PLAYBOOKS: o que são e para que servem!

 Nos EUA o termo playbook tem relação com os esportes profissionais, por se tratar de um caderno contendo descrições de todas as jogadas e estratégias usadas por uma equipe, muitas vezes acompanhadas de diagramas, que é entregue aos jogadores para ser estudado e memorizado antes do início de uma temporada.

Todavia, além da definição do caderno de jogadas e estratégias de uma equipe, é comum relacionar o termo playbook, de forma geral, a qualquer plano ou conjunto de estratégias. O fato é que os playbooks estão na moda e seu uso nas organizações é cada vez mais frequente.

O que é um Playbook ---

Um playbook é um guia interno que descreve um processo importante da empresa e serve como uma referência fácil e disponível para os membros da equipe. Dito de outra maneira, um playbook da empresa é onde se documenta como se faz as “coisas", o que são essas "coisas", por que são feitas, como idealmente se deseja que essas “coisas” sejam comunicadas, quem as faz, quando e onde.

É importante deixar claro que um playbook não é um conjunto de regras rígidas que param no tempo, mas algo que deve ser construído continuamente! Atualmente, os playbooks são documentos armazenados de forma digital para que possam ser facilmente acessados e atualizados.

Para que serve um Playbook ---

Um playbook pode ajudar a acelerar o processo de treinamento e integração de novos contratados em uma empresa. Cada funcionário não precisará traçar seu próprio curso e navegar às cegas em sua nova função. Um playbook pronto para usar dá aos novos colaboradores acesso a ideias de seus representantes mais experientes para trabalhar de maneira mais inteligente e não mais difícil.

Um playbook – como uma fonte confiável e correta - aumenta a eficiência combinando informações essenciais e mensagens importantes em um só lugar, tornando mais fácil para os colaboradores encontrar e usar esse material.

Devemos mencionar ainda que um playbook é um recurso crucial que facilita a replicação e a padronização das melhores práticas da organização que serão usadas pela equipe. Dessa forma, quando os membros da equipe têm uma dúvida, eles podem verificar o playbook em primeiro lugar.

Tipos de Playbooks ---

Há diferentes tipos de playbooks que dependem do que se precisa apresentar, de quem será orientado, dos processos específicos e de seus objetivos.

De forma simplificada, podemos dizer que um playbook de operações trata de como a empresa entrega seus serviços aos clientes. Assim, por exemplo, um playbook de operações para um restaurante pode explicar as etapas pelas quais a equipe deve cuidar de um cliente, desde o momento em que este espera para se sentar, como deve ser cumprimentado, até a última etapa do processo completo de atendimento.

Da mesma forma, um playbook de marketing define os tipos de comunicações, melhores práticas e técnicas de otimização que devem ser usados ​​para maximizar o retorno sobre o investimento para diferentes objetivos de marketing.

Por sua vez, um playbook de vendas pode ajudar os vendedores a fechar negócios e estabelecer conexão com materiais úteis - modelos de e-mail, scripts para chamadas e material criativo. Com seu playbook bem organizado, os representantes de vendas não precisam reinventar a roda toda vez que falam com um novo cliente.

E ainda, apenas para exemplificar, podemos citar que um playbook de projetos é especialmente bom para coordenar pessoas, sendo cada uma responsável por realizar tarefas como parte do esforço geral. Em um formato simples, esse playbook pode incluir a agenda para teleconferências em grupo, o plano do projeto (com a lista de tarefas), a matriz de recursos (atribuições de funções) e o relatório de andamento do projeto.

Rodando em cima do Playbook ---

Uma quantidade significativa de pessoas trabalha melhor quando tem as tais “coisas” estruturadas. Um playbook bem elaborado entrega para as pessoas as receitas de bolo que precisam para fazer seu trabalho. Da mesma maneira que muitos gestores se sentem mais confiantes quando a empresa como um todo roda com playbooks que estão sendo continuamente aprimorados.

Os playbooks ajudam muito as equipes a trabalhar com previsibilidade (fazendo aquilo que a empresa espera delas) e repetibilidade (alinhadas com o que a empresa considera que é correto e adequado). Esses são atributos muito importantes para que a empresa, mesmo em expansão e com novos colaboradores, consiga entregar produtos e serviços com a mesma boa qualidade e repetir seu bom desempenho.

E como dito anteriormente, os playbooks de uma organização nunca podem ser imutáveis. Será necessário fazer uma análise sobre o uso de cada playbook no mundo real e, sempre que necessário, cada playbook deverá ser atualizado em conformidade com as novas e aprimoradas estratégias criadas pelas equipes com foco na obtenção de melhores resultados.

Um ótimo playbook pode servir, portanto, como uma base eficaz para o relacionamento de uma organização com os membros da equipe, dando-lhes todo o apoio de que precisam para trabalhar bem, progredir e crescer. Bem, é isso aí, até a próxima.