Mensagens Surreais de Empresas Reais

Eu insisto na "tecla" da informação completa pois a falta dela, por muitos tipos de razões e motivos, costuma estar presente nas organizações. Há pessoas que não gostam de escrever e acabam temendo escrever relatórios ou até mesmo simples mensagens. Elas temem errar. Se o que escreverem estiver errado, total ou parcialmente, não poderão voltar atrás. Por isso dão preferencia a comunicação verbal. É um mecanismo de defesa e sobrevivência na selva da competição interna nas empresas, onde ninguém quer parecer menos que o outro. Se algo sair errado sempre se pode jogar a culpa no recebedor, que "não entendeu o que foi dito ou não prestou atenção". A inabilidade de se comunicar por escrito gera insegurança e costuma criar áreas de conflito. Por outro lado, mesmo quando alguém envia uma mensagem escrita, se não houver o devido cuidado, o que devia ser a informação acaba parecendo algo vazio, confuso e desalinhado com os valores das empresas. Vejam abaixo algumas mensagens surreais que circularam em empresas bastante reais.

“Teamwork é um monte de pessoas fazendo o que eu digo (Executivo de Marketing da Citrix Corporation).”

“Esse projeto é tão importante que nós não deixaremos que coisas que são mais importantes interfiram nele (Advertising & Marketing Manager da UPS)”.

“E-mail não é para ser usado para passar informações ou dados. Ele deve ser usado somente para os negócios da empresa (Gerente de Contabilidade da Electric Boat Company)”.

“A partir de amanhã, empregados somente terão acesso ao prédio usando cartões individuais de segurança. Fotos serão tiradas na próxima quarta-feira e os empregados receberão seus cartões em duas semanas (Microsoft Corporation)”.

Fonte: http://www.digitaldreamdoor.com/pages/quotes/business_jokes.html

Passando a Bola (Dinâmica de Treinamento)

Você não pode terceirizar a sua responsabilidade de comunicação. Ela é sua, pessoal e intransferível. Eu costumo desenvolver em sala de aula uma dinâmica, com meus alunos, sobre o conceito da informação completa, usando uma atividade que eu chamo de “passando a bola”. É, realmente, muito simples e costuma dar ótimos resultados. Basta levar para o local onde se deseja fazer a dinâmica – que pode ser uma sala de aula, no ambiente acadêmico, ou uma sala de reuniões na empresa – algumas bolas de borracha usadas em festas de aniversário, comumente conhecidas como bexigas.

No início, não diga aos participantes o objetivo da dinâmica. Deixe para debater e discutir sobre a importância da informação completa somente após as atividades. Siga então os seguintes passos: Com poucos sopros, encha algumas dessas bexigas de modo que fiquem quase murchas e, então, amarre a ponta para que o ar não saia das mesmas. Você deverá obter bolas de tamanho pequeno e de difícil controle. Convide duas pessoas presentes e lhes entregue uma dessas “bolas murchas”. Peça que elas tentem trocar passes de cabeça, por exemplo, com a “bola murcha”. As pessoas tentarão, mas não deverão conseguir muita coisa. Em pouco tempo a bola deverá cair no chão. Convide agora dois outros participantes e lhes entregue uma segunda “bola murcha”, e solicite que tentem trocar passes. O resultado provável deverá ser similar ao anteriormente obtido com os dois primeiros participantes. Nesse momento, interrompa a atividade, e encha completamente as bexigas restantes. Distribua as “bolas cheias” para alguns pares de participantes e os convide a trocar passes. Não será nenhuma surpresa que todos sejam bem sucedidos, até com certa facilidade. Deixe a brincadeira rolar por aproximadamente um minuto e interrompa. Bem, conte a todos que as “bolas cheias” estão associadas ao conceito da informação completa. Você poderá usar sua criatividade e abordar o tema de várias formas, mas, basicamente, a idéia é mostrar que ao contrário das “bolas murchas”, a informação completa (“bola cheira” facilitadora, que pode ser compreendida e usada) é necessária para que o trabalho da empresa como um todo seja mais eficiente e produtivo.

Informação Completa é Preciso!

As empresas têm experimentado expressivas transformações na gestão dos negócios em conseqüência da automação industrial e de escritórios, de modo que o uso da TI tornou-se absolutamente necessário. Basta pensar um pouco para constatar a grande dependência das empresas com relação à tecnologia da informação. Não importando o ramo de negócio, a TI é uma ferramenta vital que pode ajudar as empresas a se antecipar com alternativas inovadoras. No trabalho do dia a dia, a TI auxilia as empresas a responder de modo mais rápido às mudanças de necessidades e de demandas do mercado e da sociedade como um todo. A TI suporta o fluxo de informações, que por sua vez acompanha as necessidades de entradas e saídas dos processos e rotinas de trabalho. Em outras palavras, tudo que alguém executa numa empresa – e que segue um processo ou rotina de trabalho - depende de dados brutos, dados trabalhados e informações. Tudo começa com as entradas do processo, que são trabalhadas e geram uma saída. Essa saída pode ser ou a entrada do processo seguinte ou o produto final a ser entregue a um cliente. A TI suporta toda essa troca de informações nos processos das diversas áreas de uma empresa, sendo o meio através do qual essa informação flui desde o início até o fim. Gerenciar de maneira inteligente as informações obtidas e o conseqüente conhecimento gerado e incorporado passa a ser um diferencial estratégico. Embora a TI seja fundamental em tudo isso que acabamos de dizer, são as pessoas que realmente executam o trabalho, no sentido de usar a TI, desde buscar a informação, definindo que informação deve ser buscada, decidir o que fazer com as informações (cálculos, comparações, etc) e enviar aquilo que foi obtido na saída do processo para a fase seguinte. São as pessoas que fazem tudo isso acontecer. Se elas não fornecem, por qualquer que seja a razão, uma informação completa para a próxima fase, isso acaba gerando ineficiência no processo, mesmo que a TI (harware e software) seja a mais moderna e avançada do planeta. Na teoria, a maior parte das pessoas concorda que a informação que alguém entrega para outro, dentro das rotinas de trabalho nas empresas, deve ser a mais completa possível, com todos os elementos necessários para que o recebedor faça bom proveito da mesma. Entretanto, na prática, nem sempre isso acontece. Inúmeros exemplos são conhecidos de áreas que geram trabalhos incrivelmente interessantes e bem executados, mas que não conseguem se fazer entender dentro da organização. No momento de passar uma informação daquilo que estão fazendo, a coisa toda não flui. "A culpa é do outro que não entende o meu trabalho", costuma ser a desculpa mais comum. O fato, é que se algo está faltando, se a informação está incompleta, então o recebedor terá dificuldade em desenvolver a etapa seguinte, não importando quão maravilhosa é a área que a produziu. Então, para que não reste dúvida, reafirmo que a informação necessita ser clara, objetiva e boa do ponto de vista do recebedor, porque isso é vital para que o trabalho progrida na organização.

Informação Completa

Vamos supor que você deseja viajar em férias com sua família e recebe uma dica sobre uma ótima pousada localizada a poucos metros de uma praia paradisíaca. Os preços nessa época do ano são promocionais e muito atrativos. Além disso, como pode ser visto na bela foto que lhe foi enviada, lá o céu é azul, assim como o mar. A praia de águas calmas e quase transparentes é absolutamente perfeita, uma verdadeira beleza criada pela mãe natureza. Com base nessa informação, que lhe foi fornecida pela agencia de viagens, você decide comprar um pacote turístico para o próximo final de semana.

Então, quando chega o final de semana, você viaja até esse lugar e se hospeda na pousada. E aí descobre que tudo era verdade, que a pousada é ótima e a praia muito mais bonita do que na foto que você viu antes. Só que esqueceram de lhe contar um pequeno detalhe: na praia há visitantes indesejáveis em boa quantidade, que podem ser vistos até com certa facilidade, mas que representam uma constante ameaça a segurança dos banhistas: tubarões. Se você tivesse recebido a informação completa teria decidido pela compra do pacote turístico?

Talvez a pessoa que lhe vendeu o pacote na agência de viagens tenha sofrido um pequeno (e conveniente) esquecimento. Ou teria sido má fé, mesmo! Se você ama os peixões de dentes grandes, talvez se sinta presenteado com essa surpresa. Mas, se gosta de cair no mar, sem correr o risco de ser mordido, ou se preocupa com a segurança da namorada (o), esposa (marido) e filhos, ficará frustrado (a) e até mesmo furioso (a) com quem não lhe forneceu a informação completa. Alguns até pensariam em processar a agência de viagens por conta dessa experiência.

Agora mude o contexto e pense que esse tipo de situação está acontecendo na empresa, no ambiente de um projeto. O que acontece quando alguém fornece uma informação incompleta para outro? Certamente um problema é criado para quem necessita da informação completa, mas só recebe parte dela. Afinal, a informação é usada nas empresas para a tomada de decisão. Se algo está faltando, a decisão poderá ser adiada, ou a decisão pode ser tomada erradamente, já que não há base suficiente. Em outras palavras, há risco de atraso e de erros!
É comum em situações como essa que surjam reclamações contra o indivíduo que deveria ter fornecido a informação completa, mas não o fez, e essas reclamações podem seguir o caminho acima no organograma até o chefe desse colaborador. Aquele que é prejudicado se vê, muitas vezes, pressionado pela organização por encontrar-se no lado errado do foco (vão reclamar de mim, porque eu não fiz a minha parte no trabalho, mas a culpa é do outro que não cumpriu a parte dele (a) e impossibilitou que eu fizesse a minha). Para evitar, ou pelo menos minimizar, situações de conflito como a acima descrita, é importante criar uma estratégia de comunicação, que deverá conter, dentre outros elementos, a definição clara de quem vai comunicar (o responsável pela produção – que inclui coleta, organização e tratamento - da informação completa), o que exatamente será comunicado (o escopo da informação completa), para quem a comunicação será enviada (podendo ser para mais de um recebedor), com que freqüência será comunicado (diária, semanal, mensal, etc) e em que formato a comunicação será entregue ao recebedor (texto, tabela, etc). Isso certamente dá trabalho, mas ajuda muito! A sugestão é que toda essa estratégia de comunicação da informação completa seja definida na etapa de planejamento do projeto.