SAP Activate e o Gerenciamento de Mudanças Organizacionais

 

Uma implantação considerada suave e sustentável de um sistema ERP avançado, como o SAP S/4HANA, não é apenas uma questão de tecnologia, mas também de aceitação do usuário que é o funcionário da empresa onde o sistema será implantado. A premissa aqui é a seguinte: existe relação direta entre as atividades de gerenciamento de mudanças e o sucesso do projeto.

O gerenciamento abrangente de mudanças é, de fato, um dos fatores críticos de sucesso para qualquer grande projeto de TI (e, sim, a implantação de um ERP é um projeto de TI), porque os funcionários da empresa precisam estar envolvidos durante a transição. Deixando ainda mais claro, a implantação de um ERP é um projeto de TI em que os funcionários de TI irão participar ativamente, exercendo seu papel como braço que executa o trabalho, mas é um projeto de TI que afeta a todos na organização que vão usar o ERP nas suas atividades do dia-a-dia. Em outras palavras, é um projeto de TI, sendo ao mesmo tempo, um projeto de toda a organização.

Para explicar melhor esse aspecto, vejamos - por exemplo - um cenário típico de implementação de ERP, que incorpora aspectos negativos, mas que costuma ocorrer mais do que as organizações gostariam que ocorresse, tanto que é descrito em livros e artigos sobre o tema. Esse cenário é típico por já ter ocorrido em muitas empresas diferentes.

Exemplo – Durante a implantação de um ERP, o pessoal de TI - que vamos chamar de analistas e consultores internos e também externos (pessoal subcontratado de empresas parceiras) - se concentra principalmente em aspectos de engenharia de sistemas, como a estrutura necessária dos dados mestre, os dados que podem ser retirados dos sistemas legados (antigos), os relatórios que precisam ser fornecidos, o conteúdo já incluído como padrão, outros conteúdos que precisam ser programados separadamente e como definir funções e autorizações no sistema. Na maioria dos casos, o pessoal de TI e as equipes do projeto só veem o impacto do novo ERP sobre os futuros usuários, seus processos de trabalho e suas relações de trabalho pouco antes do novo sistema entrar em operação. Isso é compreensível, pois foi necessário focalizar nos aspectos relacionados à implementação técnica do projeto, mas não é correto. O conteúdo do treinamento, mostrando como e até que ponto o pessoal precisa ser treinado novamente, só é definido quando o sistema está quase completo. No entanto, muitas vezes isso é tarde demais, gerando atrasos para que o sistema seja utilizado pelos funcionários de forma correta, retardando o alcance dos ganhos de eficiência que se pretendia alcançar com a adoção do novo ERP. Como resultado, a equipe de gerenciamento do projeto só descobre os ajustes associados a uma mudança do sistema tardiamente, não conseguindo informar ou preparar seus funcionários em tempo hábil. 

Evitar os erros apresentados no exemplo anterior explica a importância do gerenciamento de mudanças organizacionais (Organizational Change Management ou OCM) em projetos de implementação de sistemas ERP. A ênfase aqui é que as atividades de OCM devem ocorrer desde o início do projeto. Com o SAP Activate, criado para otimizar a implementação do S/4HANA, não é diferente.

A adoção de práticas e atividades de OCM ajuda a promover um ambiente com menor resistência dos funcionários à mudança, e com isso propiciar uma transição suave para a fase de execução. Efetivamente, o “buy in” do usuário final resulta em adoção mais rápida das novas soluções e processos, o que é vital para, da mesma forma, alcançar um ROI mais rápido.

As atividades de OCM podem ser mapeadas no SAP Activate conforme está apresentado na ilustração abaixo.

Fases Discover & Prepare: As atividades nesta fase incluem a apresentação de uma visão geral de todas as atividades de gerenciamento de mudanças planejadas.

Tarefas: Configurar a equipe OCM e o conceito OCM.

 

Fase Explore: O objetivo dessa fase é garantir que o OCM e as mudanças técnicas nos processos de negócios tenham sido identificados e documentados comparando os processos de negócios atuais e futuros (após as mudanças).

Tarefas: Analisar e planejar as atividades de OCM

 

Fase Realize: O objetivo desta fase é identificar e avaliar outras atividades do gerenciamento de mudanças organizacionais relacionadas ao plano de execução de OCM.

Tarefas: Entregar e monitorar as atividades de OCM durante a fase Realize.

 

Fase Deploy: O objetivo desta fase é executar as atividades de gerenciamento de mudanças organizacionais relacionadas ao plano de execução de OCM na fase Deploy.

Tarefas: Entregar e monitorar atividades de OCM

 

Fase Run: O objetivo desta fase é melhorar continuamente as eficiências organizacionais por meio do uso expandido da solução e adoção das novas funcionalidades do sistema.

Tarefas: Executar de forma contínua o OCM

 

As funções e responsabilidades da equipe de OCM devem ser claramente definidas. Além disso, devem ser identificadas as partes interessadas e todos os funcionários afetados ou capazes de influenciar a transformação digital e que farão parte da rede de OCM do projeto. 

O plano de gestão de mudanças deve levar em conta aspectos como engajamento das partes interessadas, comunicação, transição organizacional, aprendizado, efetividade da mudança e sustentabilidade.

O engajamento das partes interessadas considera possuir mecanismos adequados para gerenciar pessoas e grupos que são afetados ou podem influenciar o sucesso de um projeto de transformação digital (que é o caso do S/4HANA). Isso minimiza a resistência a mudança e impulsiona a adoção de novas formas de trabalhar. Por sua vez, a comunicação assegura que as informações serão geradas, coletadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas e organizadas de maneira oportuna e apropriada. Trata-se de fornecer a mensagem certa para as pessoas certas no momento certo, dentro de um projeto de transformação digital.

A transição organizacional trabalha para identificar e gerenciar o impacto da mudança associada à transformação digital nas partes interessadas. Isso considera identificar habilidades e funções das pessoas nos processos de negócios em que operam, e agir para gerenciar comportamentos/cultura de modo a permitir um processo de transição suave.

O aprendizado tem por objetivo fornecer treinamento completo ao usuário final durante todo o processo de transformação, com base em suas funções e necessidades específicas. Além do mais, a eficácia do OCM engloba todas as atividades que podem ser aplicadas para medir a eficácia da transformação digital. Ele se concentra em critérios como prontidão organizacional, adoção e satisfação do usuário, bem como desempenho do projeto.

Finalmente, a sustentabilidade é o aspecto que visa estabelecer estruturas organizacionais, processos, funções e responsabilidades que permitam a organização gerenciar mudanças de forma contínua.

Bem, é isso aí, até a próxima!