O Escritório de Gerenciamento de Projetos (PMO: Project Management Office)

O PMO (Project Management Office), ou Escritório de Gerenciamento de Projetos, é uma área na estrutura organizacional da empresa que centraliza e coordena todos os seus projetos e programas. Os principais papéis que um PMO pode assumir em uma organização são os seguintes:

• Gerenciar e comprometer os recursos necessários para a condução dos projetos;
• Definir e disseminar o modelo metodológico e a cultura de gerenciamento de projetos;
• Promover as mudanças organizacionais para desenvolver as competências e habilidades necessárias em gerenciamento de projetos;
• Definir padrões a serem adotados no gerenciamento dos projetos;
• Garantir um gerenciamento de projetos eficiente e eficaz.

Alguns pesquisadores identificam até cinco níveis de desenvolvimento de um PMO, cada um representando um estágio de maturidade em gerenciamento de projetos. Esses níveis são cumulativos, ou seja, não é possível alcançar um determinado nível sem atender aos requisitos dos níveis anteriores.

No primeiro nível, ou “Inicial”, o escritório de projetos é simplificado e tem a função de introdução da cultura de gerenciamento de projetos, com o fornecimento de processos e ferramentas. É o passo inicial para empresas quando ainda não há processos padronizados, os projetos sofrem com problemas freqüentes de custos, qualidade e prazos, não há uma sistemática de documentação dos planos, decisões e desempenho e, as lições aprendidas não são aproveitadas.

O segundo nível é o chamado nível “Repetitivo”, onde o papel do PMO passa a ser o fornecimento de relatórios e acompanhamento de indicadores de desempenho dos projetos em execução na organização. Nesse nível já existem processos de planejamento e acompanhamento do desempenho, há a adoção de ferramentas de software para o gerenciamento dos projetos, mas os dados ainda não estão integrados, ou seja, os resultados não são evidentes e falta visão de portfólio de projetos.

O nível três, chamado de “Definido”, tem a característica de “torre de controle”, no qual o PMO passa a ter a responsabilidade de controle e gestão do conhecimento em gerenciamento do projeto. A abordagem já está padronizada, os sistemas definidos e documentados, e se gasta mais tempo no desenvolvimento de modelos do que nos projetos e soluções em si.

No nível quatro, chamado de “Gerenciado”, ou também de “Pool de Recursos”, o foco passa a estar no gerenciamento e alocação dos recursos. Nesse nível os processos estão integrados e são sistematicamente avaliados e controlados, a alta administração da organização está integrada ao fluxo de informações, e a taxa de sucesso em projetos é alta. Há ainda um banco de dados consolidado de projetos e lições aprendidas.

No nível cinco, chamado de “Otimizado”, o PMO se torna um centro de gerenciamento da transformação organizacional, assumindo papel estratégico na tomada de decisões na organização.