Integrando o 6Sigma ao Gerenciamento de Projetos

O 6Sigma, uma estratégia gerencial criada pela Motorola, tem como objetivo aumentar drasticamente a lucratividade das empresas, por meio da melhoria da qualidade de produtos e processos e do aumento da satisfação de clientes e consumidores.  Essa estratégia se tornou popular em 1997, quando Jack Welch, na época presidente da GE, anunciou o maior faturamento nos 105 anos de história da empresa e um lucro fenomenal. Jack Welch creditou parte dos incríveis resultados ao programa 6Sigma, adotado dois anos antes pela organização.

A declaração de Jack Welch – dando tanta importância a uma abordagem de gestão que privilegia a qualidade e a busca pela excelência - fez lembrar o impacto do Sistema Toyota de Produção, que revolucionou a maneira como as organizações trabalhavam. O Sistema Toyota de Produção teve sua origem nos anos 1950 no Japão e não foi aceito imediatamente por todas as indústrias. Mesmo assim, foi amplamente estudado e ganhou outros nomes como, por exemplo, Gestão da Qualidade Total (TQM, ou Total Quality Management) e Sistema de Manufatura Enxuta (“Lean Manufacturing”). O Sistema Toyota de Produção tornou-se internacionalmente reconhecido apenas em 1990, com um estudo realizado por pesquisadores do MIT (Massachusetts Institute of Technology) a respeito da indústria automobilística. Na abordagem da TQM (Total Quality Management) os processos de uma organização precisam ser continuamente melhorados e para isso é usado do PDCA. O 6Sigma usa o DMAIC, como veremos a seguir.

                                                 

        

As empresas compartilham o desejo de reduzir custos, reduzir o tempo de ciclo e oferecer um diversificado mix de produtos como forma de aumentar os lucros e a participação de mercado em um ambiente cada vez mais competitivo. Os consumidores (que pagam pelo produto final) querem produtos e serviços mais baratos, prontamente disponíveis e com uma qualidade que satisfaça suas expectativas.

Uma variedade de sistemas – incluindo o próprio TQM (Total Quality Management) e o 6Sigma – têm sido implementados pelas organizações para ajudá-las a guiar seus esforços na criação de novos produtos, reduzindo os custos dos produtos, aumentando a capacidade de manufatura e a capacidade organizacional, ampliando a participação de mercado ou entrando em novos mercados. Tais sistemas confiam a grupos de pessoas a missão de identificar a voz do cliente (interno e externo), levando em consideração as competências organizacionais. Eles também requerem um portfólio de projetos em andamento (ativo e dinâmico) que aponta na direção da criação de receitas ou redução de custos.

Se por um lado, esses sistemas não são implementados na sua forma original por todas as organizações, muitas das ideias principais tem sido adotadas. E então chegamos na parte da estória que mais nos interessa. Afinal de contas, algumas organizações decidiram integrar a metodologia 6Sigma com as ferramentas e processos do gerenciamento de projetos.

Dentro do 6Sigma, o DMAIC utiliza processos estruturados para a resolução de problemas no ambiente de negócios. O 6Sigma usa ferramentas que foram criadas para identificar as causas raiz de defeitos em um processo, para que esses defeitos sejam corrigidos. Com isso, a organização poderá continuamente melhorar, fornecendo aos seus clientes produtos com qualidade consistente, atendendo os clientes no momento certo e com custos bastante razoáveis. O trabalho no 6Sigma é feito por equipes multi disciplinares que executam o projeto. No entanto, essa metodologia não aborda a gestão do projeto, em si.

As ferramentas e técnicas do gerenciamento de projetos focalizam os atributos de um projeto como, por exemplo, o planejamento, a execução, o controle e o encerramento. Existe uma variedade de ferramentas que são usadas durante todo o projeto para gerenciá-lo desde o início até a sua conclusão.

6Sigma e Gerenciamento de Projetos

Com os processos do DMAIC os seguintes passos são dados:

D - Um problema é, em primeiro lugar, definido e quantificado;

M - Dados são coletados para esclarecer e delimitar o problema;

A- Um conjunto de ferramentas analíticas é implantado para rastrear o problema, objetivando descobrir a causa raiz;

I- Descoberta a causa raiz, uma solução para a mesma é definida e implementada;

C- Finalmente, as melhorias obtidas são submetidas a um controle do processo em andamento, para evitar recorrência. 

O 6Sigma inclui uma variedade de técnicas, principalmente a análise de dados estatísticos para a melhoria da qualidade. Além disso, podemos citar o DOE, a FMEA, o diagrama de Ishikawa, o diagrama de fluxo do processo e o Gauge R&R, dentre outras.

Mesmo tendo sua efetividade comprovada, a abordagem DMAIC ainda precisa melhorar alguns aspectos, notadamente no controle dos processos do projeto. Há relatos de profissionais certificados como Black Belt dando conta que vários projetos simplesmente não terminam como, supostamente, deveriam terminar. Alguns dos problemas levantados nesses casos foram os seguintes: falta de suporte da alta direção, recursos insuficientes e falha no entendimento da “voz do cliente” (VOC).

A abordagem DMAIC focaliza os controles necessários para alcançar as melhorias dos processos, não no controle dos processos de gerenciamento do projeto de melhorias.

De acordo com o PMI (Project Management Institute), o gerenciamento de projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas, para atender aos requisitos do projeto. Analisar e decompor o trabalho do projeto, desenvolver o cronograma, analisar os riscos, definir o escopo, acompanhar os relatórios de status e controlar os custos, são processos comuns que os gerentes de projeto usam para planejar, executar, monitorar, controlar e encerrar projetos. Esses processos de gerenciamento se aplicam a todos os tipos de projeto.

Como ponto forte do gerenciamento de projetos, podemos destacar o controle formal da mudança, do escopo, do tempo e dos custos. Tais controles são muito importantes para qualquer empresa que trabalhe para ser mais eficiente e competitiva através da melhoria dos seus processos.

Se aproveitar os pontos fortes tanto do gerenciamento de projetos como do 6Sigma, uma organização pode criar um sistema consistente, previsível e controlado para solucionar problemas em seus processos. Essa integração pode começar com o desenvolvimento de um ciclo de vida do projeto. Deve considerar também o uso e o conhecimento estatístico do 6Sigma- para melhor definir o problema e reduzir a chance de errar na sua avaliação. O uso das ferramentas do 6Sigma reduz o viés que influencia a percepção sobre um problema particular e que pode provocar o erro. O conhecimento estatístico possibilita a tomada de decisão baseada em fatos.

As ferramentas do 6Sigma para medição de um problema – Gage R&R, FMEA e as cartas de controle – podem ser úteis na etapa de validação do projeto. Por sua vez, as técnicas de orçamento, cronograma e controle de recursos do gerenciamento de projetos serão igualmente úteis para ajudar o gerente de projetos a tomar decisões e seguir em frente, etapa após etapa do ciclo de vida do projeto.

Um exemplo de ciclo de vida do projeto é mostrado na tabela abaixo. Neste ciclo de vida são mostradas as atividades do DMAIC em cada fase do projeto e os pontos de decisão destacadas na parte inferior de cada coluna.

 

(clique na tabela para ampliar)

Refinamento dos Sistemas de Projeto

As organizações continuam procurando formas de melhorar os seus processos, cortar custos e desenvolver novos produtos, em ações que as levem a manter seus mercados, conquistar novos e assim aumentar seus lucros. Como a maior parte dessas coisas é obtida através dos projetos, os chamados sistemas de projeto serão continuamente refinados. Nesse sentido, a integração entre as melhores práticas do gerenciamento de projetos e o 6Sigma é uma escolha natural. Esta abordagem integrada influencia positivamente a criação de diferentes maneiras de conseguir redução de custos, melhoria de processos, implementação mais rápida e desenvolvimento de novos produtos. 

Glossário:

6Sigma – uma estratégia gerencial que tem como objetivo aumentar drasticamente a lucratividade das empresas, por meio da melhoria da qualidade de produtos e processos e do aumento da satisfação de clientes e consumidores. 

Black Belt – é um profissional com sólida formação nas técnicas da metodologia 6Sigma para aplicá-las em projetos mais complexos de melhoria.

Cartas de controle – criadas como parte do CEP (Controle Estatístico de Processos) - são usadas quando se deseja verificar a variabilidade de um processo. Uma carta de controle é um gráfico usado para acompanhamento, com uma linha central que representa a média do processo, tendo de um lado a linha de limite superior de controle (LSC) e de outro a linha de limite inferior de controle (LIC), todas determinadas estatisticamente.

DMAIC – Define, Measure, Analyse, Improve e Control (definer, medir, analisar, melhorar e controlar).

Diagrama de fluxo do processo – ou fluxograma, é um diagrama que mostra as etapas de um processo ou de uma atividade, sendo muito útil na investigação de falhas ou na preparação de propostas de melhorias.

Diagrama de Ishikawa – também chamado de diagrama causa e efeito, é uma importante ferramenta da qualidade que tem a forma de uma espinha de peixe, e representa as relações entre um efeito (o mesmo que problema) e suas causas.

Diagrama de Pareto - considera que 80% dos problemas são decorrentes de apenas 20% das causas, sendo, portanto, uma ferramenta de priorização. Usando o diagrama de Pareto podemos mostrar a importância de todas as causas de um problema e identificar aquelas que são mais importantes, tendo assim um critério para estabelecer prioridades.

DOE – Delineamento de Experimento (“Design of Experiment”), é uma técnica utilizada para se planejar experimentos, ou seja, para definir quais dados, em que quantidade e em que condições devem ser coletados durante um determinado experimento, buscando, basicamente, satisfazer dois grandes objetivos: a maior precisão estatística possível na resposta e o menor custo.

“Earned Value Management” (EVM) – O gerenciamento do valor agregado é uma metodologia utilizada para integrar escopo, cronograma e recursos em gerência de projetos, que consiste em medir objetivamente o desempenho e o progresso do projeto comparando custos (real e planejado) e valor agregado. O EVM consiste na comparação de três curvas de desempenho: Valor Planejado (PV, Planned Value), Valor Agregado (EV, Earned Value) e Custo Real (AC, Actual Cost).

FMEA – Failure Mode and Effect Analysis, é uma ferramenta usada para aumentar a confiabilidade de um certo produto durante a fase de projeto ou processo. A ferramenta consiste basicamente em sistematizar um grupo de atividades para detectar possíveis falhas e avaliar os efeitos das mesmas para o projeto/processo. A partir dessas possíveis falhas, identificam-se ações a serem tomadas para eliminar ou reduzir a probabilidade de que as mesmas ocorram.

Gauge R&R – significa medidor para repetibilidade e reprodutibilidade, que é uma ferramenta estatística que mede a quantidade de variação no sistema de medição considerando tanto o dispositivo de medição, as pessoas que fazem a medição e o método de medição.

Master Black Belt – É um profissional altamente qualificado, com certificação Black Belt, ótimo relacionamento e reconhecimento em todos os níveis da organização, capaz de facilitar trabalhos em equipe, gerenciar mudanças, promover inovações e superar resistências.

Mix de produto - é a mistura de todos os produtos e serviços que uma empresa oferece.
PDCA - O ciclo começa com a fase P (de planejar, em inglês é o verbo Plan), que envolve o exame de um problema que está sendo estudado. Nessa fase se toma a decisão do que fazer (estabelecer os objetivos e processos necessários para alcançar os resultados). Na fase D (de fazer, em inglês é o verbo Do), se implementa o que foi decidido no planejamento. Na fase C (de verificar, em inglês é o verbo Check) se verifica o resultado alcançado, se houve mudança ou melhoria em função do que foi implementado na fase anterior. Finalmente, na fase A (de agir, em inglês é o verbo Act) se toma a decisão sobre a necessidade de mais mudanças ou novas ações de melhoria.

PMI - Project Management Institute, ou Instituto de Gerenciamento de Projetos, com sede em Newton Square, Filadélfia, em Pensilvânia, nos Estados Unidos.

Tempo de ciclo – é o tempo total entre o Inicio e o término de um produto no processo.

TQM – Total Quality Management, ou Gestão de Qualidade Total.

VOC – Voice of Customer (ou, voz do cliente), é um processo usado para capturar os requisitos, internos e externos, do cliente. São técnicas usadas para tal: pesquisas, entrevistas, grupos de focalização, especificações do cliente, reclamações, dados de garantia e observações.