Sobre Ferramentas de Software, Gestão de Custos e Gestão de Aquisições e Contratações

1-) Introdução Este artigo compreende as disciplinas de Ferramentas de Software de Gestão de Projetos, Gestão de Custos e Gestão de Aquisições e Contratações. As etapas propostas nesse artigo estão desenvolvidas no capítulo 2 e incluem uma exposição a respeito da utilização de ferramentas de software na gestão de projetos, uma explanação sobre o planejamento e acompanhamento dos recursos financeiros e ainda sobre a gestão das aquisições de bens e serviços fornecidos por empresas externas. No capítulo 3 serão apresentadas as considerações finais sobre esse trabalho. 2-) Etapas do Artigo Nesse capítulo serão desenvolvidas as etapas propostas nesse artigo, considerando as melhores práticas do gerenciamento de projetos difundidas pelo PMI - Project Management Institute (PMI®). 2.1-) Plano de Projeto usando uma Ferramenta de Software Um projeto na visão do Project Management Institute (PMI®) é “um esforço empreendido com tempo pré-determinado de início meio e fim”. Projeto é todo e qualquer esforço na transformação de uma idéia em um produto. Em um projeto tudo pode ser gerenciado, cada atividade/processo dentro de um nível, mas cada um com igual importância. Para criar um projeto precisamos passar por cinco fases distintas de processos, sendo elas:  Iniciação – define e autoriza o projeto ou fase do projeto.;  Planejamento – define e refina os objetivos e planeja a ação necessária para alcançar os objetivos e o escopo para os quais o projeto foi realizado;  Execução – integra pessoas e outros recursos para realizar o plano de gerenciamento de projeto;  Monitoramento e controle – mede e monitora regularmente o progresso para identificar variações em relação ao plano de gerenciamento do projeto, para que, se necessário, possam ser tomadas ações corretivas para atender aos objetivos do projeto;  Encerramento – formaliza a aceitação do produto, serviço ou resultado e conduz o projeto ou uma fase do projeto a um final ordenado. Um dos maiores desafios na gestão de um projeto é definir claramente os produtos e serviços relacionados aos seus objetivos, estabelecendo o escopo do trabalho que deve ser realizado pela equipe de projeto. O escopo do projeto é representado na Estrutura Analítica do Projeto (EAP) que contém as entregas (ou “deliverables”) que devem ser geradas no projeto (XAVIER, 2005). Para executar um projeto é essencial estabelecer o plano de custos (orçamento), o cronograma (plano de tempo), o plano de qualidade, o plano de aquisições (o que será adquirido e como). Também parte importante do projeto é o plano de riscos, bem como estabelecer um plano de comunicação, que define quem será envolvido em qual atividade, periodicidade e meios de comunicação. A importância do gerenciamento está relacionada à redução de custos no desenvolvimento de projetos, ao cumprimento de prazos, eficácia no resultado final e mensuração de resultados. Para garantir resultados positivos, o uso de ferramentas de gestão de projetos torna-se indispensável, pois permite identificar métodos e processos de trabalhos utilizados, e visualizar informações em tempo real ao alcance de toda a equipe envolvida. Porém, é preciso conhecer os recursos tecnológicos de cada ferramenta e analisar as reais necessidades da implantação de acordo com o projeto. A implementação de uma ferramenta de gestão de projetos deve ser conduzida como um projeto, com início, meio e fim. Todas as áreas do conhecimento com seus processos, entradas, ferramentas e técnicas, e saídas devem ser utilizados para gerenciar um projeto. Segundo CAMARGO (2012), não considerar a cultura organizacional da empresa quanto à gestão de projetos, assim como não considerar a preparação dos usuários para utilizar os dados gerados pode resultar na não utilização da ferramenta adquirida. Atualmente existem inúmeros softwares para gestão de projetos. O mais conhecido e utilizado é o MS-Project da Microsoft. Baseado em interface Windows o MS-Project é uma das ferramentas existentes que permitem a compreensão quase que imediata e intuitiva de como utilizar a ferramenta minutos após sua instalação. Todas as áreas de conhecimento do PMBOK podem ser implementadas com a ferramenta da Microsoft. Outro software muito utilizado é o Open Project, desenvolvido como alternativa ao Microsoft Project. Com código aberto, o programa oferece várias opções para a inclusão e administração de todas as atividades correlacionadas ao desenvolvimento das atividades, apresentando os resultados, em especial, sob o formato de Gráficos de Gantt. Atualmente, grande parte dos fornecedores disponibiliza o desenvolvimento de um test-drive da solução que representa dentro das corporações, de forma que as pessoas envolvidas no processo de escolha possam utilizar a ferramenta por um período determinado em ambiente real, num projeto verídico e devidamente aprovado dentro da empresa. Não basta, porém apenas dominar o uso de uma ferramenta. É preciso dominar conceitos, entender a metodologia de gestão. Primeiro, vêm os processos de gestão e somente depois vem a utilização e escolha do ferramental de software. De posse disto, aí sim se coloca toda experiência e conhecimento em um software. As ferramentas “softwares de gerenciamento de projetos” existem para ajudar, aperfeiçoar e facilitar o dia a dia no gerenciamento de projetos. 2.2-) Gerenciamento dos Custos em Projetos O gerenciamento de custos em projetos envolve os processos requeridos para garantir o término dentro do orçamento aprovado. Um projeto só pode ser considerado totalmente implantado com sucesso se a relação do que foi previsto versus o que foi realizado atender plenamente o escopo elaborado previamente. O gerente de projeto é o responsável por assegurar que os objetivos e metas do projeto sejam atingidos. Ele deve conhecer as normas e procedimentos de controle de custos da empresa, para que possa ser realizada a comparação entre os resultados operacionais obtidos pelo projeto e os objetivos planejados. Uma característica forte nos projetos é a de que os custos são baixos nas fases iniciais e atingem o valor máximo durante as fases intermediárias e vão caindo conforme o projeto vai chegando ao final. Os processos de gerenciamento, porém, estão presentes em todas as fases do projeto, com graus de importância diferenciados. Os custos de produção podem ser diretos ou indiretos. Os custos diretos são aqueles ligados diretamente à fabricação dos produtos e que variam proporcionalmente com a quantidade produzida. A gestão do custo é representada pelos processos necessários para cumprimento do orçamento. São eles: a) O Planejamento dos Recursos; b) A Estimativa dos Custos; c) O Controle dos Custos. 2.2.1 - O planejamento dos recursos O Planejamento dos recursos envolve determinar quais recursos físicos (pessoas, equipamentos e materiais) e quais quantidades de cada um desses recursos devem ser usados para a realização das atividades do projeto. Para a execução desse processo deve-se conhecer o escopo do projeto e as tarefas necessárias para realizá-lo. A estimativa de alocação de recursos é realizada independentemente para cada tarefa do projeto e pode implicar na alteração de vários outros fatores, como a duração das tarefas, a qualidade, final do produto do projeto e, consequentemente o custo envolvido com o projeto (OLIVEIRA, 2012). Para a realização deste processo os recursos e as estimativas de duração devem estar atribuídos às tarefas e o cronograma deve estar definido. Assim, o resultado obtido neste processo será a linha base de custo do projeto (cost baseline), que será utilizada como referência para o monitoramento/avaliação do desempenho de custo do projeto, representado, geralmente, pela curva S com os valores cumulativos de custo ao longo do tempo. 2.2.2 – O Processo de Estimativa dos Custos Este processo inclui identificar/considerar as alternativas durante o processo de desenvolvimento e implantação, orientando a definição do custo associado a cada tarefa do projeto e consiste em desenvolver a estimativa de custos dos recursos necessários para realizar as tarefas do projeto. A estimativa de custo por analogia (top-down) é baseada nas informações obtidas em projetos similares já executados, usado geralmente para estimar o custo de um projeto quando poucas informações detalhadas estão disponíveis. A estimativa por levantamento (bottom-up) atribui o custo para cada um dos pacotes de trabalho (último nível da WBS) ou cada uma das atividades que compõem o projeto. 2.2.3 - O Processo de controle do custo do projeto O controle de custos serve para medir e avaliar os fatores que possam causar variações no orçamento planejado e consequentemente alterar o objetivo do mesmo. Esse controle inclui também monitorar o desempenho do custo para detectar as variações do plano e assegurar que as mudanças que se fizerem necessárias estejam registradas adequadamente no orçamento. Esse controle inclui, ainda, descobrir as razões das variações. O controle de custo deve estar integrado com os outros processos de controle, como, por exemplo, o controle do cronograma, da qualidade, do escopo, entre outros. Cada processo pode envolver esforço de uma ou mais pessoas ou grupos de pessoas, dependendo das necessidades do projeto. Cada processo ocorre pelo menos uma vez em todos os projetos e também em uma ou mais fases do projeto, se ele estiver dividido em fases. Embora os processos estejam apresentados aqui como elementos distintos com interfaces bem definidas, na prática eles podem sobrepor-se e interagir de maneiras não detalhadas aqui. 2.3) Aquisições de Bens e Serviços O gerenciamento das aquisições do projeto se refere aos processos necessários para comprar ou adquirir produtos ou serviços necessários à execução de atividades inclusas no escopo do projeto, externos à equipe do projeto. “Os processos de gerenciamento das aquisições do projeto envolvem contratos que são documentos legais entre um comprador e um fornecedor. O contrato representa um acordo mútuo que gera obrigações entre as partes e que obriga o fornecedor a oferecer os produtos, serviços ou resultados especificados e obriga o comprador a fornecer uma contraprestação monetária ou de outro tipo. Um contrato de aquisição inclui termos e condições e pode incorporar outros itens especificados pelo comprador para estabelecer o que o fornecedor deve realizar ou fornecer.“ (COIMBRA, 2012) A gestão de aquisições em projetos compreende, segundo o Project Management Institute (PMI®), os seguintes processos:  Planejar as aquisições - é o processo responsável pela documentação das decisões de compras do projeto, especificando a abordagem e identificando fornecedores em potencial.  Conduzir as aquisições - é o processo responsável pela obtenção de respostas de fornecedores, seleção de um fornecedor e adjudicação de um contrato.  Administrar as aquisições - é o processo responsável pelo gerenciamento das relações de aquisição, monitorando o desempenho do contrato e a realização de mudanças e correções conforme necessário.  Encerrar as aquisições - processo responsável pela finalização das aquisições do projeto. 2.3.1 - Planejar as Aquisições Planejar as aquisições é o processo de documentação das decisões de compras do projeto, especificando a abordagem e identificando fornecedores em potencial. “Planejar as Aquisições” tem como principais saídas as decisões “make or buy”, os documentos de aquisições e os critérios de seleção. As entradas principais são a EAP (estrutura analítica de projeto), o dicionário da EAP, o cronograma, as especificações e as decisões contratuais relacionadas à riscos. É essencial especificar recursos à adquirir em termos de desempenho, capacidade, qualidade, locais e datas de entrega, preço e requisitos técnicos. Para itens mais importantes, pode ser justificada a inclusão de penalidades para salvaguarda contra atraso ou excesso de custos no projeto (KEELLING, 2008). O cronograma do projeto também deve ser considerado, contendo informações sobre prazos ou datas estabelecidas para entregas. As decisões contratuais relacionadas à riscos que incluem acordos contendo seguros, garantias, serviços e outros itens que especifiquem a responsabilidade de cada uma das partes envolvidas por determinados riscos também são de extrema importância. 2.3.2 Conduzir as Aquisições Realizar as aquisições é o processo de obtenção de respostas de fornecedores, seleção de um fornecedor e adjudicação de um contrato. Nesse processo, a equipe receberá licitações ou propostas e aplicará critérios de seleção previamente definidos para escolher um ou mais fornecedores que sejam qualificados para realizar o trabalho e aceitáveis como fornecedor. Os produtos do processo “conduzir as Aquisições do Projeto são: a) fornecedores selecionados; b) adjudicação do contrato de aquisição; c) calendário dos recursos; d) solicitação das mudanças; e) atualização do plano de gerenciamento do projeto; f) atualizações. É comum que a empresa contratante executora do projeto tenha reuniões com representantes das empresas potenciais fornecedoras, após o envio dos documentos de aquisição e antes do recebimento das respostas. Essas reuniões têm o objetivo de garantir que todos os fornecedores possuam entendimento completo daquilo que se deseja contratar, da modalidade de contrato e outros aspectos relevantes. Todos os fornecedores devem receber o mesmo tipo de tratamento e, geralmente, seus questionamentos e os correspondentes esclarecimentos são incorporados à documentação de compras. 2.3.3 Administrar as Aquisições A administração das aquisições é o processo que gerencia as relações de aquisição, monitora o desempenho do contrato e faz as mudanças, conforme necessário. A administração do contrato requer gestores, representantes designados de ambas as partes para gerenciar o cumprimento dos objetivos pretendidos na contratação (VIANA, 2008). A saída principal do processo de “Administrar as Aquisições” são os documentos de aquisições devidamente atualizados. O processo tem como principais entradas os documentos de aquisições, o contrato e informações sobre o desempenho do fornecimento. A análise do desempenho das aquisições avalia o progresso do fornecedor para entregar o escopo e a qualidade do projeto, dentro dos custos e do cronograma, em comparação com o estabelecido no contrato. De acordo com VIANA (2008), “a realidade do mercado obriga o setor de compras a se prevenir de eventuais desvios por meio de atividades de controle que objetivam garantir o cumprimento das cláusulas contratuais, com especial atenção para o prazo de entrega acordado, acompanhamento, documentando e fiscalizando as encomendas pendentes em observância aos interesses da empresa”. 2.3.4 Encerrar as Aquisições O processo de Encerrar as Aquisições tem como objetivo a finalização de cada aquisição no projeto. Como envolve verificar se todo o trabalho e as entregas são aceitáveis, serve de apoio ao processo de encerramento do projeto ou a uma fase do projeto (PMI, 2012). Será necessário, muitas vezes, realizar auditorias de aquisição para identificar casos de sucesso e falhas (pendências) do atual contrato, e que devem ser registradas como base de informação e decisões em futuros contratos. Os encerramentos de contrato também são tratadas pelo processo de encerramento das aquisições e devem seguir todos os procedimentos definidos nas cláusulas contratuais para que sejam efetuadas. Segundo XAVIER (2007), um contrato pode ser encerrado, basicamente, através de: a) Terminação do contrato: encerramento natural do contrato, em decorrência do término das obrigações ali estabelecidas. As partes acertam as pendências e promovem a mútua quitação para nada mais reclamarem uma da outra. b) Resilição do contrato: envolve a vontade de ambas as partes para encerrar o contrato, mesmo que os objetivos iniciais não tenham sido alcançados (fornecimento inacabado/incompleto do contratado para o contratante/cliente). As partes acertam a forma de conclusão dos trabalhos pendentes e o recebimento de parcelas devidas, quando se obrigam a dar total quitação para as pendências cumpridas, podendo o cliente contratar a finalização do fornecimento inacabado/incompleto junto à terceiros. c) Resolução e rescisão do contrato: essa forma de encerramento se efetiva unilateral e independentemente de notificação judicial ou extrajudicial, gerando, como consequência, o direito da parte prejudicada de exigir da outra o pagamento de indenização por danos morais e/ou materiais. 3-) Considerações Finais Como conclusão final dos três temas propostos, cabem algumas considerações:  Ferramentas de software para gestão de projetos são muito importantes, mas por si só não vão realizar o planejamento nem mesmo controlar os recursos para as corporações. Pessoas, sim, fazem a diferença (RABECHINI, 2005).  O controle de custo inclui descobrir as razões das variações, tanto positivas quanto negativas. Deve estar fortemente integrado com os outros processos de controle, como o controle de mudança de escopo, o controle do cronograma, o controle da qualidade e outros.  É por meio dos processos de aquisições que se pode garantir que tudo o que o projeto necessita adquirir será realizado corretamente e no prazo certo. 4-) Referências Bibliográficas CAMARGO, Anderson Carlos de Camargo. Ferramentas de Software para Gestão de Projetos. Departamento de Pós-Graduação e Extensão. Valinhos, SP: Anhanguera Educacional, 2012. KEELLING, R. Gestão de projetos: uma abordagem global. São Paulo: Saraiva, 2008. MENDES, J. Gerenciamento de Projetos na Visão de um Gerente de Projetos, Editora Ciência Moderna, 2006. OLIVEIRA, Valter. Gestão de Custos. Departamento de Extensão e Pós-Graduação. Valinhos, SP: Anhanguera Educacional, 2012. PMI - Project Management Institute. Um guia de conhecimento em gerenciamento de projetos (guia PMBOK). São Paulo: Saraiva, 2012. RABECHINI Jr., Roque. O gerente de projetos na empresa. São Paulo: Atlas, 2005. VIANA, J. J. Administração de materiais: um enfoque prático. São Paulo: Atlas, 2008. XAVIER, C. M. da S. Gerenciamento de projetos: como definir e controlar o escopo do projeto. São Paulo: Saraiva, 2005. Autora: SANDRA SCHMIDT SCHAFER (Aluna da Universidade Anhanguera, do curso de pós-graduação MBA em Gestão de Projetos na modalidade EaD - Educação à Distância). Para citar esse artigo use: SCHAFER, S. S. Sobre Ferramentas de Software, Gestão de Custos e Gestão de Aquisições e Contratações. Blog: H12S Serviços Educacionais, 2013.