O debate aqui é sobre os PMOs
(Project Management Offices, ou Escritórios de Gerenciamento de Projetos) que
não cumprem seu real papel nas organizações, muito deles sendo considerados
como áreas sem função claramente definida, como um quadro de natureza morta que
serve apenas para decorar o certificado de qualidade da empresa.
Em situações
como essa, ressuscitar um escritório de gerenciamento
de projetos requer um forte comprometimento da
alta direção e a compreensão de que o PMO é uma área estratégica para a
organização e por isso capaz de impactar seus resultados.
Por milhares de
anos, os filósofos de todo o mundo têm lutado com a questão: Existe vida após
a morte? Então, brincadeiras de lado, é
possível fazer um PMO, meio “morto” e sem função, voltar a ser uma área que agregue
valor para a organização?
No momento, a
resposta mais aceita pelos especialistas é um sonoro sim! Em outras palavras,
embora existam casos perdidos, a maior parte dos PMOs merece uma segunda
oportunidade. Obviamente, para que o PMO seja bem sucedido numa segunda chance,
algumas mudanças importantes deverão ser implementadas, especialmente aquelas
que mostrem para a organização que o PMO pode efetivamente ajudar aos projetos
a ter sucesso e que, portanto, não é apenas um orgão fiscalizador que só se
importa com as regras que burocratizam e/ou engessam a execução dos projetos.
Segundo o
relatório “PMI´s Pulse of the Profession”, divulgado em 2013, 69% das organizações envolvidas na
pesquisa do Project Management Institute tinham os seus escritórios de projeto.
Por outro lado, ¾ dos PMOs falham
nos três primeiros anos após terem sido implantados, de acordo com a Forrester Research. O
fato é que de nada adianta implementar um escritório de projetos se as equipes
de projeto, os gerentes funcionais, os diretores e enfim todos os colaboradores
nos mais diversos níveis no organograma, não conseguirem entender o papel do
PMO e sua importância estratégica para a organização.
4 razões mais comuns de falha dos PMOs
Falta de direção: Uma das
razões que os PMOs falham
é que eles não têm um propósito
ou missão clara. Se
um PMO não tem uma
razão para existir,
ele não irá existir.
Mudanças
organizacionais: O
PMO precisa se mover junto com os movimentos da organização. Mas para isso o
PMO precisa atuar de forma estratégica e ser reconhecido como uma área que agrega
valor. Se o PMO não evolui com a organização ele corre um sério risco de
tornar-se obsoleto. Nesses casos, quando a organização passa por uma
reestruturação organizacional, esses PMOs percebidos como obsoletos tendem a
ser desmantelados.
Recursos insuficientes: Há casos de
PMOs com orçamentos insuficientes e com um número limitado de recursos. Isso
gera uma percepção equivocada das pessoas em relação ao trabalho do escritório
de projetos. Tudo começa com a falsa ideia da organização no caminho certo,
trabalhando com uma equipe enxuta, quando na verdade o que aconteceu ao PMO foi
ter sido dimensionado de forma incorreta. Assim, sem que o problema da
insuficiência de recursos seja claramente percebido, a organização irá esperar
que o PMO entregue sempre mais do que é realmente capaz de entregar. Injusto,
mas real!
Pressões de custo: Algumas vezes
o PMO é visto como algo dispensável, principalmente se a organização passa por
uma fase de corte de custos. Se a empresa está procurando maneiras de cortar
custos poderá considerar como indesejável a perda de um gerente de projetos,
pois afinal é esse profissional que coordena os projetos, mas o PMO poderá ser
considerado como uma área não essencial (“um luxo só para grandes empresas”) e,
portanto, passível de ser eliminado.
3 sinais que mostram se está na hora de fechar um
PMO
Nem todos os
PMOs merecem uma segunda chance.
Aqui estão três
sinais que indicam que um
PMO deve ser fechado:
Nenhum valor:
Isso acontece quando os templates e planilhas que o PMO disponibiliza não são
ferramentas facilitadoras, e acabam não sendo usadas e por isso não são capazes
de agregar valor ao trabalho dos gerentes de projetos.
Missão cumprida: O trabalho do
PMO é desenvolver a capacidade de gerenciar programas e projetos em uma
organização. Se o PMO alcança um ponto em que não pode mais fazer isso – ou
porque a organização já atingiu um estágio muito avançado nessa área ou se, por
outro lado, o PMO mostrou-se totalmente incapaz de cumprir sua missão - então
ele deve ser fechado.
Estagnação: Se a organização está mudando,
o PMO deve mudar também. Em outras palavras, o PMO deve mudar
para manter-se sempre alinhado com a organização. Um PMO estagnado é um forte
candidato ao fechamento.
No
processo de "ressuscitar" o PMO será fundamental definir indicadores de
desempenho que melhor traduzam para todos na organização o trabalho do
escritório de projetos. Algo que mostre os projetos planejados e executados durante
o ano e, na outra ponta, os benefícios alcançados pela organização. Seria
interessante incluir também nesses indicadores o número de projetos concluídos
no prazo, dentro do orçamento previsto e com a qualidade requerida. Além disso,
será necessário tornar, na prática, o PMO parte do planejamento estratégico,
colocando no organograma o gerenciamento de programas e projetos como parte da
área que cuida do planejamento estratégico na organização.
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