meio de ferramentas de mensagens e colaboração, quase 24% dos funcionários aceitaram e processaram um pedido, 25% aceitaram uma referência para um candidato a emprego e 20% aceitaram uma versão assinada de um contrato. 

A pesquisa também revelou que, embora os funcionários usem essas ferramentas para fechar negócios, processar pedidos e concordar com aumentos salariais, muitos acreditam que não há registro formal dessas discussões ou acordos. Na verdade, apenas 56% disseram acreditar que seus empregadores estão guardando essas informações. Se tais coisas fossem feitas usando apenas ferramentas oficiais, 100% das empresas seriam obrigadas a fazer registros formais e guardar essas informações.

E-mail é o cara!

Quando questionados sobre quais métodos de comunicação fornecem a prova mais confiável de que um acordo é vinculativo, as respostas não parecem se basear na capacidade das empresas de capturar a discussão como evidência:

O e-mail é visto como uma afirmação confiável de um acordo por 96%, seguido por uma assinatura eletrônica por 95%. Mas as mensagens instantâneas eram confiáveis ​​por 93%, as mensagens de texto por 89% e até a mídia social era vista como uma prova confiável por 68%. Inacredidável!

Eliminando o risco!

Os funcionários estão compartilhando dados confidenciais com essas ferramentas, embora 39% tenham dito que receberam advertências e repreensões de seus superiores por conta disso. Essas advertências podem ter sido em vão, uma vez que 75% também disseram que continuariam a compartilhar esse tipo de informação no futuro.

É claro que restringir os funcionários a métodos “aprovados” de comunicação não é eficaz. Em vez disso, a resposta é: não lute contra isso, conserte.

Mas como a alta gerência conserta isso?

Aqui a alta gerência significa os donos e donas da empresa, diretores, chefes e principais gestores.

São sugestões de Bathia para recuperar o controle dos dados da empresa que os funcionários estão compartilhando por meio de ferramentas de colaboração e mensagens:

Ouvir antes de padronizar  - Ouça os funcionários antes de padronizar um conjunto de ferramentas de colaboração e mensagens. As ferramentas que a empresa possui podem “atender às necessidades da empresa”, mas os funcionários acham que atendem às necessidades deles? Discutir ativamente quais ferramentas de mensagem e colaboração os funcionários desejam usar antes de definir limites.

Criação de uma política para compartilhamento de informações  - Responda a seguinte pergunta: - Existem certos tipos de informações que os funcionários não podem compartilhar em ferramentas específicas de mensagens e colaboração? Depois, faça um esforço para conscientizar os funcionários. Também considere permitir que eles e elas compartilhem outras formas de informação (fora do grupo de informações confidenciais e obrigatórias) usando ferramentas com as quais se sentem mais confortáveis. Sua flexibilidade e sua compreensão clara do que pode e não pode ser feito ajudará a controlar o compartilhamento de informações confidenciais em ferramentas proibidas.

Treinar todos os funcionários sobre as políticas e ferramentas implantadas  - Isso não costuma ser dito, mas o compartilhamento de informações não autorizadas em aplicativos não autorizados ocorre simplesmente porque os funcionários não conhecem ou entendem totalmente   as ferramentas disponíveis, nem as consequências para os negócios do uso de aplicativos não autorizados se ocorrer uma violação de dados.

Os dados de negócios agora estão em todos os lugares, uma tendência que começou antes da pandemia, mas foi dramaticamente aumentada por ela. Negócios estão sendo feitos, pedidos estão sendo processados ​​e informações pessoais confidenciais estão sendo compartilhadas por meio de um número sem precedentes de ferramentas de mensagens e colaboração. É fundamental que as organizações comecem a incluir esse volume crescente de dados na proteção de dados e no envelope de conformidade da empresa.

Link para o artigo > https://www.securitymagazine.com/blogs/14-security-blog/post/96219-the-hidden-threat-of-business-collaboration-tools

O Gerente de Projetos do Futuro Próximo

 

Temos observado nos últimos anos uma evolução dos padrões e técnicas de gerenciamento de projetos com o surgimento de novas tecnologias. 

Os profissionais de gerenciamento de projetos já entenderam que o sucesso em seu campo de atuação depende muito de sua capacidade de compreender rapidamente as mudanças que surgem e seus impactos nos projetos e, no menor tempo possível, fazer as necessárias adaptações. Afinal, é preciso se adaptar para sobreviver. 

Por esse motivo, acompanhar as tendências no gerenciamento de projetos, conhecendo as metodologias mais recentes e as ferramentas de software mais avançadas, pode ajudar as empresas e aos gerentes de projeto que nela trabalham a aumentar a probabilidade de sucesso nos seus projetos.

Como será o gerenciamento de projetos no futuro próximo?

Como o gerenciamento de projetos é composto de várias partes que se relacionam entre si, existem muitas áreas que podem ser afetadas pelas mudanças sinalizadas pelas tendências que emergem no horizonte próximo. Vejamos, então, algumas dessas prováveis mudanças.

Aumento da demanda por ferramentas e profissionais de gerenciamento de projetos

Os gerentes de projeto hoje têm uma função muito mais complicada do que simplesmente organizar e acompanhar as atividades de um projeto. O cargo foi reconhecido como uma posição de liderança. Isso significa que os profissionais contratados devem trazer na bagagem um importante conjunto de conhecimentos e habilidades para o projeto que não podem ser replicados por um software de gerenciamento de projetos. Assim sendo, muitas empresas estão percebendo que um gerente de projeto qualificado traz mais para o negócio do que apenas a sua capacidade de planejar, executar, controlar e acompanhar o andamento do projeto através de um software de gerenciamento de projetos. A expectativa é que as empresas reconheçam que esses profissionais oferecem um maior retorno sobre o investimento.

Maior ênfase nos “Soft Skills”

Para aqueles que trabalham em gerenciamento de projetos, é provável que haja uma expectativa maior para as habilidades pessoais menos tangíveis, também chamadas de “soft skills”. Como o gerente de projetos é considerado o líder em qualquer equipe de projeto, é importante que ele (ou ela) seja capaz de trabalhar bem com todas as partes interessadas e possa comunicar claramente tudo aquilo que se espera de um projeto. O PMI (Project Management Institute) identifica as sete habilidades básicas consideradas mais críticas para os gerentes de projeto:

• Motivação
• Liderança
• Organização
• Tomada de decisão
• Gestão de conflitos
• Comunicação
• Construção de confiança

Essas habilidades têm grande impacto sobre o trabalho desenvolvido na equipe do projeto, determinando o nível de cooperação entre os membros da equipe, do início até a conclusão do projeto. Não importa se um projeto é bem planejado. Haverá problemas se a equipe tem dificuldades para trabalhar em conjunto ou se não confiar no líder. Isso, certamente, prejudicará o projeto. Um gerente de projeto que domine as sete habilidades acima mencionadas terá maior probabilidade de sucesso, mantendo a equipe engajada aos objetivos do projeto, com todos “remando para que o barco siga na mesma direção”, reduzindo distrações, gerenciamento conflitos e assim garantindo que todos os aspectos do projeto tenham sido mapeados e claramente comunicados. 

Integração de tecnologia cada vez mais complexa

À medida que a Internet das Coisas (IoT - Internet of Things) continua a evoluir, haverá um crescimento contínuo na comunicação entre os profissionais de gerenciamento de projetos e os dispositivos inteligentes. Isso possibilitará o acesso a uma massa enorme de informações.  Já a Inteligência Artificial (IA) está evoluindo para auxiliar os gerentes de projeto na coleta de informações, análise de dados e no uso desses dados para melhorar a forma como o projeto faz suas entregas, com mais qualidade e agilidade. Esses processos aprimorados permitem que o projeto seja melhor em vários aspectos como, por exemplo, no gerenciamento de riscos, no gerenciamento de recursos e na análise em tempo real da evolução dos resultados de um projeto. 

Um relatório do PMI identifica seis tecnologias com maior potencial de impacto no trabalho dos gerentes de projetos:

• Aprendizado de máquina (machine learning): O processo em que os computadores aprendem a responder de forma humana por meio da análise de dados usando métodos computacionais.
• Aprendizado profundo (deep learning): um subconjunto do aprendizado de máquina em que os dados são analisados ​​por redes neurais de várias camadas inspiradas no funcionamento do cérebro humano.
• Automação robótica de processos (RPA ou Robotic Process Automation): software capaz de trabalhar por muitas horas de forma consistente, projetado para lidar com tarefas básicas e repetitivas, reduzindo as horas de trabalho necessárias para concluí-las.
• Gerenciamento de decisão: o uso de IA para analisar dados e gerar opções e resultados possíveis com base na lógica computacional.
• Sistemas baseados em conhecimento: um programa de computador que extrai dados de uma base de conhecimento e usa seu mecanismo de dedução para gerar soluções para problemas complexos.
• Sistemas especialistas: uma das primeiras formas de IA usando arquitetura baseada em conhecimento. Um sistema de computador programado para imitar as habilidades de tomada de decisão de um especialista humano.

Muito interessante e, ao mesmo tempo, preocupante! Mas isso é tema para outros artigos.

De um modo ou de outro, à medida que essas tecnologias continuam a evoluir, os gerentes de projeto encontrarão ferramentas cada vez mais sofisticadas para ajudá-los a trabalhar e vencer os desafios enfrentados em seus projetos. Nesse processo, em nome dos ganhos de produtividade, algumas pessoas serão substituídas por máquinas! Novamente, isso é assunto para artigos futuros.

Colaboração aprimorada

Mesmo a tecnologia mais sofisticada tem impacto limitado, a menos que seja combinada com a colaboração humana. Nesse momento que vivemos essa é a pura verdade. Essa necessidade de colaboração humana, tão importante, levará ao desenvolvimento de ferramentas de software de colaboração ainda mais abrangentes, capazes de melhorar o fluxo de trabalho e manter os gerentes de projeto em contato com as partes interessadas do projeto.

Foco no ajuste da melhor abordagem de gestão para o projeto

O gerente de projeto de hoje supervisiona projetos cada vez mais complexos e espera-se que seja capaz de ajustar sua abordagem conforme necessário para garantir que o projeto avance e alcance suas metas. Os clientes dos projetos também não esperam por menos. As abordagens híbridas de gerenciamento de projetos, que combinam agilidade com técnicas tradicionais da gestão baseada em planos, serão muito exploradas. O gerente de projetos não deve se comportar como um torcedor de metodologia, como se fosse um time de futebol, fechando os olhos para tudo aquilo que não está nos procedimentos de sua metodologia preferida. Gerentes de projeto não podem agir como fanáticos. Gerentes de projeto não podem se dar esse luxo. Se o fizerem, correm o risco de pagar um preço muito alto com o fracasso do projeto. É isso aí, até a próxima!

 

Para ler sobre desafios para os gerentes de projetos acesse > http://h12sse.blogspot.com/2020/02/mais-desafios-para-os-gerentes-de.html

Para ler sobre soft skills acesse > http://h12sse.blogspot.com/2021/01/a-tendencia-da-enfase-nos-soft-skills.html

Para ler sobre o impacto da inteligência artificial na gestão de projetos acesse > http://h12sse.blogspot.com/2021/01/o-impacto-da-ia-e-data-analytics-na.html

Para ler sobre diferentes métodos ágeis acesse > http://h12sse.blogspot.com/2021/02/uma-visao-geral-de-diferentes-metodos.html

 

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