O que um Business Case deve levar em conta

Vamos supor que a empresa em que você trabalha pretenda implementar uma mudança que será feita através de um projeto. Antes de começar a tratar desse projeto a alta direção solicita que seja elaborado um business case e você recebeu a missão de realizar essa tarefa. O que o seu business case deve levar em conta é o objetivo desse post.

 

Desenvolver um business case é uma tarefa que vai além de apresentar uma simples planilha que mostre o retorno sobre o investimento estimado no projeto. De fato, os indicadores financeiros como o RoI ("Return on Investment", retorno sobre o investimento), o VPL (Valor Presente Líquido) e a TIR (Taxa Interna de Retorno) são muito importantes, mas será necessário incluir também bons argumentos ou fatores qualitativos que demonstrem a solidez dos números apresentados. Para ser aprovado, o business case deverá passar pelo crivo da alta direção. Se você não estiver pronto para responder perguntas como, por exemplo, “porque devemos aprovar esse projeto”, terá problemas.

Uma das primeiras dificuldades será fazer a estimativa de custos sem ter uma EAP (Estrutura Analítica do Projeto). Embora a EAP seja criada na etapa de planejamento do projeto, como definido nos processos do guia PMBOK, você precisará da melhor EAP que puder conseguir, mesmo antes do projeto ter começado. Você também precisará de um cronograma, mesmo que seja preliminar. Com a EAP será possível entender que entregas o projeto precisará fazer e assim estimar os custos relativos a cada uma delas. Com o cronograma será possível estimar os prazos de execução das atividades do projeto e a duração total estimada para o mesmo.

Não inclua “gorduras” (contingências) nos custos estimados se não tiver uma forte justificativa para tal. Para estimar contingências será necessário trabalhar no plano de gerenciamento de riscos para ter a compreensão do que fazer para responder aos riscos identificados nesse plano e, consequentemente, estimar os custos relacionados às ações de tratamento desses riscos.

Tenha em mente que uma decisão de investimento (o dinheiro que será aprovado pela alta direção para implementar o projeto) deverá se apoiar, em primeiro lugar na maioria dos casos, em resultados financeiros tangíveis (redução de custos, aumento da lucratividade). Os outros fatores qualitativos (intangíveis) que deverão fazer parte do business case são:

·         Obtenção de vantagens operacionais como, por exemplo, algum tipo de vantagem competitiva, aumento da satisfação dos clientes e aumento do moral interno do pessoal;

·         Fatores legais e de “compliance”, como os relacionados a atender a legislação e também as regras de “compliance” (governança corporativa);

·         Fatores humanos, como a melhoria da qualidade de vida que poderá ser obtida como um dos resultados esperados do projeto;

·         Fatores ambientais, como a redução ou eliminação de poluição e outros aspectos que afetem positivamente o meio ambiente.

Um projeto para ser aprovado precisa estar alinhado com as estratégias da organização e é a alta direção que define e cuida dessas estratégias. O seu business case precisa, portanto, fazer sentido para esse grupo de tomadores de decisão. Apresente o que o projeto faz tendo como base a EAP e o cronograma. Use o plano de riscos que será importante para que você comunique que estará pronto para problemas eventuais, caso ocorram, e que saberá lidar com esses problemas. Isso traz confiança e ajuda a fundamentar as contingências estimadas. Apresente os resultados tangíveis esperados e os fatores qualitativos intangíveis. Seja direto e objetivo para que o pacote completo fique gravado na mente das pessoas que fazem parte da alta direção. Mas, se você ainda tem duvidas sobre o que é mais importante no seu business case, tenha certeza de uma coisa: se o seu business case não é bom o suficiente para demonstrar que os fatores tangíveis serão alcançados, o seu projeto não será aprovado. Bem, é isso aí. Até a próxima.