Informação Completa

Vamos supor que você deseja viajar em férias com sua família e recebe uma dica sobre uma ótima pousada localizada a poucos metros de uma praia paradisíaca. Os preços nessa época do ano são promocionais e muito atrativos. Além disso, como pode ser visto na bela foto que lhe foi enviada, lá o céu é azul, assim como o mar. A praia de águas calmas e quase transparentes é absolutamente perfeita, uma verdadeira beleza criada pela mãe natureza. Com base nessa informação, que lhe foi fornecida pela agencia de viagens, você decide comprar um pacote turístico para o próximo final de semana.

Então, quando chega o final de semana, você viaja até esse lugar e se hospeda na pousada. E aí descobre que tudo era verdade, que a pousada é ótima e a praia muito mais bonita do que na foto que você viu antes. Só que esqueceram de lhe contar um pequeno detalhe: na praia há visitantes indesejáveis em boa quantidade, que podem ser vistos até com certa facilidade, mas que representam uma constante ameaça a segurança dos banhistas: tubarões. Se você tivesse recebido a informação completa teria decidido pela compra do pacote turístico?

Talvez a pessoa que lhe vendeu o pacote na agência de viagens tenha sofrido um pequeno (e conveniente) esquecimento. Ou teria sido má fé, mesmo! Se você ama os peixões de dentes grandes, talvez se sinta presenteado com essa surpresa. Mas, se gosta de cair no mar, sem correr o risco de ser mordido, ou se preocupa com a segurança da namorada (o), esposa (marido) e filhos, ficará frustrado (a) e até mesmo furioso (a) com quem não lhe forneceu a informação completa. Alguns até pensariam em processar a agência de viagens por conta dessa experiência.

Agora mude o contexto e pense que esse tipo de situação está acontecendo na empresa, no ambiente de um projeto. O que acontece quando alguém fornece uma informação incompleta para outro? Certamente um problema é criado para quem necessita da informação completa, mas só recebe parte dela. Afinal, a informação é usada nas empresas para a tomada de decisão. Se algo está faltando, a decisão poderá ser adiada, ou a decisão pode ser tomada erradamente, já que não há base suficiente. Em outras palavras, há risco de atraso e de erros!
É comum em situações como essa que surjam reclamações contra o indivíduo que deveria ter fornecido a informação completa, mas não o fez, e essas reclamações podem seguir o caminho acima no organograma até o chefe desse colaborador. Aquele que é prejudicado se vê, muitas vezes, pressionado pela organização por encontrar-se no lado errado do foco (vão reclamar de mim, porque eu não fiz a minha parte no trabalho, mas a culpa é do outro que não cumpriu a parte dele (a) e impossibilitou que eu fizesse a minha). Para evitar, ou pelo menos minimizar, situações de conflito como a acima descrita, é importante criar uma estratégia de comunicação, que deverá conter, dentre outros elementos, a definição clara de quem vai comunicar (o responsável pela produção – que inclui coleta, organização e tratamento - da informação completa), o que exatamente será comunicado (o escopo da informação completa), para quem a comunicação será enviada (podendo ser para mais de um recebedor), com que freqüência será comunicado (diária, semanal, mensal, etc) e em que formato a comunicação será entregue ao recebedor (texto, tabela, etc). Isso certamente dá trabalho, mas ajuda muito! A sugestão é que toda essa estratégia de comunicação da informação completa seja definida na etapa de planejamento do projeto.

Um Roteiro para Usar o Open Proj –Salvando a Linha Base do Projeto

Para compreender a informação aqui contida, estamos considerando que você leu os posts anteriores. Uma vez carregado o projeto no Open Proj, devemos salvar a linha base (Base Line) do mesmo no programa. Para tanto basta clicar em: > Ferramentas >> Acompanhamento >>> Salvar Linha Base
Depois é só selecionar a opção “Projeto Inteiro” e clicar em “OK”. Salvar a Linha Base é fundamental para o acompanhamento e controle do projeto.

Nesse ponto vale à pena lembrar que o Open Proj não planeja, não executa e nem faz o projeto. Ele é uma ferramenta de auxílio do gerente de projetos. Para usar bem a ferramenta é absolutamente indispensável e necessário conhecer os conceitos sobre gerenciamento de projetos. No post “Um Roteiro para Usar o Open Proj – Visualizando a WBS e os Custos” recomendamos conferir os custos de todas as atividades do projeto. Além dos custos, podemos conferir também os recursos alocados e as durações de cada tarefa. Vale ainda lembrar que um projeto é progressivamente elaborado. Isso significa que até que tudo esteja definido, será necessário apresentar para os membros da equipe de projeto, o sponsor e para o cliente, o escopo do projeto e como se pretende implementá-lo ( o que se faz primeiro, e depois, em quanto tempo, a que custo e com que qualidade). Geralmente isso demanda muitas idas e vindas, até que tudo esteja finalmente validado por todos os stakeholders. Uma ferramenta de gerenciamento de projetos, como o Open Proj, é muito importante para facilitar o trabalho de criar, apresentar, modificar até a atualização final do projeto. Como dissemos anteriormente, o objetivo desses posts sobre o Open Proj é fornecer um conjunto de informações básicas que permita usar a ferramenta. Não vamos debater cada opção e possibilidade do programa, pois estaríamos então reescrevendo o manual de instruções, e esta nunca foi a nossa intenção. Bem, vamos ficar por aqui!
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Um Roteiro para Usar o Open Proj – Unidade, Duração ou Trabalho Fixado

Para compreender a informação aqui contida, estamos considerando que você leu os posts anteriores. Uma das importantes decisões de configuração do Open Proj é aquela que se refere ao “Tipo” de trabalho a ser alocado para cada tarefa. Essa etapa ocorre quando definimos as opções de informações da tarefa. Lembrando, então, que para isso devemos clicar em: > Informações da Tarefa >> Avançado >>> Tipo.

À partir desse ponto, três alternativas são apresentadas: Unidades Fixadas, Duração Fixada e Trabalho Fixado. O OpenProj utiliza uma fórmula para calcular a duração das tarefas, o trabalho necessário e os recursos (unidades) necessários para sua realização: Trabalho = Duração x Unidades (ou Trabalho = Duração x Recursos). Apenas para não deixar dúvida, para o Open Proj o termo “Unidade” quer dizer “Recurso”. O cálculo abaixo considera que o trabalho acontece dentro de um calendário padrão, ou seja, 1 recurso trabalha 8 horas por dia.

Unidades Fixadas (ou Recursos Fixados): definimos a quantidade de unidades (recursos) necessárias. Ao modificarmos a duração, o trabalho necessário também se modificará. Ao modificarmos o trabalho necessário, sua duração também será alterada.
Duração Fixada: definimos inicialmente a duração desejada e ao modificarmos os recursos alocados à tarefa, o trabalho necessário se modifica automaticamente, de modo que a duração não se altera.
Trabalho Fixado: uma vez definido o trabalho necessário para realizar a tarefa, se modificarmos os recursos nela alocados, sua duração também se altera, e vice-versa.
A tabela abaixo mostra exemplos dos três tipos de configuração.

Bem, vamos ficar por aqui!
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Um Roteiro para Usar o Open Proj – Visualizando a WBS e os Custos

Para compreender a informação aqui contida, estamos considerando que você leu os posts anteriores. Nesse ponto, após ter trabalhado com as instruções anteriormente mencionadas, você já deve estar familiarizado com o Open Proj. Para visualizar a WBS, abra o programa na tela do gráfico de Gantt. Em seguinda, clique no ícone EAP que está na barra de opções no lado esquerdo da tela. Este ícone é o quarto de cima para baixo. Visualizando a barra lateral esquerda de cima para baixo, você encontrará os seguintes ícones: Gráfico de Gannt, Rede, Recursos, EAP, RBS, Relatório, Uso da Tarefa e Uso do Recurso.

Outro ponto importante é conferir os custos. Após ter carregado as informações contidas na planilha de alocações, discutido no post “Um Roteiro para Usar o Open Proj – Alocando Recursos e Obtendo o Cronograma”, é recomendável verificar se os custos estão corretamente alocados. Para tanto, basta abrir novamente a tela “Informações da Tarefa” de cada tarefa do projeto (ex.: duplo clique na linha Tarefa A1) e conferir. No caso da Tarefa A1, por exemplo, o valor de R$9000 aparece em cinza como o custo dessa atividade. Usando uma planilha externa ao Open Proj, podemos calcular: 80 horas de trabalho x R$100 / hora = R$8000 mais 1 computador por R$1000, levando ao total de R$9000. Isso confere com o valor alocado no Open Proj. Eu recomendo que, pelo menos no início, sejam conferidos os custos alocados para todas as tarefas.

Bem, vamos ficar por aqui!
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Um Roteiro para Usar o Open Proj – Alocando Recursos e Obtendo o Cronograma

Para compreender a informação aqui contida, estamos considerando que você leu os posts anteriores. A alocação de recursos será baseada na planilha de alocações contendo as informações de necessidades de recursos, custos, duração e as precedências de cada uma das tarefas, já apresentada, para o nosso exemplo, no post “Um Roteiro para Usar o Open Proj – Preparando a Tabela de Recursos”. Para cada tarefa do projeto deverão ser alocados os recursos e a duração da mesma. Siga o seguinte procedimento: A) Partindo do Gráfico de Gantt, selecione a Tarefa A com duplo clique sobre a mesma; B) Uma tela – com várias abas - de “Informações da Tarefa” será aberta (conforme figura abaixo);

C) Na aba “Geral” digite a duração da tarefa A1. Você deve digitar 10 dias. Lembre que as 2 semanas indicadas na planilha de alocações para a tarefa A1 correspondem a 10 dias, pois o calendário escolhido foi o padrão (5 dias por semana – de segunda à sexta - e 8 horas por dia); D)As informações sobre “Predecessoras” e “Sucessoras” já devem estar presentes, pois foram carregadas no procedimento descrito no post “Um Roteiro para Usar o Open Proj – Carregando o Diagrama de Rede”; E) Na aba “Recursos” clique no ícone para alocar recursos (conforme indicado na figura abaixo);

F) Escolha os recursos “Consultor Senior” e “Computador”. Sim, uma tarefa pode ter mais de um recurso alocado; G) Na aba “Avançado” escolha para o “Tipo de Contenção” a opção “o mais cedo possível”, para o “Tipo” a opção “Duração Fixa” e para “Calendário de Tarefas” a opção “Padrão”; H) Na aba “Notas” escreva o seguinte comentário: “Início do projeto. Especificação técnica.”

Siga o mesmo procedimento para todas as tarefas do projeto. Crie diferentes comentários para cada uma das tarefas. Quando terminar note que o cronograma do projeto estará pronto. As linhas em vermelho no gráfico de Gantt indicam o caminho crítico.

Bem, vamos ficar por aqui!
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Um Roteiro para Usar o Open Proj – Carregando o Diagrama de Rede

Para compreender a informação aqui contida, estamos considerando que você leu os posts anteriores. O objetivo agora é carregar o diagrama de rede do projeto, que mostra todas as atividades, com suas antecessoras e sucessoras. Sugiro que seja preparado um diagrama rascunho que oriente e facilite o trabalho de carregar o diagrama de rede. Para carregar o diagrama de rede no Open Proj devemos definir vínculos entre as atividades, da mesma forma que aparece no diagrama rascunho (ver abaixo).

Siga as seguintes instruções: A) Selecione a Tarefa A1 clicando sobre a mesma no gráfico de Gantt; B) Aperte e segure a tecla Ctrl, e selecione a Tarefa A2. Agora, as tarefas A1 e A2 estão selecionadas e você já pode soltar a tecla Ctrl; C) Clique na opção Link (desenho de pequeno cadeado na barra superior de opções do Open Proj. Você pode também escolher na barra superior de opções > Editar >> Vincular tarefas ); E) Pronto, as tarefas A1 e A2 estão vinculadas; F) Selecione novamente a Tarefa A1; G) Aperte e segure a tecla Ctrl, e selecione a Tarefa B1. Agora, as tarefas A1 e B1 estão selecionadas; H) Clique na opção Link; I) Pronto, as tarefas A1 e B1 estão vinculadas.
Vincular tarefas no Open Proj é como ligá-las no desenho do diagrama rascunho. Repita o procedimento até que todas as atividades estejam corretamente vinculadas, conforme definido no diagrama rascunho. Para verificar se o seu diagrama de rede foi corretamente carregado no Open Proj, clique na opção “Rede”, que é o ícone na barra de opções do lado esquerdo, logo abaixo do ícone do “Gráfico de Gantt”.
Se desejar corrigir alguma vinculação errada, basta selecionar as tarefas que estão erradamente vinculadas, e escolher na barra superior de opções > Editar >> Desvincular tarefas.
Bem, vamos ficar por aqui!
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Um Roteiro para Usar o Open Proj – Preparando a Tabela de Recursos

Para compreender a informação aqui contida, estamos considerando que você leu os posts anteriores. Nesse ponto, você já deve ter notado que a tela principal do Open Proj é a do gráfico de Gantt, que é a forma mais usada para apresentar um cronograma. Todavia, ainda faltam alguns passos para conseguirmos montar o cronograma do nosso exemplo. Nesse post vamos trabalhar com a preparação da tabela de recursos. É o momento de lembrar que o nosso projeto deve ser discutido com a equipe que irá executá-lo e os outros stakeholders, e de entender que o projeto será gerenciado através de suas tarefas. Eu recomendo então que seja montada uma planilha de alocações contendo as informações de necessidades de recursos, custos, duração e as precedências de cada uma das tarefas. Isso será feito fora do Open Proj, como mostrado na figura abaixo.

Você deve entender que para alocar recursos a primeira providência é criar uma tabela de recursos no Open Proj. Para tanto você deve, no topo da página, clicar na opção > Exibir >> Recursos
O próximo passo é entrar com os recursos do seu projeto, conforme informado na planilha de alocações. Siga as seguintes instruções: A) Digite na primeira linha na coluna “Nome” o “Consultor Sênior”; B)Na coluna “Tipo” escolha “Trabalho”; C) Na coluna “Taxa Padrão” digite 100,00. Este é o custo/hora do Consultor Sênior; D) Na linha abaixo digite na coluna “Nome” o “Computador”; E) Na coluna “Tipo” escolha “Material”; F) Na coluna “Custo/Uso” digite 1000,00. Este é o custo de uso do computador; G) Entre os demais recursos conforme definido na planilha de alocações, seguindo o mesmo procedimento.

Use Taxa Padrão para alocar mão de obra e serviços cobrados por hora.
Ex.: 1 analista custa R$80 por hora
Ex.: 1 máquina de terraplanagem com operador custa R$370 por hora (não usada no nosso exemplo)

Use Custo/Uso para alocar materiais que serão usados no projeto por um valor determinado.
Ex.: 1 computador custa R$1000.
Ex.: 2000 tijolos custam R$430 (não usado no nosso exemplo)

Para cada recurso (mão de obra, equipamentos, instrumentos, materiais, etc), estamos usando somente as colunas “Nome”, “Tipo”, “Taxa Padrão” e “Custo/Uso”. Não se preocupe com as informações das outras colunas nesse momento. A informação carregada é suficiente para alocar os recursos necessários para executar as tarefas do projeto.

Durante a alocação de recursos, o Open Proj irá buscar os mesmos nessa tabela de recursos criada anteriormente. Bem, vamos ficar por aqui!
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Todos os valores mencionados no texto são fictícios, usados apenas para ilustrar o exemplo apresentado.
Stakeholders: interessados e envolvidos no projeto