Gerenciamento de Projetos (Estudo Resumido 4)

Processo de Orçamentação
No processo de orçamentação é realizada a alocação das estimativas de custo dos recursos às atividades, para estabelecer o orçamento base do projeto. As entradas para este processo são as estimativas de custo e a programação das atividades.
O resultado obtido no processo de orçamentação do projeto é o orçamento do projeto, linha base de custo do projeto (Cost Baseline), onde os valores associados aos elementos do projeto estão distribuídos no tempo, conforme seus respectivos prazos. O orçamento do projeto é utilizado como referência ou base para o monitoramento e avaliação do desempenho de custo do projeto e geralmente é representado através da curva S com os valores cumulativos de custo ao longo do tempo.

Compras e Aquisições
Determinar com clareza que necessidades do projeto serão atendidas é essencial para o processo de gerenciamento de compras e aquisições. Esse processo contempla a contratação de bens e serviços externos a organização, determinando quando, como, o que e quanto contratar estes bens e serviços, para atender ao escopo especificado. É importante lembrar que a aquisição dos produtos e serviços deverá ocorrer dentro dos requerimentos de tempo do projeto e considerar a criação dos mecanismos de compra e a documentação necessária que fará parte do plano de gerenciamento o projeto.
A principal tarefa do planejamento de compras e aquisições é decidir quais produtos e serviços serão executados pela equipe de projeto e quais serão contratados a terceiros. A decisão de fazer com recursos próprios ou comprar de terceiros pode influenciar e sofrer influência do cronograma, em função de necessidades específicas do projeto.

Controle de Custos
O controle dos custos está associado a influenciar os fatores que criam as mudanças na meta de custo de forma a garantir que estas mudanças sejam benéficas, determinar que a meta de custo fosse alterada, e gerenciar as mudanças reais quando e da forma que elas surgirem.
O controle dos custos inclui: monitorar o desempenho do custo para detectar as variações do plano; assegurar que todas as mudanças adequadas estão registradas corretamente no baseline (linha base) de custo; impedir que mudanças incorretas, não apropriadas ou não autorizadas sejam incluídas no baseline (linha base) de custo; e informar adequadamente as partes envolvidas das mudanças autorizadas.

Gestão das Comunicações
A gestão das comunicações do projeto inclui os processos requeridos para garantir a geração apropriada e oportuna, a coleta, a distribuição, o armazenamento e o controle básico das informações do projeto. Fornece ligações críticas entre pessoas, idéias e informações que são necessárias para o sucesso. Todos os envolvidos no projeto devem estar preparados para enviar e receber comunicações na “linguagem” do projeto e devem entender como as comunicações, que eles estão individualmente envolvidos afetam o projeto como um todo.
A efetiva comunicação em um projeto é necessária para garantir que as informações corretas sejam entregues às pessoas certas no momento adequado, sempre levando em consideração o custo associado.

Encerramento do Projeto
É importante não ignorar a etapa final do gerenciamento de projetos, que tem um processo próprio de definido. O propósito desse processo é o de executar o encerramento controlado do projeto, baseado em critérios que determinem que o projeto fosse completado, seu desempenho foi avaliado e os deliverables (entregas) foram executados.
Todo projeto ou fase requer encerramento, depois de alcançar seus objetivos ou terminar por outras razões. O encerramento administrativo consiste em verificar e documentar os resultados do projeto para formalizar a aceitação do produto do projeto pelos patrocinadores e clientes. Isto inclui a coleta dos registros do projeto para garantir que eles reflitam as especificações finais, a análise do sucesso e da efetividade do projeto e o arquivamento dessas informações para uso futuro.
A preparação do registro de lições aprendidas nos projetos, com a preparação de documentos específicos para este fim, é extremamente recomendada.