A Metodologia SAP Activate

 

A transformação digital tem o requisito fundamental da renovação dos processos de negócio. Os processos antigos, do século passado, baseados em silos e transações devem ser reinventados, e novos processos devem ser criados para capitalizar os novos padrões de trabalho gerados pela transformação digital. Tudo isso representa uma enorme mudança e, nesse sentido, os ERPs (Enterprise Resource Planning), que podem ser melhor traduzidos por Sistemas Integrados de Gestão, exercem um importante papel na transformação digital, como facilitadores dessa mudança.

A empresa alemã SAP, segundo é informado no website da organização, “é líder do mercado mundial de aplicações de software empresarial e ajuda empresas de todos os tamanhos e setores do mercado a funcionar melhor – 77% das transações mundiais são realizadas usando sistemas SAP. Nossas tecnologias de machine learning, Internet das Coisas (IoT) e análise avançada de dados ajudam a transformar os negócios de nossos clientes em empresas inteligentes”. Aqui, o termo “aplicações de software empresarial” deve ser entendido como ERP. Sim, o bom e velho ERP! Sim, a gigante SAP!

Na sua versão mais atual, o SAP S/4HANA é uma plataforma de tecnologia de negócios integrada e projetada para administrar os negócios de uma organização de ponta a ponta, que pode ser uma parte fundamental das estratégias de transformação digital das empresas. A plataforma SAP S/4HANA é uma solução para a transformação digital nas organizações devido a sua capacidade de análise em tempo real, sua estrutura de TI simplificada, além da maior velocidade e nova experiência do usuário. O que significa que esta plataforma já utiliza tecnologias disruptivas como machine learning, IoT e análise avançada de dados. Então, implantar o S/4HANA é mais do que apenas atualizar um antigo ERP, uma vez que muito mais coisas deverão mudar na empresa.

Como então lidar com tudo isso? Como ser bem sucedido em um projeto com tantas mudanças? Para responder a essa pergunta a SAP criou uma estrutura de trabalho (framework) chamada SAP Activate.

Basicamente, o SAP Activate é um framework usado para migração dos sistemas legados SAP para o novo sistema SAP S/4HANA, que trabalha com uma metodologia própria, com elementos específicos, desenvolvida para esta finalidade.

O SAP S/4HANA é um pacote de software avançado de gerenciamento de recursos empresariais [outra boa tradução para ERP] em tempo real para negócios digitais. O termo “em tempo real para negócios digitais” deve ser compreendido como o novo jeito de trabalhar com seus processos, nas suas operações internas, na cadeia de suprimentos e no relacionamento com os clientes, que uma empresa deve ter quando passa pela transformação digital.

O SAP S/4HANA é construído na plataforma avançada SAP HANA, e oferece uma experiência de usuário personalizada de nível de consumidor. O que é vital compreender aqui é que o SAP S/4HANA permite que as empresas de todas as linhas de negócio realizem transações e analisem dados de negócios em tempo real.

Esta plataforma é considerada como sendo o núcleo digital da estratégia da empresa SAP que permite que os clientes passem pela transformação digital, incluindo ou estando integrado a várias tecnologias disruptivas como, por exemplo, Inteligência Artificial, aprendizado de máquina, IoT e análise avançada de dados. Nesse sentido, ele foi projetado para tornar o ERP mais moderno, rápido e fácil de usar por meio de um modelo de dados simplificado, arquitetura enxuta e uma nova experiência do usuário, podendo ser implementado como um sistema local ou em cenários de nuvem pública, privada ou híbrida.

O S/4HANA possui módulos funcionais organizados em linhas de negócio (Lines of Business ou LOBs), compostos por funções para processos de negócios específicos e incluem finanças, vendas, pesquisa e desenvolvimento, engenharia e logística, sendo que este último abrange os processos de distribuição, manufatura, cadeia de suprimentos e gerenciamento de ativos.

O S/4HANA é um sistema complexo que traz muitas vantagens para seus usuários, sendo construído no banco de dados HANA, com melhorias na velocidade de processamento, permitindo análises e transações em tempo real, o que pode ser extremamente importante para organizações que exigem, por exemplo, relatórios financeiros imediatos. Por outro lado, verdade seja dita, tem a desvantagem de ser caro, e por isso é mais adequado para organizações que possuem recursos para implantá-lo de forma eficaz.

Para quem ainda não ouviu falar da SAP, procure conhecer sua lista de clientes, composta pelas maiores organizações do planeta. Isso mostra o tamanho da importância dessa empresa e sua liderança global no mercado de sistemas integrados de gestão.

A Metodologia SAP Activate

A metodologia SAP Activate fornece orientação para a implementação do S/4HANA, tanto como um sistema local como em um cenário em nuvem. É uma metodologia iterativa, colaborativa e focada na melhoria contínua. A SAP recomenda que as equipes de projeto sigam essa metodologia, sejam esses projetos novas implementações, atualizações ou migrações.

A metodologia foi desenvolvida para lidar com projetos locais (infraestrutura instalada na ou de propriedade da própria empresa), em nuvem ou híbridos. Além disso, o SAP Activate é uma metodologia que suporta diferentes variantes de transição como novas implementações, conversões de sistema e transições seletivas de dados. Uma nova implementação se aplica a empresas que não possuem SAP em seu cenário ou que possuem algum sistema legado e desejam adotar o S/4HANA.  O cenário de conversão de sistema se refere a empresas que possuem um ERP SAP antigo e desejam migrar seu sistema legado para o novo S/4HANA. Já o cenário de transição seletiva de dados é usado para empresas que possuem vários sistemas ERP de diferentes fornecedores e desejam migrar alguns desses sistemas para o S/4HANA.

Os componentes principais do SAP Activate são chamados de SAP Best Practives (Melhores Práticas SAP), Guided Configuration (Configuração Guiada) e SAP Activate Methodology (Metodoloia SAP Activate).  O componente SAP Best Practices é um conjunto de processos e configurações padronizadas que fornecem uma linha de base para iniciar a implementação.  O conteúdo do SAP Best Practices descreve o escopo do projeto que pode ser usado pela equipe do projeto, além de fornecer um conjunto de aceleradores que podem ser baixados, como uma lista de itens de escopo, uma visão geral de dados mestre e visões gerais de configurações.

O componente Guided Configuration inclui ferramentas de software relacionadas aos processos de atualização e alteração nas configurações padronizadas fornecidas pelo SAP Best Practices que sejam necessárias fazer durante a implantação. Em outras palavras, a equipe do projeto usa o componente de configuração guiada para fazer as mudanças e ajustes que o projeto necessita.

Finalmente, o componente SAP Activate Methodology descreve e estabelece os princípios, práticas, fluxos de trabalho, conteúdo, entregas e responsabilidades que funcionam juntos como um processo completo para entregar um projeto. O que implica que os elementos SAP Best Practices e Guided Configuration são gerenciados sob este componente de metodologia.

A metodologia SAP Activate é composta por seis fases, chamadas Discover, Prepare, Explore, Realize, Deploy e Run. Cada fase contém um conjunto específico de atividades e entregas relacionadas responsáveis pelo progresso do projeto.

Discover: Nesta fase a equipe do projeto deve preparar o business case e o roteiro de implantação da jornada de transformação digital. Os membros da equipe trabalham para entender o escopo da biblioteca de conteúdo do SAP Best Practices e verificar se há itens potenciais que não estejam incluídos no escopo padrão. A equipe do projeto também começa a procurar parceiros de implementação para ajudar na jornada de implementação. Esses parceiros são empresas de consultoria que possuem mão de obra experiente e especializada na implementação do SAP S/4HANA.

Prepare: Nesta fase, a organização conclui seu plano do projeto em alto nível e a criação da estratégia de gerenciamento de mudanças. A organização define as metas do projeto e o escopo de alto nível. A organização então define, prepara e capacita a equipe do projeto. Uma vez montada a equipe e definidos os objetivos e o escopo do projeto, o projeto começa oficialmente.

Explore: Durante esta fase, a equipe do projeto valida os processos de linha de base e a configuração, fornecidos como parte da biblioteca de conteúdo SAP Best Practices. A equipe identifica quaisquer lacunas e alterações e define valores de configuração para itens como listas suspensas e critérios de seleção. A equipe também se prepara para o carregamento de dados e quaisquer extensões de software. Nesta fase, o SAP Activate utiliza modelos de migração padrão que estão disponíveis para download, gerando grande economia de tempo. Além disso, todos os requisitos do cliente em termos de objetos WRICEF (Work-Reports-Integrations-Conversions-Enhancements-Forms) adicionais - fluxos de trabalho, relatórios, integrações, conversões, aprimoramentos e formulários, juntamente com os valores de configuração, são anotados no documento Backlog, criado através de acordo mútuo entre o equipe de implantação e cliente. Este Backlog consiste em todos os requisitos específicos do cliente que precisam estar disponíveis no sistema para que os usuários empresariais executem suas tarefas diárias. Os consultores da equipe de implantação então priorizam de acordo com a viabilidade, dificuldade e importância e planejam os Sprints para a fase Realize, onde o objetivo principal é executar e concluir cada um dos itens do Backlog. Uma análise do impacto da mudança é feita para entender como o novo sistema beneficiará o negócio e as ações para permitir uma transição suave para o novo sistema são decididas entre as partes interessadas do projeto. Os usuários-chave são identificados e uma análise das necessidades de aprendizado do usuário final é feita e um plano de aprendizado é preparado para os usuários-chave que ajudarão a impulsionar o sucesso do sistema durante a duração do projeto.

Realize: Nesta fase, os consultores da equipe de implantação começam a configurar o sistema de acordo com o documento Backlog. Isso acontece em uma abordagem iterativa em que a equipe do projeto trabalha com base em vários Sprints que foram planejados para executar o projeto, dividindo os requisitos do Backlog em entregas menores que precisam ser exibidas ao proprietário do processo de negócios e assinadas como concluídas assim que correspondam aos critérios de conclusão acordados. Esta é a fase em que os consultores estão em contato regular com o proprietário do processo de negócios para mostrar a eles o sistema que está sendo construído por meio de várias etapas.  Nesta fase, vários níveis de teste são executados para garantir que o sistema seja configurado de acordo com os requisitos do cliente fornecidos pelos proprietários do processo de negócios. O teste de migração de dados também é feito para garantir que os dados preenchidos pelos usuários de negócios estejam no formato correto e prontos para serem importados para o novo sistema. Uma vez satisfeitas todas as entregas, é feito um plano de “Cutover” para mover as configurações, objetos WRICEF e dados mestre e transacionais para o “Production System”, que será o sistema utilizado pelo negócio em tempo real. Isso significa o fim da fase Realize.

Deploy: A equipe do projeto conduz toda e qualquer atividade final de gerenciamento de mudanças. A equipe conclui a preparação para a transição e executa o plano de suporte pós-go-live. O projeto então é colocado “no ar” (“The project goes live”).

Run: Esta é a fase pós-projeto e focaliza a operação contínua, otimização, atualizações e gerenciamento de liberação e manutenção do software implementado como ambiente produtivo. Esta não é realmente uma fase genuína do projeto em si, mas existe para garantir que essas atividades sejam incluídas como parte da implementação. O negócio está ativo com a nova implementação e quaisquer problemas, erros ou entradas incorretas que possam ter ocorrido durante os primeiros dias do S/4HANA entrando em operação são rapidamente corrigidos através do suporte fornecido pela equipe.

Em linhas gerais, cada fase da metodologia SAP Activate contém uma série de fluxos de trabalho que representam um conjunto de tarefas, atividades e entregas relacionadas para uma parte específica do projeto. É importante mencionar ainda que esta metodologia inclui gerenciamento de projetos, capacitação da equipe do cliente, arquitetura e infraestrutura técnica, design e configuração de aplicativos, integração, testes, gerenciamento de dados e operações. Além disso, alguns fluxos de trabalho, como migração e integração de dados, podem ser executados em várias fases porque as atividades e as entregas se encaixam logicamente em diferentes fases do ciclo de vida do projeto.

O metodologia SAP Activate é claramente uma abordagem híbrida, que divide o projeto em etapas que devem ser planejadas e executadas cuidadosamente. As etapas Discover e Prepare tem elementos mais tradicionais como, por exemplo, o business case, a definição de objetivos e do escopo, o plano do projeto de alto nível e a preparação da equipe. O Scrum aparece claramente nas fases Realize e Deploy. Além disso, dentro do SAP Activate existem práticas de gerenciamento de mudanças organizacionais (OCM – Organizational Change Management) que auxiliam a promover um ambiente com menos resistência dos funcionários às mudanças e que serão muitas com a implantação do S/4HANA. Efetivamente, a adesão do usuário final (funcionários da empresa) resulta em uma adoção mais rápida de novas soluções e processos, o que também é vital para obter um ROI (“Retorn On Investment” – Retorno sobre o Investimento) mais rápido. Mais isso será tema de um próximo artigo aqui no blog. É isso aí, até a próxima!