Como incentivar a minha equipe de funcionários?

O Sebrae (Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas) possui vários materiais muito interessantes para orientar pequenos empresários, enfocando a gestão das micro e pequenas empresas em nosso país. Em um desses materiais chamado de “As 40 Perguntas mais Frequentes dos Empresários” (texto de 68 páginas, desenvolvido em 2008 pelo Sebrae-SP), há uma parte sobre como incentivar a equipe de funcionários que pode ser facilmente adaptado ao gerenciamento da equipe de vendas ou até mesmo a equipe de projetos. Por conta disso, estou reproduzindo esse texto no blog.  

“Quando um cliente chega a uma empresa, a diferença proporcionada pela atuação em equipe é sentida já no próprio ambiente, caracterizado por profissionais entusiasmados, otimistas e dinâmicos e reflete-se em todos os processos, desde a anotação clara de um simples recado, até a busca de auxílio junto a um colega de trabalho, quando não se tem certeza de uma informação a ser passada para o cliente. E essa diferença contribui, e muito, para a realização de negócios. Essa atmosfera de equipe, de confiança e de compartilhamento, é conseguida por um árduo trabalho de liderança, capaz de conciliar os aspectos individuais dos profissionais com as expectativas da empresa e dos clientes. E cada empresa tem o seu estilo, as suas peculiaridades. Assim, não existe uma receita pronta. Entretanto, algumas práticas podem ser inspiradoras para o desenvolvimento de equipes vencedoras:

- Definição de metas: saber aonde se quer chegar.

- Praticar constantemente o “feedback”: uma palavra colocada de forma correta faz toda a diferença; comunicação é tudo.

- Reconhecimento: satisfação pessoal e profissional.

- Liberdade para pedir ajuda: a importância da confiança.

- Delegar responsabilidades e apoiar realizações: autonomia e tomada de decisão.

Essas práticas de equipes vencedoras deixam claros os benefícios para a organização, principalmente no que diz respeito à melhoria das condições para realização de negócios, ao aumento da sinergia entre os funcionários, à melhoria no ambiente de trabalho e ao aumento da satisfação dos clientes. Por outro lado, as empresas que não atuam com o sentido de equipe têm maior propensão para desenvolverem aspectos como burocracia interna e confusão, em uma atmosfera de desconfiança e individualismo, o que pode influenciar negativamente em seu relacionamento com os clientes, diminuindo as suas condições de competitividade.

É por isso que desenvolver as equipes nas organizações é tão importante no acirrado mercado contemporâneo.

Formando uma equipe de alta performance.

• Trabalhar efetivamente em equipe.

• Compartilhar as visões de futuro com os colaboradores, parceiros e fornecedores.

• Dialogar aberta e francamente com todas as pessoas envolvidas.

• Aceitar, implementar e valorizar as boas ideias que freqüentemente acontecem nas empresas.

• Delegar autoridade e responsabilidades para que a equipe consiga trabalhar unida e coesa.

• Alternar a chefia dos trabalhos conforme as competências exigidas em cada caso e ocasião.

• Capacitar e valorizar o conhecimento de todos.

• Estimular o trabalho em equipe e buscar o comprometimento de todas as pessoas na empresa e outras mais”.

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Fonte: SEBRAE-SP. “As 40 Perguntas mais Frequentes dos Empresários”. Sebrae-SP, 2008.

Passo a Passo para Elaborar o Cronograma com o Project Libre – Parte 2

O objetivo desse post é apresentar os passos para a elaboração do cronograma de um projeto usando o programa PROJECT LIBRE. Caso ainda não tenha feito isso, recomendamos a leitura do post anterior.

Continuando de onde estávamos, se voltarmos para a tabela 1, mostrada no início do texto do post Passo a Passo para Elaborar o Cronograma com o Project Libre – Parte 1 , vamos encontrar as durações de todas as atividades do projeto. O próximo passo é clicar na atividade “Reunião de kick-off”, digitar a duração de 1 dia e clicar em “Fechar” (figura 7).

Figura 7: Carregando as durações das atividades 

Com isso o programa irá salvar essa informação de duração da atividade “Reunião de kick-off”. Na sequencia, devemos fazer o mesmo para todas as outras atividades do cronograma. Após essa etapa será possível ver a tela mostrada na figura 8.

Figura 8: EAP carregada com as durações de todas as atividades

A figura 8 mostra todas as atividades iniciando no mesmo dia, ou seja, na data de início do projeto. Mas, como o leitor já deve notado, esse não é ainda o cronograma. Para a montagem do cronograma é necessário entrar com as antecessoras de cada atividade. Em outras palavras, precisamos contar para o Project Libre que atividade é feita em primeiro lugar, a atividade que vem depois, a que vem em seguida, e assim por diante, até o final do projeto.

Isso é feito no Project Libre entrando com as informações das atividades antecessoras na coluna correspondente de mesmo nome. Para encontrar essa coluna o leitor deverá mover o mouse para a linha vertical (mais grossa) que separa as colunas com informações das atividades (nome, duração, início, fim, ...) da parte do cronograma. Deverá aparecer um pequeno traço horizontal com uma seta em cada extremidade. Basta, então, apertar e segurar o botão direito do mouse e arrastar essa linha vertical (mais grossa) para a direita, fazendo aparecer outras colunas, como a das antecessoras.

As atividades antecessoras não são outras atividades diferentes daquelas que já estamos trabalhando. São somente as atividades que vem antes!!!

Para saber quem são as atividades antecessoras (que vem antes), vamos usar os registros das reuniões com a equipe do projeto, mencionados no texto do post Passo a Passo para Elaborar o Cronograma com o Project Libre – Parte 1 .

Tabela 2: Lista de atividades, durações e antecessoras

Basicamente, a tabela 1 foi refeita, gerando a tabela 2, que inclui as informações do número da linha de cada atividade, como indicado no Project Libre (do lado esquerdo) e também a indicação das atividades antecessoras (números do lado direito).  A posição dos números das linhas de cada atividade pode ser visto na figura 9.

Figura 9: EAP do projeto e coluna das antecessoras

Como é obtida a informação das antecessoras? Isso é feito analisando cada uma das atividades do cronograma e perguntando: - Que atividade (ou atividades) vem antes?

A primeira atividade que temos é a “Reunião de kick-off”. Então, a pergunta a ser feita é: - Que atividade (ou atividades) vem antes da “Reunião de kick-off”? A resposta para essa pergunta é nenhuma atividade. A “Reunião de kick-off” deve ser feita no primeiro dia do projeto, ou seja, no dia 10 de novembro de 2014, seguindo o que foi estabelecido para o caso presente. Na linha da atividade “Reunião de kick-off”, na coluna de Antecessoras, não há nada a ser informado (fica em branco).

O próximo passo é perguntar: - Que atividade (ou atividades) vem antes do “Plano do projeto”? Resposta: A “Reunião de kick-off”, que é uma atividade que está na linha 2 do Project Libre. Dessa forma, na coluna de Antecessoras, na linha da atividade “Plano do projeto” deve ser digitado o número 2.

Continuando, devemos perguntar: - Que atividade (ou atividades) vem antes da “Adequação contábil”? Resposta: A “Assinatura de contrato” com a firma de consultoria externa, que é uma atividade que está na linha 16 do Project Libre. Dessa forma, na coluna de Antecessoras, na linha da atividade “Adequação contábil” deve ser digitado o numero 16.

Seguindo para o próximo, devemos perguntar: - Que atividade (ou atividades) vem antes da “Adequação fiscal”? Resposta: A “Adequação contábil”, que é uma atividade que está na linha 5 do Project Libre. Dessa forma, na coluna de Antecessoras, na linha da atividade “Adequação fiscal” deve ser digitado o numero 5.

E assim por diante, isso deve ser feito com todas as atividades. A tabela 2 é a ferramenta auxiliar para essa etapa de carregamento do projeto no Project Libre. O resultado de todo esse esforço é a obtenção do cronograma do projeto apresentado em um gráfico de Gantt (figura 10).

Figura 10: Cronograma do projeto

O Project Libre permite visualizar a EAP do projeto, bastando para isso clicar em Tarefas – EAP. É tampem possível visualizar o diagrama de redes do projeto, bastando para isso clicar em Tarefas – Rede.

Voltando para o cronograma (Tarefas – Gantt), podemos notar que o projeto em questão tem uma duração total de 81 dias. Além disso, o caminho crítico do projeto é indicado na cor vermelha, lembrando que as atividades que estão no caminho crítico são aquelas onde não existem folgas. Isso significa que se essas atividades atrasarem, por exemplo, o projeto como um todo também irá atrasar.

O Project Libre é, sem dúvida, uma ferramenta de software de gerenciamento de projetos muito interessante e que merece ser explorada em outros posts. Por isso, acredito que voltaremos a ela em breve.

Passo a Passo para Elaborar o Cronograma com o Project Libre – Parte 1

O objetivo desse post é apresentar os passos para a elaboração do cronograma de um projeto usando o programa PROJECT LIBRE, que é uma ferramenta de gerenciamento bastante interessante. Para conhecer as características básicas desse programa e baixá-lo no seu computador acesso o post ProjectLibre:Ferramenta de Software de Gerenciamento de Projetos.

Se o leitor já possui outros programas de gerenciamento de projetos certamente poderá usá-los em suas aplicações. O Project Libre é a versão mais atualizada do Open Proj e tem a vantagem de estar ao alcance de um clique, por ser gratuito.

Como a maior dos programas desse tipo, o Project Libre permite fazer muitas coisas importantes para o projeto, como, por exemplo, definir calendários, desenhar a EAP, desenhar do diagrama de rede, criar o cronograma em um gráfico de Gantt, criar a planilha de recursos do projeto e fazer as alocações desses recursos, visualizar os custos das atividades e acompanhar o projeto. Obviamente, isso não é tudo. Mas, nesse post vamos apenas tratar dos passos para a elaboração do cronograma de um projeto, usando um exemplo de fusão entre duas empresas chamadas de A e B. Para justificar as escolhas feitas para elaboração do cronograma, o exemplo de fusão das empresas será comentado ao longo do texto. Nosso ponto de partida foi a tabela mencionada no post  Um Exemplo de Projeto de Integração paraEmpresas passando por Processos de Fusões e Aquisições – Parte 3. Essa tabela foi simplificada, com a retirada de entregas inicialmente consideradas, criando assim a EAP de um projeto de curto prazo.

Nós vamos trabalhar com uma ferramenta de software, o Project Libre. Todavia, antes de tudo, precisamos entender que o projeto não é feito pela ferramenta. O Project Libre, assim como qualquer outro software de gerenciamento de projetos, não faz o projeto. Para que o projeto seja carregado na ferramenta é necessário conhecer os requisitos do projeto, coletar informações, refletir sobre as condições existentes, definir as atividades, escolher os recursos, verificar o que precisa ser adquirido e contratado de terceiros, discutir com a equipe as alternativas possíveis sobre como fazer cada atividade e o seu sequenciamento.

Tendo isso em mente, devemos entender que a tabela abaixo foi definida após várias reuniões, onde tivemos um intenso debate com a equipe do projeto. Essa tabela contém, para cada entrega do projeto, as atividades que serão usadas no cronograma. Para visualizar a tabela e as figuras subsequentes em tamanho maior, basta clicar nas mesmas.

 Tabela 1: Informações sobre o projeto

É importante registrar o que foi decidido nas reuniões acima mencionadas em relação às atividades do projeto:

·         A reunião de kick-off não tem atividade antecessora. Inicia na data de início do projeto;

·         O plano de projeto deve começar logo após a reunião de kick-off;

·         A adequação contábil precisa de especialistas da firma de consultoria. É a primeira atividade do alinhamento da gestão financeira;

·         A adequação fiscal precisa de especialistas da firma de consultoria. É a segunda atividade do alinhamento da gestão financeira;

·         A adequação financeira precisa de especialistas da firma de consultoria. É a terceira atividade do alinhamento da gestão financeira

·         A padronização da controladoria precisa de especialistas da firma de consultoria. É a última atividade do alinhamento da gestão financeira;

·         O recadastramento de funcionários precisa de especialistas da firma de consultoria. É a primeira atividade do alinhamento da gestão de recursos humanos;

·         A revisão do plano de cargos e salários precisa de especialistas da firma de consultoria. É a segunda atividade do alinhamento da gestão de recursos humanos;

·         A integração do plano de benefícios precisa de especialistas da firma de consultoria. É a última atividade do alinhamento da gestão de recursos humanos;

·         A elaboração da consulta aos fornecedores (firmas de consultoria) deve ser feita logo após o término do plano do projeto;

·         A análise de propostas e escolha da firma de consultoria deve vir após a elaboração da consulta aos fornecedores;

·         A assinatura do contrato deve vir após a análise de propostas e escolha da firma de consultoria;

·         A elaboração do conteúdo sobre a integração precisa de especialistas da firma de consultoria;

·         A definição da agenda de reuniões precisa de especialistas da firma de consultoria;

·         A primeira apresentação será feita logo após o término do plano do projeto;

·         A segunda apresentação será feita logo após o término das atividades de gestão dos recursos humanos;

·         A terceira apresentação será feita logo após o término do alinhamento financeiro;

·         O relatório consolidado de metas alcançadas será feito após a terceira apresentação;

·         O relatório de lições aprendidas será feito após o término do relatório consolidado de metas alcançadas;

·         O evento de comemoração será após o término do relatório de lições aprendidas.

Como pode ser visto nas premissas acima mencionadas, as equipes da firma de consultoria, junto com diferentes recursos humanos pertencentes a empresa, atuarão nas principais atividades do projeto. Por isso, logo após o plano do projeto, deve-se trabalhar na seleção e contratação dessa firma de consultoria.

A informação acima estabelece, portanto, as bases para a elaboração do cronograma desse projeto. Se abrirmos, então, o programa Project Libre será possível visualizar a tela mostrada na figura 1.

Figura 1: Tela inicial do Project Libre

Recomendo, a partir de agora, seguir exatamente os passos indicados abaixo. Com o uso e a experiência o leitor poderá encontrar outras formas de carregar o projeto, obter a EAP, o diagrama de rede, o cronograma e tudo mais que se refere ao uso desse programa.

O próximo passo é carregar nas linhas de tarefa a EAP do projeto. A figura 2 mostra esse passo. Na linha superior temos o nome do projeto (“Projeto Fusão Empresas A e B”). Note que temos, nas duas primeiras linhas, as atividades “Reunião de kick-off” e “Plano de projeto”. Nas linhas subsequentes temos as entregas “Alinhamento da gestão financeira”, “Gestão de RH”, “Contratação consultoria”, “Criação equipe de comunicação” e “Encerramento do projeto”.

Figura 2: Carregando a EAP (nome do projeto e entregas)

O passo seguinte será colocar todas as atividades e entregas do projeto para “debaixo do guarda-chuva” do projeto. Fazendo isso, o programa entende que essas atividades e entregas pertencem ao projeto. Basta, portanto, selecionar as atividades e entregas (clicando no número à esquerda e arrastando até onde necessário com o mouse para que as linhas fiquem escuras), depois clicar o botão direito do mouse, e finalmente clicar na opção > Parágrafo. Veja como isso fica na figura 3.

Figura 3: Carregando a EAP (usando a função "identar", que é o mesmo que > Parágrafo)

Um cronograma trabalha com atividades. Agora, ainda precisamos subdividir as entregas em atividades. Vamos começar pela entrega “Alinhamento da gestão financeira”. Essa entrega tem 4 atividades a ela vinculadas. Em outras palavras, isso quer dizer que quando todas as 4 atividades forem executadas, essa entrega será executada. Portanto, por causa disso, não se atribui duração, se aloca recursos ou se define antecessores para entregas. Isso só é feito com as atividades das entregas.

O que devemos fazer é selecionar a linha logo abaixo da entrega “Alinhamento da gestão financeira”, e abrir 4 linhas em branco. A seleção é feita clicando no número à esquerda da linha com o mouse para que a linha fique escura, depois clicar o botão direito do mouse, e finalmente clicar na opção Novo. Veja como isso fica na figura 4.

Figura 4: Carregando a EAP (carregando as atividades das entregas)

Depois de abrir a linhas necessárias, temos que preenchê-las com os nomes das atividades relacionadas a entrega “Alinhamento da gestão financeira”. Essas atividades são as seguintes: “Adequação contábil”, “Adequação fiscal”, “Adequação financeira” e “Padronização controladoria”. Agora, temos que mostrar para o programa que essas atividades pertencem a entrega “Alinhamento da gestão financeira”. Para isso, basta selecionar as 4 atividades digitadas (clicando no número à esquerda e arrastando até onde necessário com o mouse para que as linhas fiquem escuras), depois clicar o botão direito do mouse, e finalmente clicar na opção > Parágrafo. Veja como isso fica na figura 5.

Figura 5: Carregando a EAP (atividades que pertencem a uma entrega)

Continuando, temos que abrir linhas em branco debaixo das outras entregas, digitar as atividades dessas entregas e mostrar ao programa que essas atividades pertencem a entrega. Então, logo abaixo da entrega “Gestão de RH” precisamos abrir 3 linhas em branco. Logo abaixo da entrega “Contratação consultoria” precisamos abrir 3 linhas em branco. Logo abaixo da entrega “Criação equipe de comunicação” precisamos abrir 5 linhas em branco. E, finalmente, logo abaixo da entrega “Encerramento do projeto” precisamos abrir 3 linhas em branco.

Agora, é só digitar as atividades debaixo de cada entrega, selecionar essas entregas como mostrado acima e clicar na opção > Parágrafo. Sim, o leitor já deve ter notado que esse não é o momento de ter pressa. Digite as entregas uma a uma, e depois aplique o comando de “identar”, que é feito através da opção > Parágrafo. Não tente fazer tudo de uma vez. Faça isso entrega por entrega. Ao final a EAP deverá estar carregada no Project Libre e o leitor poderá visualizar a tela apresentada na figura 6.

Figura 6: Carregando a EAP completa

A tela adicional que é mostrada na figura 6, do lado direito da mesma, só aparece se clicarmos em Projeto – Informações. Na tela de informações do projeto podemos confirmar no nome do projeto, a data definida para início do projeto, a data do estado (data em que estamos usando o programa e carregando os dados) e o tipo de calendário do projeto (padrão, que significa que o trabalho será feito dentro do horário comercial, de segunda à sexta, durante 8 horas por dia).

O leitor deve ter notado que a numeração das atividades, no lado esquerdo da tela, foi sendo alterada, à medida que novas atividades foram sendo digitadas. Afinal, estamos trabalhando nos passos para carregar o programa – que é basicamente um conjunto de planilhas interligadas – e isso faz com que ocorram essas mudanças durante o carregamento do projeto no Project Libre.

O passo seguinte é carregar as durações de cada atividade do cronograma. Para fazer isso basta clicar, com o mouse, em cima da atividade, que uma pequena tela será aberta. Essa é a tela de “informações sobre a atividade” para ser carregada com vários tipos de informação. Aqui e agora, vamos apenas carregar a informação da duração da atividade. No programa Project Libre a duração deve ser carregada em “dias”.

Veremos na parte 2 desse post os passos seguintes da elaboração do cronograma com o Project Libre.

Trabalhando com Estimativas de Duração das Atividades do Projeto

Vamos pensar como se estivéssemos envolvidos em um projeto de escrever um artigo. O cliente é uma importante revista de administração que se interessou por sua abordagem relacionada ao ensino do gerenciamento de projetos e lhe encomendou um artigo sobre esse assunto. Nesse exemplo é você que terá a incumbência de escrever o artigo. A ideia desse post é aplicar algumas regras básicas sobre como fazer estimativas de duração para esse exemplo de escrever um artigo.

 

Nesse início de conversa, há três regras que valem a pena ser mencionadas e que são as seguintes:

·         Será necessário fazer perguntas. Isso não é um desrespeito ao especialista;

·         Será necessário ser realista;

·         Comece estimando o esforço, que é medido em homem-hora.

Então, como primeiro passo, a estimativa inicial é que o trabalho de escrever o artigo consumirá de você 10 dias de esforço (lembre-se que o esforço é igual a quantidade de recursos multiplicada pela duração). Em outras palavras, o esforço será igual a 1 recurso (= você), trabalhando por 10 dias, ou seja, 10 homem-dia (=1 homem x 10 dias). Se um dia tem 8 horas úteis de trabalho, podemos também dizer que esse esforço será igual a 80 homem-hora. Nesse caso a duração é de 10 dias, ou de 80 horas.

Ficou parecendo que o esforço e a duração são a mesma coisa. Mas, isso está longe de ser verdade. Existe uma grande diferença entre esforço e duração. O esforço – como dito anteriormente – significa a quantidade de trabalho feito por pessoas (ou recursos). Como estamos contando com apenas um escritor, a duração do trabalho será de 10 dias (ou 80 horas). Todavia, se o artigo fosse dividido em duas partes iguais, sendo cada parte correspondente a metade do artigo, e se tivéssemos a nossa disposição dois escritores perfeitamente capazes de elaborar seus textos, trabalhando em paralelo, a duração do projeto seria de apenas 5 dias. Dessa forma, sendo composto pelo esforço do primeiro escritor, consumindo 5 homem-dia, e mais o esforço do segundo escritor, consumindo outros 5 homem-dia. Com essa pequena mudança, o esforço total – dos dois escritores – permaneceu em 10 homem-dia, como definido no primeiro passo, mas a duração foi reduzida à metade, uma vez que os dois escritores trabalham em paralelo, cada um fazendo a sua parte.  

Mas, isso não é tudo. Há situações em que um recurso é alocado para uma atividade do projeto em tempo integral. Assim sendo, todas as 8 horas de um dia de trabalho são dedicadas ao projeto. Essa é a premissa usada até esse momento.

Há casos, porém, em que o recurso é alocado somente em tempo parcial. Essa é uma premissa diferente e que abre outras possibilidades. Aplicando esse princípio do tempo parcial ao nosso exemplo, vamos supor que o trabalho de escrever o artigo foi estimado em 10 dias porque ele seria feito junto com outras atividades. O escritor não trabalharia exclusivamente na produção do texto do artigo. Ele continuaria fazendo suas atividades do dia a dia, tentando reduzir um pouco uma ou outra tarefa, sem prejudicá-la, aproveitando o tempo da melhor forma possível para priorizar a produção do texto e consumir os 10 homem-dia de esforço (no cenário de apenas 1 escritor). Só que nesse caso, não poderíamos simplesmente multiplicar os 10 dias pela quantidade de horas de trabalho em um dia (= 8 horas, do horário comercial). Precisamos saber por quanto tempo o recurso fica dedicado ao projeto.

Se, no nosso exemplo, o escritor ficasse alocado apenas por meio período de trabalho, ou 4 horas, os mesmos 10 dias de trabalho representariam apenas 40 homem-hora de esforço. E a duração, nesse caso, continuaria sendo de 10 dias.

Aqui, precisamos voltar atrás e compreender o significado exato de uma estimativa, quando a recebemos. Quando o escritor, lá no primeiro passo, diz que o esforço para escrever o artigo é de 10 homem-dia, precisamos imediatamente perguntar: - Por favor, informe quantas horas de trabalho por dia serão gastas? A resposta pode ser “por tempo integral”, “por 4 horas por dia” ou outra qualquer. Só assim teremos uma noção exata do significado da estimativa de esforço.

Agora, vamos incluir mais algumas variáveis, que precisam ser levadas em conta, quando estamos fazendo estimativas de duração. No nosso exemplo, você teria a incumbência de escrever o artigo. Você conhece o assunto e está pronto para a execução. Todavia, acontece uma reviravolta e você precisa agora atuar em outro projeto, que proporcionará um bom retorno financeiro, mas que o impedirá de escrever o artigo. O que você pode fazer? Desistir seria uma alternativa, mas você não gosta dessa ideia. Você não deseja perder essa oportunidade e nem pensa em adiar. Para um professor, ter um artigo publicado em uma importante revista é um gol a ser marcado que não deve ser desprezado. Por tudo isso, você decide convidar um colega para ajudá-lo com o artigo. Você acredita que ele poderá fazer a tarefa, obviamente como co-autor da obra. Você já tem a estrutura do artigo pronta e algum tempo para orientar esse colega. Mas, sendo outra pessoa a fazer o serviço, você teme que leve mais tempo. Por conta disso, você muda a estimativa de esforço para 12 homem-dia. Você pensa mais um pouco e lembra que o seu colega é um ótimo profissional e que geralmente está ocupado. Isso o leva a aumentar a sua estimativa para 15 homem-dia de esforço. Você, então se convence que deve aumentar a estimativa para 17 homem-dia para incluir contingências. Finalmente, depois de identificar os riscos de projeto, você fica convencido que a estimativa de duração mais correta deve ser 20 homem-dia. Esse é um número bem diferente da estimativa inicial, mas você sabe que usar estimativas não realistas tornarão seu plano sem sentido.

As estimativas devem ser feitas da forma mais objetiva possível e devem ser realistas. As pessoas que fazem as estimativas devem considerar a atividade de forma isolada e tentar determinar o tempo que essa atividade levará para ser concluída sem considerar quaisquer influências externas.

Depois de ter feito a estimativa, existem três outras recomendações que deverão ser seguidas com o objetivo de manter as estimativas em um bom nível de racionalidade e coerência.

1)- Documente suas estimativas. Sempre documente suas estimativas e como você chegou a elas. Que fatores você considerou para fazer essa estimativa? Que suposições você fez? Isto tornará mais fácil entender como a estimativa foi feita, para justificá-la ou para usar esse conhecimento em projetos futuros.

2)- Refine suas estimativas. Tendo feito suas estimativas iniciais para as atividades do projeto, é importante que você as reveja e atualize continuamente. Em um cenário de mudanças que podem afetar suas estimativas, novas informações tornam-se disponíveis. O gerente de projeto é responsável por refinar e atualizar regularmente as estimativas, até que as mesmas tornem-se 100% precisas – que é quando a atividade é concluída!

3)- Acompanhe as estimativas. Para ajudá-lo a melhorar suas habilidades de fazer estimativas, sugere-se que você acompanhe as mudanças eventuais de suas estimativas ao longo do tempo. Será muito importante anotar as causas das mudanças nas estimativas e as situações que levaram a revisão das mesmas.

Portanto estimativas devem ser revistos e atualizados em uma base regular, à luz de qualquer nova informação que tenha surgido.

Frases para Motivar a Equipe de Vendas (também ...)

Muitos acreditam que se alguém está trabalhando em uma organização, precisará aprender a vender. Essa é uma das competências mais importantes do mundo corporativo. Mesmo que essa pessoa não venda para gente de fora da organização, em muitos momentos precisará vender suas ideias para colegas e chefes. Precisará argumentar, persuadir e convencer os outros, e nada melhor do que as técnicas de venda para isso.  O que não significa que esse alguém será sempre bem sucedido na tarefa de vender suas ideias. Sim, nem sempre isso vai acontecer. Mas, entender-se como vendedor será muito útil, pois o vendedor sabe que nem sempre consegue completar uma venda e o mundo não acaba por causa disso. O vendedor precisa continuar tentando, precisa enfrentar os problemas, precisa ser persistente e ter uma forte autoestima que o capacite a conviver com a eventual rejeição de outros em relação a suas ideias ou ao que está tentando vender. Sim, é vida que segue, é bola pra frente (na linguagem do futebol)!  

 

Os profissionais de vendas – aqueles cujo ganha-pão depende do alcance de metas – costumam aprender desde cedo que precisam manter uma pele grossa (ou ser cascudos, no linguajar do futebol), e ter uma atitude positiva (tentar sempre fazer o melhor, apesar dos problemas).

Não é nada fácil segurar dentro de nós a chama acesa e essa capacidade de aguentar pancada e enfrentar um mundo algumas vezes hostil. Uma parte do combustível que alimenta esse motor interno é a atitude positiva. O que nos leva então para a seguinte afirmação: - Todos nós precisamos de um pouco de inspiração e motivação que nos ajude a pensar se as nossas atitudes e ações estão realmente nos guiando no caminho para o sucesso.

As frases abaixo, que vamos compartilhar, são fontes verdadeiras de inspiração e motivação. Leia e reflita!!!

1)- Você nunca encontrará tempo para alguma coisa, se você não quiser ter tempo para isso (Charles Robert Buxton).

2)- A maioria das pessoas pensa que vender é o mesmo que falar. Mas, os vendedores mais efetivos sabem que ouvir é a parte mais importante do seu trabalho (Roy Bartell).

3)- Se você não está cuidando do seu cliente, o seu concorrente estará (Bob Hooey).

4)- Os obstáculos não podem parar você. Os problemas não podem parar você. Mais do que tudo, as outras pessoas não podem parar você. Somente você pode parar você (Jeffrey Gitomer).

5)- Liderança é fazer a coisa certa quando ninguém está olhando (George Van Valkenburg).

6)- O sucesso é a habilidade de ir de falha em falha sem perder o entusiasmo (Winston Churchill).

7)- As oportunidades normalmente estão disfarçadas em trabalho duro, por isso a maioria das pessoas não as reconhece (Ann Landers).

8)- Falta de direção, não falta de tempo, é o problema. Todos nós temos dias de vinte e quatro horas (Zig Ziglar).

9)- O medo é o destruidor de sonhos e o assassino de ambições (Jeffrey Benjamin).

10)-  Propectar: encontre um homem com um problema (Ben Friedman).

11)- Se a oportunidade não bate na porta, construa uma porta (Milton Berle).

12)- Metas não são suficientes. Você precisa de metas com prazos: metas grandes o suficiente para deixá-lo empolgado e prazos que o façam correr. Um não é bom sem o outro, mas juntos eles podem ser muito melhores (Ben Feldman).

Fonte: http://www.cpsa.com/knowledgecentre/SRCArticleRead.aspx?articleID=656

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