Gerenciando Projetos: Nem todo mundo pensa da mesma forma!

Encontrei um artigo de Jeffrey Fermin publicado no site Entrepreneur.com, de março de 2017, sobre gestão do tempo em projetos que afirmava basicamente o seguinte:

 

 

“Qual é a primeira coisa que você faz quando começa a trabalhar em um projeto? Um tópico do tipo "criar uma estimativa de tempo" provavelmente deve estar na sua lista para a reunião de kickoff. Mas isso pode não ser realmente necessário. As pessoas não gostam de ouvir que as estimativas muitas vezes são uma perda de tempo. Infelizmente, essas estimativas normalmente sofrem de três grandes deficiências.

·         Tempo: Demora muito tempo para criar uma estimativa e geralmente isso significa envolver pessoal sênior e a equipe em reuniões de planejamento. Depois disso, você ainda precisará verificar os resultados com outros especialistas;

·         Retrabalho: Você precisará refazer suas estimativas se as especificações do projeto mudarem após o início do trabalho. Sendo honestos devemos admitir que isso acontece na maioria dos cenários;

·         Valor insignificante: O tempo gasto para fazer estimativas, geralmente, não vale o tempo gasto com elas. Você deveria gastar seu tempo em atividades com um maior ROI para a organização.

Porque somos tão ruins em estimativas de tempo?

A imprecisão é uma falha óbvia das estimativas de tempo. Até o gerente de projetos mais experiente já viu estimativas de tempo falharem, mesmo aquelas que foram muito bem feitas.

·         Cometemos erros na nossa percepção do tempo para executar tarefas;

·         Não consideramos que o tempo aumenta quando estamos fazendo duas ou mais tarefas ao mesmo tempo.

·         Tentamos convencer a nós mesmos que somos capazes de realizar uma tarefa em menos tempo, mesmo tendo registro de tempo de execução de tarefas em projetos anteriores que dizem o contrário.

Nossa compreensão sobre o tempo é escorregadio na melhor das hipóteses e nossa memória é falível. No entanto, não temos outra alternativa a não ser criar projeções futuras baseadas em memórias do passado.

Como você já deve ter percebido, eu não sou um fã de estimativas em geral. Mas podem ser úteis em determinadas situações como, por exemplo, quando se necessita criar um cronograma. Se você precisa criar um cronograma viável, trabalhar com as estimativas fará necessariamente parte do processo. Aqui é onde vemos uma habilidade muito importante e muitas vezes esquecida nas equipes: a capacidade de avaliar todos os recursos disponíveis e, em seguida, criar uma lista de tudo que é necessário - tempo, tarefas e pessoas - para fazer o trabalho antes do prazo. A equipe precisa ser construída com as pessoas certas, que tenham as competências e habilidades necessárias ou que tenham habilidade para aprender e crescer com o projeto.

Eu tenho participado de equipes de desenvolvimento de produtos e minha experiência me levou a acreditar que planejar com base em datas é uma má ideia.

Se você absolutamente precisa criar uma estimativa sua melhor opção é multiplicar sua estimativa por 1,5 ou mesmo 2, se quiser ter uma chance de acerto. Trabalhar com boa folga ajuda a negar o fato de que é quase impossível conhecer a amplitude de um projeto inteiro no seu início. Mesmo se você tiver noventa e nove por cento da informação, a quantidade de esforço extra que é gasta para obter o último um por cento é desproporcional em comparação com o que se ganha.

Qualquer verdadeiramente grande gerente de produto ou líder deve estar mais preocupado com a qualidade do que com prazos estimados. Como você provavelmente já deduziu as equipes de projeto de nossa organização não usam estimativas. Todavia, se não há como escapar da tarefa desagradável de fazer estimativas, apenas certifique-se de fazê-las de forma correta e entenda onde você está se metendo”.

As justificativas de Jeffrey Fermin não devem fazer sentido para quem segue as boas práticas do PMBOK e conhece os processos relacionados a estimar o tempo de atividades do projeto. Evidentemente, nem todo mundo pensa da mesma forma. Bem, é isso aí. Até a próxima.

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Sobre Jeffrey Fermin: Profissional de marketing digital e vendas, desenvolvimento de negócios e desenvolvimento de produtos. Atualmente ele é o líder de marketing do Clubhouse, uma ferramenta de gerenciamento de projetos intuitiva e fácil de usar para equipes de software que desejam desenvolver excelentes produtos.