Que tal não perder tempo com planejamento?

Será que planejar é perda de tempo? Não, é exatamente o contrário. O que precisamos saber é como a falta de planejamento ou o planejamento mal feito pode se transformar em uma fonte de problemas para o projeto. Ainda não sabe como? Então, leia o texto abaixo!!!

Qualquer estudante de gerenciamento de projetos sabe da importância do planejamento para um projeto. Não planejar é muito arriscado. Não planejar é imprudente. Não planejar é o caminho mais curto para o fracasso do projeto. E da mesma forma, valem todas as afirmações anteriores quando o planejamento é descuidado e mal feito.

Mas o que o planejamento mal feito ou a falta de planejamento pode causar ao projeto? Abaixo, vamos explorar algumas áreas de atenção. 

·         Falta de alinhamento estratégico;

·         Indefinições no escopo do projeto;

·         Indefinições na qualidade;

·         Falta de cronograma;

·         Falta de orçamento;

·         Ineficiência no uso dos recursos;

·         Problemas de comunicação;

·         Aumento dos riscos.

Falta de alinhamento estratégico: Um projeto é criado para gerar benefícios para uma organização, que podem se apresentar de várias formas, mas que devem estar alinhados aos objetivos estratégicos da organização. Isso é discutido nas etapas de iniciação e de planejamento do projeto. O que se faz é compreender os benefícios do projeto, levando em conta o investimento que será feito, os recursos necessários, o trabalho a ser executado, o tempo de execução e os riscos envolvidos. Se a organização possui um PMO (Project Management Office ou Escritório de Projetos) este deverá participar desse debate, auxiliando no estabelecimento de uma visão do projeto a ser compartilhada com toda a organização. Sem planejamento isso não acontece.

Indefinições no escopo do projeto: A definição do escopo de um projeto resulta, geralmente, de muitas horas de trabalho no planejamento do mesmo. É na etapa de planejamento que é criada a Estrutura Analítica do Projeto (EAP), com todas as entregas e pacotes de trabalho. Com um escopo do projeto incompleto ou mal feito não será possível estabelecer – de forma clara e objetiva - o trabalho que deve ser executado no projeto. Em um projeto não existe essa conversa sobre o que vem primeiro, “se o ovo ou a galinha”. Em um projeto o escopo deve ser claramente definido em primeiro lugar, e então todo o resto – recursos, custos, lista de atividades, cronograma, qualidade, aquisições, comunicações, riscos - vem depois.

Indefinição da qualidade: no projeto a qualidade das entregas é fundamental. Não adianta simplesmente entregar algo, se aquele algo não tiver uma qualidade mínima aceitável, traduzida pelo atendimento dos requisitos que cada entrega do projeto deverá respeitar. Para ser aceita como de boa qualidade uma entrega precisa estar em conformidade com certos parâmetros definidos no plano da qualidade do projeto. A qualidade no projeto não é uma coisa abstrata, ou orientada para “o quanto mais melhor”, muito pelo contrário. A qualidade é aquela necessária para atender as necessidades do projeto, conforme descrita no plano da qualidade do projeto. Mas como essa qualidade das entregas pode ser estabelecida se o planejamento do projeto não é executado? A resposta me parece óbvia.

Falta de cronograma: o cronograma do projeto é um elemento fundamental que é criado no planejamento. O cronograma apresenta a distribuição das atividades do projeto ao longo tempo, desde a primeira até a última. Como seria então possível gerenciar um projeto sem o seu respectivo cronograma?

Falta de orçamento: o orçamento do projeto é outro elemento fundamental que é criado no planejamento. O orçamento agrega os custos estimados em cada atividade do projeto. Como seria então possível gerenciar um projeto sem o seu respectivo orçamento?

Ineficiência no uso dos recursos: Os recursos humanos não são um tipo de ativo em abundância nas organizações. Bons profissionais são, cada vez mais, raros. Além de não haver recursos sobrando, o seu uso deve ser feito com sabedoria, evitando assim carregar o projeto com custos desnecessários. Por outro lado, não é incomum que empresas contratem recursos externos para trabalhar em seus projetos. Quanto mais longo e complexo é um projeto, mais isso é verdadeiro. O projeto precisa que os recursos certos sejam alocados para as atividades certas, no tempo certo. Em outras palavras, o projeto precisa de um pintor no momento de pintar a parede, e não de um eletricista ou de um pedreiro. E esse pintor precisa estar disponível para o projeto no momento exato, como definido no cronograma do projeto. Não antes, pois não queremos ninguém esperando. E nem depois, quando estará atrasado. O fato é que se o profissional não estiver no momento em que se necessita dele, haverá desperdício de tempo, esforço e dinheiro. O plano de recursos efetivo identifica cada profissional e o aloca no momento certo, para executar a tarefa que corresponde a sua competência, habilidade e experiência. A conclusão óbvia é que se não tivermos um bom plano de recursos – que é feito durante a etapa de planejamento do projeto – haverá uma chance muito grande de usar os recursos do projeto de forma ineficiente.

Problemas de comunicação: Dizer que a boa comunicação tem importância vital para o projeto é “chover no molhado” ou “bater na mesma tecla”. Um dos objetivos do plano de comunicações do projeto é satisfazer as necessidades dos stakeholders. Sem esse plano, eles e elas ficarão, certamente, insatisfeitos por não saber há quantas anda o projeto. A falta de comunicação costuma ser um fator de redução da confiança da equipe sobre a real capacidade do projeto alcançar seus objetivos. A inicial falta de confiança - por desconhecimento do progresso do projeto, por não saber quem é responsável pelo que, o que precisa ser feito e quando - pode, rapidamente, se transformar em extrema desconfiança e um sentimento de “pura perda de tempo ...” e de “o que estamos fazendo aqui ...”  toma conta do projeto.

Aumento dos riscos: Identificar os riscos do projeto, fazer as análises qualitativa e quantitativa e estabelecer estratégias de tratamento dos riscos é muito importante para o sucesso do projeto. Todas essas atividades são parte do planejamento do projeto e dependem do trabalho de pessoas experientes e preparadas para sua execução. Quanto maior e mais complexo é um projeto, maior será o tempo gasto com o plano de riscos desse projeto. 

O planejamento de um projeto não dá ao mesmo garantia plena de sucesso. Isso ocorre em função das incertezas que existem – nas organizações, nos mercados, nas regiões, por várias razões e motivos, e que podem levar um plano a ser ineficaz. Mesmo os planos que são constantemente atualizados e ajustados, correm o risco de, em algum momento ou por alguma razão, pararem de fazer sentido. E nesse ponto o projeto precisa ser interrompido. Isso não significa que o planejamento é alguma coisa sem utilidade, muito pelo contrário. O planejamento é um guia necessário, que nos orienta a trilhar o caminho do projeto. Afinal, nos projetos precisamos saber para onde estamos indo. Se, por outro lado, esse planejamento nos falta – porque foi mal feito ou simplesmente não foi feito – estaremos em uma situação difícil. É justamente a falta de planejamento uma das razões mais comuns que levam um projeto ao fracasso.

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