Vamos supor que você deseja viajar em férias com sua família e recebe uma dica sobre uma ótima pousada localizada a poucos metros de uma praia paradisíaca. Os preços nessa época do ano são promocionais e muito atrativos. Além disso, como pode ser visto na bela foto que lhe foi enviada, lá o céu é azul, assim como o mar. A praia de águas calmas e quase transparentes é absolutamente perfeita, uma verdadeira beleza criada pela mãe natureza. Com base nessa informação, que lhe foi fornecida pela agencia de viagens, você decide comprar um pacote turístico para o próximo final de semana.
Então, quando chega o final de semana, você viaja até esse lugar e se hospeda na pousada. E aí descobre que tudo era verdade, que a pousada é ótima e a praia muito mais bonita do que na foto que você viu antes. Só que esqueceram de lhe contar um pequeno detalhe: na praia há visitantes indesejáveis em boa quantidade, que podem ser vistos até com certa facilidade, mas que representam uma constante ameaça a segurança dos banhistas: tubarões. Se você tivesse recebido a informação completa teria decidido pela compra do pacote turístico?
Talvez a pessoa que lhe vendeu o pacote na agência de viagens tenha sofrido um pequeno (e conveniente) esquecimento. Ou teria sido má fé, mesmo! Se você ama os peixões de dentes grandes, talvez se sinta presenteado com essa surpresa. Mas, se gosta de cair no mar, sem correr o risco de ser mordido, ou se preocupa com a segurança da namorada (o), esposa (marido) e filhos, ficará frustrado (a) e até mesmo furioso (a) com quem não lhe forneceu a informação completa. Alguns até pensariam em processar a agência de viagens por conta dessa experiência.
Agora mude o contexto e pense que esse tipo de situação está acontecendo na empresa, no ambiente de um projeto. O que acontece quando alguém fornece uma informação incompleta para outro? Certamente um problema é criado para quem necessita da informação completa, mas só recebe parte dela. Afinal, a informação é usada nas empresas para a tomada de decisão. Se algo está faltando, a decisão poderá ser adiada, ou a decisão pode ser tomada erradamente, já que não há base suficiente. Em outras palavras, há risco de atraso e de erros!
É comum em situações como essa que surjam reclamações contra o indivíduo que deveria ter fornecido a informação completa, mas não o fez, e essas reclamações podem seguir o caminho acima no organograma até o chefe desse colaborador. Aquele que é prejudicado se vê, muitas vezes, pressionado pela organização por encontrar-se no lado errado do foco (vão reclamar de mim, porque eu não fiz a minha parte no trabalho, mas a culpa é do outro que não cumpriu a parte dele (a) e impossibilitou que eu fizesse a minha). Para evitar, ou pelo menos minimizar, situações de conflito como a acima descrita, é importante criar uma estratégia de comunicação, que deverá conter, dentre outros elementos, a definição clara de quem vai comunicar (o responsável pela produção – que inclui coleta, organização e tratamento - da informação completa), o que exatamente será comunicado (o escopo da informação completa), para quem a comunicação será enviada (podendo ser para mais de um recebedor), com que freqüência será comunicado (diária, semanal, mensal, etc) e em que formato a comunicação será entregue ao recebedor (texto, tabela, etc). Isso certamente dá trabalho, mas ajuda muito! A sugestão é que toda essa estratégia de comunicação da informação completa seja definida na etapa de planejamento do projeto.
