Trabalhando com Estimativas de Duração das Atividades do Projeto

Vamos pensar como se estivéssemos envolvidos em um projeto de escrever um artigo. O cliente é uma importante revista de administração que se interessou por sua abordagem relacionada ao ensino do gerenciamento de projetos e lhe encomendou um artigo sobre esse assunto. Nesse exemplo é você que terá a incumbência de escrever o artigo. A ideia desse post é aplicar algumas regras básicas sobre como fazer estimativas de duração para esse exemplo de escrever um artigo.

 

Nesse início de conversa, há três regras que valem a pena ser mencionadas e que são as seguintes:

·         Será necessário fazer perguntas. Isso não é um desrespeito ao especialista;

·         Será necessário ser realista;

·         Comece estimando o esforço, que é medido em homem-hora.

Então, como primeiro passo, a estimativa inicial é que o trabalho de escrever o artigo consumirá de você 10 dias de esforço (lembre-se que o esforço é igual a quantidade de recursos multiplicada pela duração). Em outras palavras, o esforço será igual a 1 recurso (= você), trabalhando por 10 dias, ou seja, 10 homem-dia (=1 homem x 10 dias). Se um dia tem 8 horas úteis de trabalho, podemos também dizer que esse esforço será igual a 80 homem-hora. Nesse caso a duração é de 10 dias, ou de 80 horas.

Ficou parecendo que o esforço e a duração são a mesma coisa. Mas, isso está longe de ser verdade. Existe uma grande diferença entre esforço e duração. O esforço – como dito anteriormente – significa a quantidade de trabalho feito por pessoas (ou recursos). Como estamos contando com apenas um escritor, a duração do trabalho será de 10 dias (ou 80 horas). Todavia, se o artigo fosse dividido em duas partes iguais, sendo cada parte correspondente a metade do artigo, e se tivéssemos a nossa disposição dois escritores perfeitamente capazes de elaborar seus textos, trabalhando em paralelo, a duração do projeto seria de apenas 5 dias. Dessa forma, sendo composto pelo esforço do primeiro escritor, consumindo 5 homem-dia, e mais o esforço do segundo escritor, consumindo outros 5 homem-dia. Com essa pequena mudança, o esforço total – dos dois escritores – permaneceu em 10 homem-dia, como definido no primeiro passo, mas a duração foi reduzida à metade, uma vez que os dois escritores trabalham em paralelo, cada um fazendo a sua parte.  

Mas, isso não é tudo. Há situações em que um recurso é alocado para uma atividade do projeto em tempo integral. Assim sendo, todas as 8 horas de um dia de trabalho são dedicadas ao projeto. Essa é a premissa usada até esse momento.

Há casos, porém, em que o recurso é alocado somente em tempo parcial. Essa é uma premissa diferente e que abre outras possibilidades. Aplicando esse princípio do tempo parcial ao nosso exemplo, vamos supor que o trabalho de escrever o artigo foi estimado em 10 dias porque ele seria feito junto com outras atividades. O escritor não trabalharia exclusivamente na produção do texto do artigo. Ele continuaria fazendo suas atividades do dia a dia, tentando reduzir um pouco uma ou outra tarefa, sem prejudicá-la, aproveitando o tempo da melhor forma possível para priorizar a produção do texto e consumir os 10 homem-dia de esforço (no cenário de apenas 1 escritor). Só que nesse caso, não poderíamos simplesmente multiplicar os 10 dias pela quantidade de horas de trabalho em um dia (= 8 horas, do horário comercial). Precisamos saber por quanto tempo o recurso fica dedicado ao projeto.

Se, no nosso exemplo, o escritor ficasse alocado apenas por meio período de trabalho, ou 4 horas, os mesmos 10 dias de trabalho representariam apenas 40 homem-hora de esforço. E a duração, nesse caso, continuaria sendo de 10 dias.

Aqui, precisamos voltar atrás e compreender o significado exato de uma estimativa, quando a recebemos. Quando o escritor, lá no primeiro passo, diz que o esforço para escrever o artigo é de 10 homem-dia, precisamos imediatamente perguntar: - Por favor, informe quantas horas de trabalho por dia serão gastas? A resposta pode ser “por tempo integral”, “por 4 horas por dia” ou outra qualquer. Só assim teremos uma noção exata do significado da estimativa de esforço.

Agora, vamos incluir mais algumas variáveis, que precisam ser levadas em conta, quando estamos fazendo estimativas de duração. No nosso exemplo, você teria a incumbência de escrever o artigo. Você conhece o assunto e está pronto para a execução. Todavia, acontece uma reviravolta e você precisa agora atuar em outro projeto, que proporcionará um bom retorno financeiro, mas que o impedirá de escrever o artigo. O que você pode fazer? Desistir seria uma alternativa, mas você não gosta dessa ideia. Você não deseja perder essa oportunidade e nem pensa em adiar. Para um professor, ter um artigo publicado em uma importante revista é um gol a ser marcado que não deve ser desprezado. Por tudo isso, você decide convidar um colega para ajudá-lo com o artigo. Você acredita que ele poderá fazer a tarefa, obviamente como co-autor da obra. Você já tem a estrutura do artigo pronta e algum tempo para orientar esse colega. Mas, sendo outra pessoa a fazer o serviço, você teme que leve mais tempo. Por conta disso, você muda a estimativa de esforço para 12 homem-dia. Você pensa mais um pouco e lembra que o seu colega é um ótimo profissional e que geralmente está ocupado. Isso o leva a aumentar a sua estimativa para 15 homem-dia de esforço. Você, então se convence que deve aumentar a estimativa para 17 homem-dia para incluir contingências. Finalmente, depois de identificar os riscos de projeto, você fica convencido que a estimativa de duração mais correta deve ser 20 homem-dia. Esse é um número bem diferente da estimativa inicial, mas você sabe que usar estimativas não realistas tornarão seu plano sem sentido.

As estimativas devem ser feitas da forma mais objetiva possível e devem ser realistas. As pessoas que fazem as estimativas devem considerar a atividade de forma isolada e tentar determinar o tempo que essa atividade levará para ser concluída sem considerar quaisquer influências externas.

Depois de ter feito a estimativa, existem três outras recomendações que deverão ser seguidas com o objetivo de manter as estimativas em um bom nível de racionalidade e coerência.

1)- Documente suas estimativas. Sempre documente suas estimativas e como você chegou a elas. Que fatores você considerou para fazer essa estimativa? Que suposições você fez? Isto tornará mais fácil entender como a estimativa foi feita, para justificá-la ou para usar esse conhecimento em projetos futuros.

2)- Refine suas estimativas. Tendo feito suas estimativas iniciais para as atividades do projeto, é importante que você as reveja e atualize continuamente. Em um cenário de mudanças que podem afetar suas estimativas, novas informações tornam-se disponíveis. O gerente de projeto é responsável por refinar e atualizar regularmente as estimativas, até que as mesmas tornem-se 100% precisas – que é quando a atividade é concluída!

3)- Acompanhe as estimativas. Para ajudá-lo a melhorar suas habilidades de fazer estimativas, sugere-se que você acompanhe as mudanças eventuais de suas estimativas ao longo do tempo. Será muito importante anotar as causas das mudanças nas estimativas e as situações que levaram a revisão das mesmas.

Portanto estimativas devem ser revistos e atualizados em uma base regular, à luz de qualquer nova informação que tenha surgido.