6 Coisas que todo o Gerente de Projetos deveria saber!

Começar uma nova carreira como gerente de projetos pode ser difícil, especialmente para aqueles que não tiveram formação prévia em gestão de projetos. A maior parte das pessoas considera que ser um gerente de projetos é algo gratificante e interessante. Entretanto, sem o treinamento adequado é praticamente certo que os indivíduos que se deparam com esse desafio acabem tendo problemas para lidar com suas tarefas e, principalmente, para tomar decisões. Ao iniciar uma carreira como gerente de projetos é recomendado fazer algumas coisas básicas que ajudarão as pessoas nessa situação a lidar de forma eficaz com o dia a dia da profissão.
 

 

O mundo do gerente de projetos gira em torno de definições e ações para atingir as metas de negócios, sendo algumas metas de curto prazo e outras de longo prazo. Quando essas metas são divididas em tarefas, com etapas claramente definidas, tornam-se projetos que deverão ser concluídos. A gestão destes projetos requer não apenas a intuição, mas também habilidades que precisam ser desenvolvidas e consolidadas no profissional e, com o necessário esforço, podem ser aprendidas em cursos de formação adequados. Há muito o que fazer no gerenciamento de projetos, mas cada novo gerente de projetos deve ter em mente seis coisas principais que são muito importantes para o sucesso de suas carreiras.

1)- Aprender a se comunicar em todos os níveis –

A comunicação é a chave para uma conclusão bem-sucedida do projeto, e aprender a se comunicar confortavelmente com os executivos, membros da equipe e acionistas é considerado uma habilidade necessária para os gerentes de projeto. O gerente de projetos precisa ser capaz de adaptar a sua mensagem para os vários níveis da organização. Alguns executivos necessitam de detalhes específicos do projeto, enquanto outros insistem em receber apenas um breve panorama. A comunicação com as partes interessadas é fundamental no início do projeto, para a construção de confiança e para obter dicas valiosas que ajudarão no sucesso do projeto. Quanto mais confortável um stakeholder se sente, mais disposto a cooperar estará para que o projeto seja concluído a bom termo.

2)- Aprender a falar em público -
Mesmo que o principal papel de um gerente de projetos seja levar a equipe a uma conclusão bem-sucedida, gerentes de projetos precisam ser proficientes em apresentar suas idéias sobre projetos e atualizações para os stakeholders da empresa. O gerente de projetos deve ser capaz de colocar as informações do projeto em um formato atraente e compreensível, o que aumentará o envolvimento positivo das pessoas impactadas pelo projeto. A maioria dos oradores não nasce com esta habilidade, mas precisam investir tempo em treinamento e na prática necessária para apresentar suas mensagens de forma clara e com confiança.

3)- Implementar um Sistema de Gestão de Valor Agregado (EVMS) -
Em algum momento durante a execução do projeto, o patrocinador do projeto desejará saber como está o projeto, se atrasado ou adiantado, se está gastando mais ou menos do que o previsto, etc. Eles farão perguntas sobre o projeto e buscarão evidências sobre o que o gerente de projetos está reportando em relação ao andamento do mesmo. A implementação de um sistema de gestão de valor agregado (EVMS, ou “Earned Value Management System”) ajuda o gerente de projetos a manter o controle dos dados necessários para responder essas perguntas e manter os membros de sua equipe no caminho certo, aumentando a sua credibilidade com as partes interessadas. O gerente de projetos precisa entender completamente como ler os dados das métricas do EVMS, caso contrário, a informação não será transmitida corretamente, afetando o projeto e os colaboradores em todos os níveis.

4)- Implementar os recursos certos -

Alguns gestores têm uma habilidade natural para encontrar os recursos adequados, enquanto outros precisam trabalhar duro e por muito mais tempo para alcançar o mesmo objetivo. Implementar os recursos adequados para uma gestão eficaz do projeto representa uma enorme quantidade de trabalho, exigindo que o gerente de projetos conheça pessoas, encontre seus nichos, e aproveite suas redes de experiência e conhecimento. O trabalho com os recursos humanos funciona lado a lado com a comunicação, incluindo conversar e se conectar com as pessoas todos os dias. Essa boa comunicação é fundamental na construção do relacionamento com as  partes interessadas, pois dessa forma essas pessoas serão mais colaborativas e dispostas a ajudar.

5) - Aplicar as habilidades necessárias para fazer o trabalho bem feito -
Os gerentes de projetos que têm um foco estritamente técnico não terão sucesso nesta carreira. É necessário um equilíbrio levando em conta além da parte técnica, a comunicação verbal e escrita, a habilidade para tomada de decisão e as habilidades de negociação. Esse equilíbrio é fundamental para fazer o  trabalho de gerenciamento de projetos de forma eficaz. Essas habilidades ajudam os gerentes de projeto a cruzar as fronteiras organizacionais, algo que é muito importante quando se necessita obter apoio e trabalhar com pessoas de diferentes áreas da organização. Quando estão bem consolidadas no profissional de gestão de projetos, essas habilidades tornam o trabalho do gerente mais fácil e mais eficaz.

6)- Manter reuniões regulares com as esquipes -

Quando iniciar um novo projeto, o gerente de projetos precisa se certificar de que terá reuniões regulares com a equipe desse projeto. As reuniões permitem  a distribuição de informações sobre o projeto, a verificação da linha de tempo, a alocação de recursos, a solicitação de feedback e a atualização das partes interessadas. Quando se trata de reuniões eficazes, os gerentes de projeto devem observar o seguinte:

·         Que a reunião tenha uma agenda;

·         Que durante a reunião a agenda seja seguida;

·         Que seja feito o acompanhamento após a reunião para evitar possíveis mal-entendidos.

Os gerentes de projeto são medidos por sua capacidade de obter de suas equipes a necessária cooperação para trabalhar em conjunto e realizar seus objetivos. Essas seis coisas que todo novo gerente de projetos deveria saber são muito úteis e não deverão ser negligenciadas. Dessa forma, os novos gerentes de projetos terão uma maior chance de sucesso em suas equipes, empresas e carreiras.

Fonte: http://www.projectaccelerator.co.uk/six-things-all-new-project-managers-should-do/3750