A Escolha de uma Ferramenta de Software de Gestão de Projetos

Segundo Kerzner (2006), “a gestão de projetos pode ser definida como o planejamento, a programação e o controle de uma série de tarefas integradas de forma a atingir seus objetivos com êxito, para benefício dos participantes do projeto” e é extamente isso que uma ferramenta de software de gestão de projetos ajuda a fazer. Não devemos perder de vista, entretanto, que as ferramentas de apoio a gestão de projetos são um mero recurso para agilizar a entrada, classificação e formatação das informações (Keeling, 2008). Quem faz o projeto é o gerente e a equipe de projetos.

Para escolha de qualquer ferramenta de software é importante certificar-se da qualidade do fornecedor, que deve ser um especialista na tecnologia. É importante levar em conta que o software escolhido deverá ser, o máximo possível, aderente aos processos de negócios da organização, além de ser de fácil utilização e flexível o suficiente para permitir adequações e ajustes. Este software deverá atender a requisitos de normas e regulamentações aplicáveis e a empresa fornecedora deverá ser capaz de prover suporte técnico ao cliente. Levando-se isso em conta, o ínício da seleção de uma ferramenta de software deve começar com a seguinte pergunta: Quais são as reais necessidades das organizações quando buscam uma ferramenta de software para gestão de projetos? A resposta a essa pergunta orientará a escolha da ferramenta.

O debate sobre a escolha de um software para gerenciamento de projetos deve ser compartilhada entre os diversos departamentos e/ou gerências da organização. Muitos temas relativos à padronização de documentos, acesso aos dados e às informações precisam ser discutidos de forma clara, caso contrário, corre-se o risco de adquirir soluões parciais ou incompletas. Conforme destacado por Luck (2009), a base fundamental para o planejamento e a execução de projetos eficazes são as boas informações, que constituem-se em valor estratégico fundamental para as organizações.

Na prática, há uma grande quantidade de soluções no mercado, com diferentes abrangências e funcionalidades. Há ferramentas que tratam especificamento do desenho da WBS e das informações relacionadas a estrutura analítica de projeto, como o WBS Chart Pro (da empresa Critical Tools), e outras que permitem gerenciar um projeto individualmente, como o Open Proj (da empresa Source Forge). De modo geral, os principais benefícios proporcionados pelo uso de ferramentas de software de gerenciamento de projetos são as seguintes:

• Gestão das informações do projeto – para monitorar o desempenho, visualizar tendências, gerir riscos, acompanhar o adamento e identificar as falhas no projeto através de relatórios e gráficos;
• Colaboração – para facilitar o trabalho colaborativo da equipe, com o compatilhamento de informações sobre alterações do projeto como, por exemplo, tarefas concluídas, materiais utilizados e acesso das informações do projeto via web, 
• Gestão eficaz dos recursos – para alocar de forma eficaz os recursos humanos ao projeto, identificando a falta de recursos e se existem recursos superalocados;
• Gestão do ciclo de vida do projeto – para visualizar, de forma global, os projetos da organização em todas as fases do ciclo de vida dos mesmos;
• Promover a melhoria contínua – para poder implementar os processos do projeto - através de um fluxo organizado de trabalho - e refinar esses processos com base em procedimentos recomendados e melhores práticas;
• Aproveitar a tecnologia existente – para integrar a ferramenta de software de gerenciamento de projetos ao ambiente de TI (tecnologia da informação) existente na organização;
• Obter retorno sobre o investimento – para propriciar um aumento da produtividade dos colaboradores, tempos de ciclo mais rápidos, custos reduzidos e gestão de tempo melhorada.

Recomenda-se que o processo de escolha e aquisição de uma ferramenta de software de gerenciamento de projetos seja tratado com um projeto, e que seja dado o devido tempo para as etapas de definição de requisitos, prospecção de fornecedores, processo de compra, negociação com o fornecedor escolhido, implantação e treinamento.

Outro aspecto a ser levado em conta é que grande parte dos fornecedores está predisposta a desenvolver provas de conceito (“proof of concept”) de suas soluções, que possibilita uma avaliação prévia pelas áreas envolvidas da organização e facilita a escolha do software. As provas de conceito são úteis para validar o uso do software de gerenciamento de projetos no ambiente real da empresa. O resultado da prova de conceito é um relatório indicando os pontos fortes e fracos da solução, bem como todas as dificuldades enfrentadas durante os testes. Em paralelo, é feita uma análise de custos e benefícios advindos da aquisição da ferramenta, bem como a verificação da qualidade do fornecedor. Nesse particular, são levados em conta aspectos como experiência no mercado, capacidade de fornecimento, porte da empresa, situação com o fisco, dentre outros. Com essas informações, a recomendação de compra da ferramenta de software de gerenciamento de projetos poderá ser concluída e enviada ao corpo diretivo da organização.

Referências Bibliográficas:

Keeling, R. “Gestão de projetos: uma abordagem global”. São Paulo: Saraiva, 2008.

Kerzner, H. "Gestão de projetos: as melhores práticas”. Porto Alegre: Bookman, 2006.

Luck, H. “Metodologia de projetos: uma ferramenta de planejamento e gestão”. 7ª. edição. Petrópolis: Vozes, 2009.