Resultados da Pesquisa sobre Comunicações em Projetos

 

                Neste post serão apresentados os resultados da Pesquisa sobre Comunicação em Projetos disponibilizada na plataforma Google Forms no período março – abril de 2021. 

      Participaram da pesquisa 81 profissionais da área de gerenciamento de projetos que atuam em diferentes organizações no Brasil. 

           Para mais detalhes consulte o link em Responda a Pesquisa sobre Comunicação nos Projetos.

 

A seguir, temos as respostas comentadas de cada uma das perguntas do questionário da pesquisa. Então, vamos a elas:

 

A pergunta no. 1 foi usada para qualificar os respondentes em função de sua experiência em projetos. O resultado mostrou que a grande maioria de participantes possui 3 anos ou mais de experiência em projetos. 

 

1-Há quanto tempo você trabalha ou participa em projetos?	Respostas (%)
1 ano ou menos	9,9
1 a 2 anos	7,4
2 a 3 anos	7,4
3 a 4 anos	11,1
4 anos ou mais	64,2

 

A pergunta no. 2 identificou onde os respondentes estão alocados em suas organizações, conforme apresentado na tabela abaixo.

 

2-Você trabalha no escritório da empresa ou remotamente?	Respostas (%)
Apenas no escritório da empresa	18,5
Apenas remotamente (home Office)	32,1
No escritório na maior parte do tempo, com home office eventual	23,5
Home office na maior parte do tempo, indo ao escritório eventualmente	12,3
Trabalho em local que pode mudar conforme o projeto (escritório da empresa, escritório do cliente, home office)	13,6

 

Um significativo crescimento do trabalho remoto nas organizações e nos projetos pode ser observado, levando em conta o percentual de respostas nas opções “Apenas remotamente (home Office)” e “Home Office na maior parte do tempo, indo ao escritório eventualmente”, em função da pandemia do Covid-19 iniciada em 2020 e que atravessa o ano de 2021.

 

A pergunta no. 3 mostrou que 33,3% dos respondentes utiliza abordagens tradicionais de gerenciamento de projetos, somente um pouco abaixo do uso de métodos híbridos, com 34,6% das respostas para essa pergunta.

 

 

 

3-Que método de gerenciamento é utilizado nos projetos que você participa ou participou?	Respostas (%)
Tradicional (com base no PMBOK ou outro método tradicional)	33,3
Scrum	11,1
Kanban	9,9
Outro método ágil	11,1
Um método híbrido	34,6

 

O uso significativo de abordagens híbridas é uma indicação de organizações que desejam agilidade, mas não conseguem abrir mão do detalhamento contido nos planos que são inerentes a abordagem tradicional. Os respondentes que trabalham com algum método ágil (Scrum, Kanban e outro método ágil), juntos somam 32,1% do total.

 

Para a pergunta no. 4, 61,7% dos respondentes apontaram as reuniões como a forma mais eficiente de comunicação no projeto. Apenas 8,6% indicaram o e-mail como a forma mais eficiente de comunicação nos projetos.

 

4-Para você, qual a forma mais eficiente de comunicação no projeto?	Respostas (%)
Reuniões	61,7
Telefone	0,0
E-mail	8,6
Relatórios	6,2
Chat (por qualquer aplicativo ou plataforma)	23,5

 

Na pergunta no. 5,  46,9% dos participantes revelou que nos projetos em que participam não é preparado um plano formal de comunicações do projeto. Isso está em oposição às práticas contidas no Guia PMBOK e na metodologia PRINCE2 que recomendam que um plano de comunicações seja elaborado e seguido, objetivando implementar a comunicação eficaz nos projetos.

 

5-Nos projetos em que você participa ou participou foi elaborado um plano formal de comunicações do projeto?	Respostas (%)
Sim	44,5
Não	46,9
Não sei dizer	8,6

 

A pergunta no. 6 identificou que a videoconferência (76,5%), o e-mail (72,8%) e as reuniões cara a cara (59,3%) são os canais mais usados pelos respondentes. Vale ressaltar que esse resultado está alinhado ao aumento significativo do trabalho remoto e/ou híbrido (parte no escritório e parte home office) por conta da pandemia da COVID-19. O e-mail ser a segunda escolha de uso como canal de comunicação, embora sua eficiência tenha sido considerada por apenas 8,6% dos respondentes na pergunta no. 4, se justifica para confirmar o que foi previamente acordado e para transmitir informações para um grupo grande, quando não se justifica convocar uma reunião. Um exemplo típico para a comunicação por e-mail se refere às partes interessadas com nível baixo de poder e influência, mas que precisam ser mantidas informadas sobre o projeto.

 

6-Quais os 3 canais de comunicação mais usados nos projetos em que você participa ou participou?	Respostas (%)
Reuniões cara a cara	59,3
Telefone	21,0
E-mail	72,8
Video conferência    (zoom, skype, outros)	76,5
Chat (whatsapp, outros)	53,1
Media social   (Facebook, Twiter, outros )	0,0

 

A pergunta no. 7 mostrou que a maioria dos respondentes (39,5%) têm reuniões periódicas de acompanhamento uma vez por semana. Os participantes da pesquisa que praticam métodos ágeis e, por conta disso,  costumam participar de reuniões diárias de acompanhamento do projeto, representaram apenas 23,5% do total dos respondentes.

 

7-No que se refere ao acompanhamento do projeto, com que periodicidade são realizadas reuniões com a equipe que trabalha no projeto?	Respostas (%)
Diariamente	23,5
1 vez por semana	39,5
2 vezes por semana	17,3
1 a 2 vezes por mês	18,5
1 vez por bimestre	1,2

 

Para a pergunta no. 8, 53,1% dos participantes responderam que a comunicação informal é livremente permitida, sem restrições, e ainda 33,3% dos respondentes revelaram que a comunicação informal é permitida na maior parte do tempo, inclusive na área de trabalho, com pequenas restrições. Isso demonstra que a maioria das organizações não restringe a comunicação informal em seus ambientes de trabalho, estando alinhada com a ideia de a comunicação informal é parte importante da estratégia de comunicação nos projetos.

 

8-Com relação a comunicação informal entre os integrantes do projeto:	Respostas (%)
É totalmente proibida	0,0
É permitida parcialmente (no cafezinho e encontros de corredor), PERMITINDO as redes sociais (Facebook. Whatsapp, outros)	11,1
É permitida parcialmente (no cafezinho e encontros de corredor), PERMITINDO as redes sociais (Facebook. Whatsapp, outros)	2,5
É permitida na maior parte do tempo, INCLUSIVE na área de trabalho, com pequenas restrições	33,3
É livremente permitida, sem restrições	53,1

 

Sobre a pergunta no. 9, 40,7% consideram que a velocidade de troca de informações é alta, e outros 40,7% afirmaram que a velocidade de troca de informações é apenas mediana, mostrando um espaço considerável para melhorias. Mesmo somando as respostas para as opções de velocidade alta e muito alta, o resultado alcança apenas um pouco mais da metade dos respondentes.

 

9-Com relação a velocidade de troca de informações no projeto você considera que:	Respostas (%)
Foi muito baixa	1,2
Foi baixa	7,5
Foi apenas mediana	40,7
Foi alta	40,7
Foi muito alta	9,9

 

Já a pergunta no. 10 que mede a regularidade da comunicação nos projetos, mostrou que a comunicação é regular na maior parte do tempo para 49,5% dos respondentes e totalmente regular para 12,3% dos participantes. Isso é uma indicação de necessidade de melhoria para esse atributo.

 

10-A comunicação ocorreu de forma regular, conforme combinado e decidido entre os integrantes do projeto?	Respostas (%)
Totalmente IRREGULAR, sem qualquer critério	1,2
IRREGULAR na maior parte do tempo	12,3
A regularidade da comunicação não foi medida	24,7
REGULAR na maior parte do tempo	49,5
Totalmente REGULAR, conforme o que foi planejado	12,3

 

Por sua vez, a pergunta no. 11 que buscava medir o foco das comunicações nas reuniões do projeto, trouxe a confirmação, com maioria de 67,9%, que as avaliações sobre o andamento dos projetos são o assunto mais abordado nas reuniões de projeto, sendo uma indicação clara sobre para onde está apontado o foco dessas reuniões.

 

11-Quais os assuntos mais abordados nas reuniões do projeto?	Respostas (%)
Avaliações sobre o andamento dos projetos	67,9
Reclamações de clientes	2,5
Solicitações de mudanças	11,1
Melhorias de processos	16,0
Informações da diretoria	2,5

 

 

A pergunta no. 12 mostrou que na percepção de 49,4% dos participantes da pesquisa que as reuniões conseguem quase sempre atingir seus objetivos. Isso é uma indicação de necessidade de melhoria para esse atributo, como verificado para as perguntas no. 9 (velocidade de troca de informações) e no. 10 (regularidade da comunicação).

 

12-Quando você sai de reuniões sente que os objetivos foram atingidos?	Respostas (%)
Sempre	7,4
Quase sempre	49,4
Algumas vezes	34,6
Poucas vezes	7,4
Quase nunca	1,2

 

Com relação a pergunta no. 13, o questionário avaliou a percepção geral dos respondentes com respeito a importância da comunicação nos projetos, fazendo uma pergunta direta. Para essa pergunta, 91,4% dos respondentes afirmou que a comunicação é muito importante para o bom andamento do projeto. Esse resultado evidenciou que a grande maioria dos participantes reconhece a importância da comunicação, considerando-a essencial para o sucesso do projeto.

 

13-Qual o grau de importância da comunicação nos projetos?	Respostas (%)
Nada importante	0,0
Importância baixa	0,0
Importância mediana	3,7
Importante, mas não essencial	4,9
Muito importante para o bom andamento do projeto	91,4

 

A pergunta no. 14 teve por objetivo identificar as principais barreiras de comunicação, em que os respondentes poderiam escolher até duas alternativas dentre as cinco disponíveis. O resultado indicou a falta de clareza no repasse das informações, com 75,3%, e a resistência em compartilhar informações, com 39,5% das escolhas dos respondentes da pesquisa, empatada com as diferenças de linguagem entre os clientes e os integrantes da equipe também com 39,5%. A barreira criada com a falta de clareza no repasse das informações pode ser reduzida com a adoção de uma linguagem de trabalho comum entre os membros da equipe. Uma das causas da comunicação deficiente é a não utilização de uma linguagem compartilhada entre as equipes de projeto. Além disso, utilizar apenas comunicação informal, como está se caracterizando pelos resultados da pesquisa, pode implicar em perdas de informações devido ao seu repasse de maneira informal, uma vez que não há um plano formal de comunicação (visto na pergunta no. 5), descrevendo como as comunicações do projeto serão planejadas, estruturadas, implementadas e monitoradas para maior eficácia, e isso inclui, evidentemente, definir como as informações deverão ser repassadas.

 

14-Quais as 2 principais barreiras à comunicação nos projetos?	Respostas (%)
Falta de confiança entre os que integram a equipe do projeto	24,7
Resistência em compartilhar informações	39,5
Diferenças de linguagem entre os clientes e os integrantes da equipe	39,5
Falta de um local (físico ou virtual) para conversar sobre o projeto	4,9
Falta de clareza no repasse das informações	75,3

A pergunta no. 15 testa o grau de importância da comunicação, uma vez que se é importante, deve ter alta relação com o alcance dos resultados. Os resultados indicaram que 88,9% dos participantes consideram que a comunicação tem relação muita alta e é fundamental para o alcance dos resultados. Este resultado está alinhado com aqueles obtidos na pergunta no. 13 (sobre a importância da comunicação nos projetos).  

 

15-Até que ponto a comunicação está relacionada com o alcance de resultados do projeto?	Respostas (%)
Tem relação muita alta e é fundamental para o alcance dos resultados	88,9
É importante, mas não essencial para o alcance dos resultados	6,2
Tem relação mediana, podendo afetar ou não o alcance dos resultados	4,9
Tem baixa relação com o alcance dos resultados, causando pequeno impacto se não existir	0,0
Não há relação entre a comunicação no projeto e o alcance dos resultados	0,0

 

Por sua vez, a pergunta no. 16 avaliou a percepção geral dos respondentes sobre a eficácia da comunicação nos projetos, fazendo uma pergunta direta. De um modo geral, as respostas indicaram que 55,6% dos participantes consideram o processo de comunicação medianamente eficaz, e 28,4% dos respondentes consideram o processo de comunicação muito eficaz. A indicação pela maioria de que a eficácia da comunicação é apenas mediana, revela um alinhamento com os resultados obtidos nas perguntas de no. 7 à no. 12, usadas para testar a eficácia da comunicação nos projetos, uma vez que foram apontados vários atributos de comunicação que necessitam ser aprimorados como, por exemplo, a velocidade de troca de informações, a regularidade da comunicação e a capacidade das reuniões de atingir seus objetivos. Outro ponto que poderá fazer essa avaliação melhorar está relacionado a minimização da barreira criada com a falta de clareza no repasse das informações, detacada na pergunta no. 14.

 

16-Você considera eficaz o processo de comunicação usado nos projetos em que participa ou participou?	Respostas (%)
Muito eficaz	28,4
Medianamente eficaz	55,6
Pouco eficaz	11,1
Nada eficaz	1,2
Não sei avaliar a eficácia do processo de comunicação	3,7

 

 

A constatação de que o processo de comunicação no grupo de respondentes é medianamente eficaz nos dá uma informação sobre o momento que esse grupo pesquisado atravessa, e permite visualizar em linhas gerais o tamanho do desafio  necessário para estabelecer um processo de comunicação eficaz nos projetos.  

 

Se você tiver alguma pergunta ou questionamento sobre essa pesquisa deixe seu comentário. É isso aí, até a próxima!

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