Um Exemplo de Identificação de Riscos

Nesse post vamos estudar a identificação de riscos, explorando as tabelas 11-1 e 11-10 do capítulo 11 do PMBOK guide, 5ª. edição, que trata do gerenciamento dos riscos do projeto.

O gerenciamento de risco envolve os processos relacionados a identificação, análise e resposta aos riscos de projetos. Isso inclui maximizar os resultados de ocorrências positivas e minimizar as conseqüências de eventos adversos. O processo de identificação dos riscos é voltado a determinar quais riscos podem afetar o projeto e documentar as características de cada um, sendo um processo realizado ciclicamente ao longo do projeto e não apenas uma vez, no início do projeto. A saída do processo de identificação de riscos é uma lista contendo os eventos de risco, identificando as ocorrências específicas que devem ser identificadas no contexto das fontes de riscos e os sintomas de riscos (“triggers” = gatilhos), que são manifestações indiretas de eventos de risco reais.

É de fundamental importância identificar os riscos, analisá-los qualitativamente e quantitativamente e, como um praticante da verdadeira gestão proativa, estabelecer formas de lidar com essas ameaças e oportunidades. Quando se analisa os riscos de um projeto é muito importante conhecer, além das características técnicas do mesmo, as pessoas, processos e sistemas da organização. Tendo em mãos essas entradas será possível aplicar ferramentas qualitativas e quantitativas para análise de riscos.

Uma vez revistos esses importantes conceitos, vamos considerar agora o exemplo da construção de um galpão industrial para a implantação de uma nova linha de produção, cujo projeto encontra-se em fase de planejamento, e foi orçado com um valor base total de R$1000.000. Esse valor total é indicado como um valor base por não considerar nenhuma mudança no escopo, atraso no cronograma, falhas de material, problemas com pessoal, etc.

No caso que estamos estudando temos duas empresas: de um lado a FABPEÇAS, um grande fornecedor de componentes para a indústria automobilística, e empresa que irá implantar a nova linha de produção. A FABPEÇAS contratou a CONSTRUTORA DARLUX.

A DARLUX deverá planejar e executar a obra tendo como base o projeto de construção civil feito pela área de engenharia da FABPEÇAS. Por problemas que ocorreram em projetos passados, nos quais lhe foi dada a responsabilidade de construir prédios industriais seguindo o projeto civil feito por outros, a DARLUX entende ser este um risco real a ser considerado.

A equipe de projetos da DARLUX trabalhou na elaboração do plano de riscos, iniciando pela identificação dos mesmos. O resultado das discussões sobre a identificação dos riscos do projeto foi registrado na tabela 1.

 Tabela 1: Identificação dos Riscos do Projeto (Fonte: o autor)

Após a identificação dos riscos será feita a análise qualitativa.

A tabela 1 mostra na coluna “Impacto (R$)” os valores em reais, estimados para as ameaças (valores negativos) e para as oportunidades (valores positivos). Portanto, os riscos numerados de 1 até 15 são ameaças e os riscos 16 e 17 são oportunidades para o projeto em estudo. Para fazer essas estimativas a DARLUX usou dados de projetos anteriores, estudos de projetos semelhantes, relatórios de lições aprendidas, reuniões de brainstorming e a opinião de especialistas.

Na tabela 1 acima temos valores estimados de risco em reais. O motivo para isso é que estamos analisando o parâmetro custo, um dos objetivos principais do projeto. Entretanto, ainda não podemos classificar cada uma desses riscos como muito baixo, baixo, moderado, alto ou muito alto. Como, então, devemos proceder?

O primeiro passo é rever a definição de escalas de impacto, como ilustrada na tabela 2.

Tabela 2: Definição de escalas de impacto para quatro objetivos do projeto (Fonte: PMBOK guide, 5ª. edição, p. 318)

Como estamos analisando o custo do projeto e os riscos identificados refletem os valores estimados das ameaças e das oportunidades (tabela 1), podemos usar a parte da tabela 2 acima que trata apenas dos custos. Isso é mostrada na tabela 3.

 

Tabela 3: Definição de escala de impacto para o objetivo de custo, calculado para o valor base total do projeto (Adaptado do PMBOK guide, 5ª. edição, p. 318)

Agora sim, temos um critério de comparação para os valores da tabela 1. Por esse critério podemos afirmar o seguinte:

·         Todos os custos abaixo de R$100 mil são considerados de baixo impacto;

·         Custos entre R$100 mil e R$200 mil são considerados de impacto moderado;

·         Custos entre R$200 mil e R$400 mil são considerados de alto impacto;

·         Custos maiores do que R$400 mil são considerados de impacto muito alto.

Por esse critério foi então elaborada a tabela 4, que mostra mais duas colunas, sendo a primeira referente ao impacto na escala relativa e a segunda para o impacto na escala numérica.

Tabela 4: Identificação de riscos e seus respectivos impactos (Fonte: o autor)

Usando as mesmas técnicas anteriormente mencionadas, a equipe de projetos da DARLUX estimou os percentuais relativos às probabilidades de ocorrência de cada um dos riscos identificados. Dessa vez, foi preparada a tabela 5, muito mais completa, que incluiu - para cada um dos riscos identificados - a estimativa de impacto em reais, a probabilidade de ocorrência do risco, o impacto na escala numérica, o valor numérico da probabilidade vezes o impacto, o valor da probabilidade vezes o impacto em reais, a categoria do risco e a ação de tratamento do risco.

 

 

Tabela 5: Matriz probabilidade x impacto, categorias de risco e ações de tratamento de risco (Fonte: o autor).

A tabela 5 mostra os riscos classificados em quatro categorias; a saber: riscos externos, riscos financeiros, riscos de RH / jurídicos e riscos técnicos. Aqui vale ressaltar que o PMBOK guide, 5ª. edição, cria categorias de riscos quando introduz o conceito de EAR (Estrutura Analítica de Riscos). Nesta as categorias são as seguintes: risco técnico, risco externo, risco organizacional e risco de gerenciamento de projetos. Como pode ser visto, as categorias não são exatamente como as que foram definidas para o presente estudo de caso. Na verdade, a filosofia de categorização foi seguida, mas a forma de agrupar os riscos por categorias poderá mudar de empresa para empresa.

Os valores da coluna “Probabilidade x Impacto” da tabela 5 foram então comparados com a matriz probabilidade e impacto do PMBOK, 5ª. edição (p. 331), que está apresentada na tabela 6.

 

Tabela 6: Matriz de probabilidade e impacto (Fonte: PMBOK, 5ª. edição, p. 331)

A equipe de projetos da DARLUX decidiu implementar planos de ação para mitigar os riscos com valores de probabilidade x impacto maiores ou iguais a 0,18. Os riscos com valores de probabilidade x impacto menores do que 0,18 seriam aceitos pelo projeto.

Com base nessa estratégia, as seguintes ações de tratamento de riscos foram definidas pela DARLUX:

Risco (3) e risco (13): Revisar projeto do cliente, ajustando o mesmo aos processos e rotinas de trabalho da DARLUX; gerar nova lista de materiais correspondente; manter cliente informado sobre o andamento do projeto e de seus marcos; trabalhar com o gerente de projetos do lado do cliente e seus representantes para revisão e validação de cada etapa do projeto.

Risco (4): Trabalhar com mais de 1 fornecedor por tipo de material; sempre que possível usar processos de licitação com RFP (“Request for Proposal”, ou requisição de proposta); criar estoque mínimo de segurança.

Risco (5): Alocar um administrador de contrato dedicado ao projeto; estabelecer junto ao cliente as métricas de aprovação das entregas do projeto vinculadas aos eventos de pagamento; trabalhar com o administrador de contrato do lado do cliente para revisão e validação de cada evento de pagamento.

Risco (10): Fazer uma análise das competências críticas para o projeto, criando um plano de recursos humanos com pessoal próprio e de terceiros; manter uma lista atualizada de reposição de pessoal especializado, através de empresas subcontratadas, para uso se necessário.

A análise qualitativa de riscos é, geralmente, um meio rápido e econômico de estabelecer prioridades. Os riscos que exigem respostas a curto prazo podem ser considerados mais urgentes.  

Para mencionar esse artigo use: SIMOES, H. M. C. "Um Exemplo de Identificação de Riscos". Blogger: H12S Serviços Educacionais, abril, 2014.