Vamos começar aceitando que o
problema da escassez de recursos não vai melhorar. A tendência para otimizar as
cargas de trabalho dos colaboradores disponíveis continuará. Isso será muito
presente nas grandes empresas.
Onde estão os pesquisadores
que desenvolvem um projeto de um novo medicamento em uma empresa farmaceutica?
Onde estão os engenheiros e técnicos que desenvolvem um novo carro em uma montadora
de automóveis? E poderíamos continuar fazendo essa pergunta relacionada aos diferentes
projetos de muitas organizações por todo o planeta. Geralmente, as grandes
empresas costumam alocar pessoal interno para formar suas equipes de projetos,
podendo essas equipes trabalhar somente com pessoal da própria empresa ou contar
com empresas de consultoria externa em áreas específicas de interesse desses
projetos. É fato, portanto, que os colaboradores de uma organização são muito
importantes para o seu sucesso, uma vez que são esses colaboradores que planejam,
executam e controlam atividades e processos. São esses colaboradores que
trabalham em projetos que criam e tornam realidade novos processos e produtos.
Sim, os bons profissionais são
absolutamente necessários e até mesmo imprescindíveis para a inovação nas
grandes corporações. Mas não é só isso. Nos dias atuais, após anos de mudanças
e sucessivos processos de reestruturação, os colaboradores das grandes empresas
tem alta carga de trabalho, ou, em outras palavras, quase ninguém tem tempo
sobrando. Como não se espera que as empresas voltem a contratar nos mesmos
níveis de tempos passados, o problema da escassez de recursos para os projetos
(bons profissionais da empresa, com competência, experiência e disponíveis) não
vai melhorar. Como dissemos, será necessário otimizar as cargas de trabalho dos
colaboradores para conseguir encontrar um espaço de disponibilidade para os
mesmos. Saber o que um colaborador faz agora pode ser fácil, mas difícil será
prever – no médio e longo prazos - em que atividade ou projeto esse colaborador
estará trabalhando no futuro. Os responsáveis terão que continuar tentando
tornar o imprevisível previsível.
Seguindo esse raciocínio, as
empresas precisam saber no que seus colaboradores estão trabalhando atualmente -
não apenas em projetos, mas também nas operações diárias em andamento. Isso
mostra porque nas grandes empresas o planejamento de recursos é um tópico muito
importante. O objetivo é atender aos requisitos de recursos com
as competências e habilidades necessárias para os projetos, usando prontamente
a equipe da linha. Assim sendo, é essencial
envolver os líderes da equipe na coordenação entre o projeto e o gerenciamento
de linha. Somente consolidando as duas perspectivas o planejamento de recursos
estará completo e, portanto, confiável.
Agora, mais um aspecto de
complexidade na gestão dos colaboradores. Já dissemos que para se aprimorar e
sobreviver em um cenário cada vez mais competitivo as empresas necessitam de
inovação. Uma inovação é introduzida na empresa através de um projeto. As
organizações precisam introduzir inovação com mais velocidade. Por isso, novas
demandas por projetos e áreas de especialização aparecem em intervalos cada vez
mais curtos. Isso leva a uma necessidade de maior flexibilidade no planejamento
estratégico da capacidade dos recursos humanos. Por esse motivo, os gerentes de
PMO (Project Management Office ou Escritório de Gerenciamento de Projetos) precisam
de suporte ainda melhor no planejamento de cenários variáveis. Eles precisam
decidir, com base nas prioridades e disponibilidades dos próximos meses e anos,
quais novos projetos serão lançados e quando. E aqui surge um ponto defendido
por muitos profissionaos do ramo: Há uma crescente conscientização de que o
planejamento aproximado, porém completo, dos recursos é mais útil para esse
propósito do que o planejamento preciso de apenas alguns projetos. A regra
prática do "completo e suficiente" é cada vez mais aceita.
Mas, que ferramenta usar para fazer
esse planejamento “completo e suficiente” dos recursos de uma organização? Bem,
há diferentes fornecedores para a ferramenta de software chamada PPM (de Project
Portfolio Management ou gerenciamento do porfolio de projetos), que pode ser
incorporada com o auxílio da área de TI (Tecnologia da Informação) da empresa.
No link PPM o leitor poderá encontrar um
texto detalhado sobre os 20 principais softwares de gerenciamento de
portfólio de projetos (PPM).
O desafio de usar esse tipo de ferramenta é o de
fazer o pessoal entrar com os dados e manter esses dados atualizados. A
informação deve ser íntegra e precisa o suficiente para atender a questões
práticas de especialidade (competências, habilidades e experiência) e disponibilidade
de cada recurso e, simultaneamente, ser permanentemente acessível.
A premissa do gerenciamento de recursos para
projetos é sempre a mesma: é melhor ser completo (incluindo TODOS os recursos),
mesmo sendo um pouco impreciso, do que ser específico (com grande precisão de
informações), mas incompleto. Os bons PPMs
são aqueles que permitem sua utilização pelos gerentes de projeto e pelos
líderes de equipe, responsáveis pelos recursos do ponto de vista do
gerenciamento de linha.
Os líderes de equipe conhecem seus colaboradores e possuem informações
detalhadas como, por exemplo, ausências, atividades de que participam,
trabalhos específicos e compromissos com projetos. Usando o PPM
e seu banco de dados, os gerentes de projeto e os líderes de equipe poderão
trabalhar juntos, discutindo e negociando as solicitações e os compromissos de
recursos de forma transparente para ajudar a evitar conflitos ou pelo menos
encontrar soluções aceitáveis. Com o banco de dados do PPM os gerentes de
projeto poderão simular diferentes cenários e fazer comparações, facilitando e
enriquecendo a tomada de decisão. Bem, é isso aí, até a próxima.
