Uma Nova Cultura em Processos e Projetos

A KPMG, uma das empresas de consultoria mais importantes do planeta, publicou em sua revista KPMG Business Magazine, de março de 2013, artigo sobre um interessante estudo a respeito da gestão por processos e sua aderência nas empresas brasileiras. O estudo Benchmarking - Área de Processos & Projetos Corporativos, realizado pela KPMG no Brasil, analisa empresas de diferentes segmentos e mapeia, em detalhes, as principais características, dificuldades e benefícios da atividade. Abaixo, apresentamos alguns trechos desse artigo.

“A palavra de ordem no cenário nacional é competitividade. Portanto, encontrar mecanismos que reduzam erros e possibilitem a obtenção dos resultados planejados é um imperativo no mundo corporativo. Aos poucos, mas de forma progressiva, as empresas começam a ver as áreas de processos e projetos como essenciais para atender aos objetivos estratégicos, especialmente em tempos de grande expansão econômica. Mas há um longo caminho a ser percorrido. Muitas organizações ainda têm dificuldades em implementar todas as etapas e obter o melhor desempenho.

Um dos principais resultados da pesquisa mostra que apenas 14% das empresas pesquisadas adotam a gestão por processos e 29% optam pela gestão matricial. A maioria (57%) tem uma gestão funcional, gerenciando seus processos de forma transversal. Isso pode dificultar que as companhias tenham uma visão do processo do começo ao fim, assim como prejudica a definição de responsabilidades. Neste tipo de estrutura, o foco está nos recursos e na cadeia de comando e não no relacionamento primário cliente-fornecedor.

 

O levantamento aponta que, em 29% das empresas, a área de processos se reporta à área de controles internos, enquanto em outros 29% das companhias o reporte é com a diretoria criada especificamente para cuidar de processos e 28% se relacionam com a diretoria financeira. Apenas 14% delas se reportam à vice-presidência.

Em qualquer organização, os trabalhos são realizados por pessoas que devem conhecer quais são suas atribuições e resultados esperados. No entanto, em apenas 43% das companhias estudadas os processos são totalmente formalizados. Em 28% não há qualquer formalização e em 29%, ela é apenas parcial.

Todas as empresas pesquisadas afirmam utilizar textos descritivos, power point e planilhas eletrônicas na documentação dos processos. Em contrapartida, poucas utilizam ferramentas de BPM (Business Process Management) para viabilizar a atualização contínua dos processos. Quanto à medição e monitoramento de desempenho, 43% das organizações não adotam nenhum procedimento com essa finalidade, o que pode impactar no processo de identificação de possíveis inconsistências ou oportunidades de melhoria no desempenho.

A segunda parte do levantamento da KPMG abordou apenas a área de projetos, cuja estrutura geralmente reflete a cultura organizacional e influencia a maneira como os projetos são conduzidos, principalmente no que tange à definição de responsabilidades. Metade das empresas participantes adota uma estrutura projetizada, com um gerente sendo o principal responsável pelo projeto. Nas demais, a tarefa se divide entre coordenadores/supervisores; líderes de projetos e os próprios gerentes departamentais. Esse modelo oferece desvantagens, como a possibilidade de duplicidade do trabalho entre equipes de projetos diferentes, uso não otimizado dos recursos e incerteza sobre a alocação dos recursos ao término do projeto.

O estudo revela um bom nível de alinhamento dos projetos à estratégia da organização, com 67% das empresas respondendo haver alinhamento total e as demais, parcial. Quanto à demanda (esforço para gerenciar projetos), todas disseram seguir critérios claros para definir prioridades. Já o perfil do profissional responsável pela área é bem variado: metade das companhias disse ter um profissional essencialmente técnico; 33%, alguém essencialmente generalista e 17%, um profissional prioritariamente generalista, mas com visão técnica.

De acordo com a pesquisa, 100% das empresas lançam mão da ferramenta MS Project para dar suporte ao gerenciamento. Metade também possui software desenvolvido internamente e 67% contam apenas com um repositório próprio de informações, sem suporte de uma solução de Enterprise Project Portfolio Management (EPPM). Entre os desafios para a gestão da área, as organizações apontaram a falta de recursos humanos e a definição inadequada do escopo como as maiores delas”.

Para ler a revista KPMG Business Magazine na íntegra, acesse o link:  http://www.kpmg.com/BR/PT/Estudos_Analises/artigosepublicacoes/Paginas/BM27.aspx