Elaborando o Cronograma do Projeto com o MS Project

Na busca de eficiência e da possibilidade de administrar de forma mais organizada os projetos em curso na organização, as empresas têm usado cada vez mais ferramentas de software de gerenciamento de projetos. A escolha de tais ferramentas precisa ser feita com cuidado, pois existe um grande número delas, tanto proprietárias, cujo uso depende de compra de licenças, como ferramentas de código aberto, chamadas de “open source software” (software de código aberto).

A medida que os projetos crescem em quantidade, tamanho e complexidade, torna-se praticamente indispensável o uso de ferramentas de software de gerenciamento de projetos, pois possibilitam, para os membros de uma organização, o conhecimento dos processos utilizados, a visualização das informações em tempo real e o gerenciamento das necessidades de um projeto.  Todavia, para o uso efetivo de uma ferramenta de software de gerenciamento de projetos é necessário conhecer os conceitos de gestão de projetos, seus termos, denominações e definições, da mesma forma que a matemática é necessária para o uso efetivo de uma planilha de cálculos e o conhecimento de uma lingua é necessário para o uso de um editor de textos.

Veremos a seguir um conjunto de instruções que orientam a elaboração de um projeto no MS Project 2007 até a obtenção do cronograma do mesmo. Devemos lembrar inicialmente que, sendo o MS Project um software com várias possibilidades em seu menu, é possível executar uma mesma tarefa seguindo por mais de um caminho. Tendo isso em mente, e visualizando a tela inicial do programa, o usuário deverá seguir os seguintes passos:

Iniciando o Projeto

Escolher no menu Arquivo - Salvar como, e escrever o nome do arquivo do projeto. Em seguida, escolher no menu Arquivo – Propriedades, e inserir nome do projeto, nome do gerente e os comentários nos campos correspondentes.

 

Figura 1: Iniciando um projeto no MS Project

Em seguida, escolher no menu Projeto - Informações sobre o projeto e inserir a data de início do projeto e o calendário. O calendário formata o ambiente de projeto para que a alocação de recursos e as atividades sejam feitas da forma mais assertiva possível. O MS Project 2007 possui três tipos de calendários: padrão (8 horas por dia, de segunda à sexta), 24 horas e turno da noite.   O próximo passo é escolher a opção Ferramentas - Opções – calendário, para definir o calendário padrão do projeto, inserindo nos campos informações como: A semana inicia no (ex.: domingo),   hora de início padrão (ex.: 08:30), hora de término padrão (ex.: 17:30), etc. Vale acrescentar que o MS Project permite também que seja definido um calendário para um recurso, diferente do calendário base do projeto.

Ainda no início do projeto, escolher a opção Ferramentas - Opções – cronograma, para definir as opções do cronograma do projeto. Os campos principais dessa opção são: novas taferas (ex.: iniciar na data de início do projeto), a duração inserida em (ex.: dias); unidade padrão de trabalho (ex.: horas), tipo de tarefa padrão (ex.: duração fixa). É importante também escolher se o projeto terá, ou não, suas tarefas controladas pelo empenho.

Carregando a EAP

A EAP é a Estrutura Analítica do Projeto que consiste na divisão do escopo do projeto em componentes menores e mais fáceis de gerenciar. É construída através de técnicas de decomposição e detalhamento do trabalho a ser feito no projeto. A figura 2 ilustra uma EAP típica de um projeto genérico.

 

Figura 2: EAP de um projeto genérico

Para carregar a EAP do projeto, escolher no menu a opção Exibir - Grafico de Gantt. Em seguida, escolher no menu a opção Tabela: Entrada. Note que a EAP é composta de Entregas do projeto, e que cada Entrega pode conter um ou mais Pacotes de Trabalho. Por simplificação, vamos considerar que cada Entrega é subdividida em tarefas que serão usadas no cronograma do projeto (ver figura 3).

Figura 3: EAP carregada no MS Project

Por questões práticas de espaço, cada elemento da EAP tem uma descrição resumida. Por conta disso, recomenda-se usar um dicionário da EAP, com descrições mais detalhadas de cada um de seus elementos. Para criar o  dicionário da EAP, basta dar um duplo clique sobre uma tarefa para abrir as Informações sobre a mesma. Em seguida, selecionar o campo Anotações para preencher a área de texto com os detalhes da tarefa.

Criando a Planilha de Recursos

Um projeto necessita de recursos para executar cada uma de suas tarefas e podem ser do tipo trabalho ou material. Os recursos de trabalho são normalmente pessoas, como técnicos, pintores, arquitetos, etc. Os recursos materias podem ser tijolos, tinta, fio elétrico, barras de ferro, computadores, peças e outros tipos de insumos. Os recursos são criados em uma lista chamada de planilha de recursos para, posteriormente, serem alocados em cada tarefa do projeto. O usuário do MS Project 2007 deve escolher a opção Exibir Planilha de recursos para acessar essa planilha (figura 4). Cada tarefa poderá ter um ou mais recursos para alocação. Na planilha de recursos cada recurso (humano ou material) deve ter seu custo especificado (taxa/hora, tx. hora extra ou custo fixo).

Figura 4: Planilha de recursos

Alocando Recursos e Durações

A alocação de recursos é feita da seguinte forma: escolher no menu a opção Exibir – Grafico de Gantt. Selecionar também a opção Tabela: Entrada. Isso mostrará a EAP que foi carregada anteriormente. A partir desse ponto, dar um duplo clique sobre uma tarefa para abrir o campo  Informações sobre a mesma (ex.: Tarefa A1) . Selecionar então o campo Recursos.  No campo Nome do recurso alocar o recurso correspondente (ex.: advogado) , definindo no campo Unidades o percentual de tempo que este recurso irá trabalhar nessa tarefa (ex.: 100%). No campo Duração entrar com a quantidade de períodos trabalhados (ex.: 2 dias). Isso deverá ser feito para todas as tarefas do projeto.

Estabelecendo as Dependências e Obtendo o Cronograma

A programação das tarefas do projeto no tempo segue o seu sequenciamento. Portanto, é necessário saber que tarefa será feita primeiro, em seguida a próxima  e assim sucessivamente, até o encerramento. É necessário considerar que há tarefas que são executadas de forma seriada, enquanto outras são executadas em paralelo. A figura 5 mostra o sequenciamento de um projeto, também chamado diagrama de rede, usado como exemplo.

Figura 5: Diagrama de rede

Para cada tarefa podemos definir suas tarefas predecessoras (que vem antes) e sucessoras (que vem depois). Por exemplo, a tarefa A1 tem como predecessora o início do projeto e como sucessora a tarefas A2. Quando carregamos as predecessoras em cada uma das tarefas, como as durações de cada tarefa já tinham sido inseridas na etapa de alocação de recursos, o MS Project apresenta o desenho do cronograma do projeto.

Para carregar as predecessoras, escolher no menu a opção Exibir - Grafico de Gantt. Escolher, também, a opção Tabela: Entrada. Em seguida, dar um duplo clique sobre uma tarefa para abrir o campo Informações sobre a tarefa. Selecionar, então, a tabela Predecessoras. Nesta, no campo “Nome da tarefa” selecionar a tarefa que vem antes da tarefa selecionada. Seguir o mesmo procedimento para todas as tarefas do projeto. As tarefas chamadas de Inicio do projeto e Fim do projeto são marcos do mesmo e, portanto, devem ser marcadas com duração igual a zero. Os referidos marcos deverão ser usados normalmente no diagrama de rede do projeto (ex.: Inicio do projeto é predecessora da tarefa A1 e Fim do projeto é sucessora da tarefa D3). A figura 6, a seguir, apresenta o cronograma do projeto do nosso exemplo. Note que nas barras vermelhas é mostrado o caminho crítico do projeto.

Figura 6: Cronograma do projeto

Verificando a Super-Alocação

Um recurso humano deve ser alocado de forma correta. Isso implica em considerar, por exemplo, que uma pessoa (recurso humano) só pode trabalhar 8 horas durante um dia, dentro de um calendário padrão. Se ocorrer a situação de um recurso humano ser alocado em duas tarefas diferentes, num mesmo dia, ele ou ela estarão erradamente alocados, com mais horas de trabalho do que seriam capazes de realizar. Essa sobrecarga de trabalho para um recurso se chama, no MS Project, de super-alocação.  Em projetos pequenos, esse tipo de erro de alocação pode ocorrer por falta de atenção do usuário do software. Entretanto, em projetos maiores, onde existe uma quantidade muito grande de tarefas, evitar a super-alocação é menos trivial. Para remover a super-alocação será necessário reduzir o trabalho do recurso super-alocado ou reatribuir a tarefa para outro recurso. Para prevenir esse erro, o MS Project permite verificar a super-alocação de recursos. Assim sendo, o primeiro passo é verificar a super-alocação. Para isso, o usuário deve escolher no menu a opção Exibir – Gráfico de recursos. Além disso, escolher a opção Tabela – Entrada. A partir desse ponto, basta mover o botão central do mouse, verifique se o nome de algum dos recursos está marcado na cor vermelha. Em caso afirmativo, verifique em que momento do projeto isso acontece e remova a super-alocação (reduzindo a carga de trabalho do recurso ou alocando outro recurso).

Verificando a Duração Planejada

O usuário deve escolher no menu a opção Exibir – Grafico de Gannt e, também, a opção Tabela – Entrada. Na primeira linha, o campo Duração contém a duração total do projeto e de cada tarefa. Os campos Início e Término contêm as datas de início e término do projeto e de cada tarefa.

Verificando o Custo Planejado

O usuário deve escolher a opção Exibir – Gráfico de Gannt e, também, a opção Tabela – Custos. No campo “Custo total” pode ser visto o custo do projeto, de cada entrega e de cada tarefa.

Salvando a Linha de Base

Uma vez revisado e ajustado o planejamento do projeto é chegado o momento de “tirar uma foto” deste planejamento. A linha de base ou baseline é um modelo fixo que representa o planejamento do seu projeto. É por meio dela que se torna possível comparar os dados planejados com o que foi realizado no projeto, visualizando as variações cronológicas, financeiras e de trabalho. Para salvar a linha de base do projeto escolha a opção Ferramentas – Controle – Definir linha de base.

Esse post mostra como uma ferramenta de software pode facilitar o trabalho de planejar e atualizar os dados de um projeto, mas é sempre importante mencionar que quem cria, elabora, aloca, ajusta, estima, define, atualiza, planeja e replaneja as ações que irão ocorrer num projeto é o gerente de projetos e não o software.

Sobre o passo a passo para uso do MS Project 2007 acesse: http://h12sse.blogspot.com.br/2012/01/ms-project-passo-passo-parte-1.html