Na busca de eficiência e da possibilidade de administrar de
forma mais organizada os projetos em curso na organização, as empresas têm
usado cada vez mais ferramentas de software de gerenciamento de projetos. A
escolha de tais ferramentas precisa ser feita com cuidado, pois existe um
grande número delas, tanto proprietárias, cujo uso depende de compra de
licenças, como ferramentas de código aberto, chamadas de “open source software”
(software de código aberto).
A medida que os projetos crescem em quantidade, tamanho e
complexidade, torna-se praticamente indispensável o uso de ferramentas de
software de gerenciamento de projetos, pois possibilitam, para os membros de
uma organização, o conhecimento dos processos utilizados, a visualização das
informações em tempo real e o gerenciamento das necessidades de um
projeto. Todavia, para o uso efetivo de
uma ferramenta de software de gerenciamento de projetos é necessário conhecer
os conceitos de gestão de projetos, seus termos, denominações e definições, da
mesma forma que a matemática é necessária para o uso efetivo de uma planilha de
cálculos e o conhecimento de uma lingua é necessário para o uso de um editor de
textos.
Veremos a seguir um conjunto de instruções que
orientam a elaboração de um projeto no MS Project 2007 até a obtenção do
cronograma do mesmo. Devemos lembrar inicialmente que, sendo o MS Project um
software com várias possibilidades em seu menu, é possível executar uma mesma
tarefa seguindo por mais de um caminho. Tendo isso em mente, e visualizando a
tela inicial do programa, o usuário deverá seguir os seguintes passos:
Iniciando o Projeto
Escolher no menu Arquivo - Salvar como, e
escrever o nome do arquivo do projeto. Em seguida, escolher no menu Arquivo –
Propriedades, e inserir nome do projeto, nome do gerente e os comentários nos
campos correspondentes.
Figura 1: Iniciando um projeto no MS Project
Em seguida, escolher no menu Projeto - Informações
sobre o projeto e inserir a data de início do projeto e o calendário. O
calendário formata o ambiente de projeto para que a alocação de recursos e as
atividades sejam feitas da forma mais assertiva possível. O MS Project 2007
possui três tipos de calendários: padrão (8 horas por dia, de segunda à sexta),
24 horas e turno da noite. O próximo
passo é escolher a opção Ferramentas - Opções – calendário, para definir o
calendário padrão do projeto, inserindo nos campos informações como: A semana
inicia no (ex.: domingo), hora de
início padrão (ex.: 08:30), hora de término padrão (ex.: 17:30), etc. Vale
acrescentar que o MS Project permite também que seja definido um calendário
para um recurso, diferente do calendário base do projeto.
Ainda no início do projeto, escolher a opção Ferramentas
- Opções – cronograma, para definir as opções do cronograma do projeto. Os
campos principais dessa opção são: novas taferas (ex.: iniciar na data de
início do projeto), a duração inserida em (ex.: dias); unidade padrão de
trabalho (ex.: horas), tipo de tarefa padrão (ex.: duração fixa). É importante
também escolher se o projeto terá, ou não, suas tarefas controladas pelo
empenho.
Carregando a EAP
A EAP é a Estrutura Analítica do Projeto que
consiste na divisão do escopo do projeto em componentes menores e mais fáceis
de gerenciar. É construída através de técnicas de decomposição e detalhamento
do trabalho a ser feito no projeto. A figura 2 ilustra uma EAP típica de um
projeto genérico.
Figura 2: EAP de um projeto genérico
Para carregar a EAP do projeto, escolher no menu
a opção Exibir - Grafico de Gantt. Em seguida, escolher no menu a opção Tabela:
Entrada. Note que a EAP é composta de Entregas do projeto, e que cada Entrega
pode conter um ou mais Pacotes de Trabalho. Por simplificação, vamos considerar
que cada Entrega é subdividida em tarefas que serão usadas no cronograma do
projeto (ver figura 3).
Figura 3: EAP carregada no MS Project
Por questões práticas de espaço, cada elemento da
EAP tem uma descrição resumida. Por conta disso, recomenda-se usar um
dicionário da EAP, com descrições mais detalhadas de cada um de seus elementos.
Para criar o dicionário da EAP, basta
dar um duplo clique sobre uma tarefa para abrir as Informações sobre a mesma.
Em seguida, selecionar o campo Anotações para preencher a área de texto com os
detalhes da tarefa.
Criando a Planilha de Recursos
Um projeto necessita de recursos para executar
cada uma de suas tarefas e podem ser do tipo trabalho ou material. Os recursos
de trabalho são normalmente pessoas, como técnicos, pintores, arquitetos, etc.
Os recursos materias podem ser tijolos, tinta, fio elétrico, barras de ferro,
computadores, peças e outros tipos de insumos. Os recursos são criados em uma
lista chamada de planilha de recursos para, posteriormente, serem alocados em
cada tarefa do projeto. O usuário do MS Project 2007 deve escolher a opção Exibir
Planilha de recursos para acessar essa planilha (figura 4). Cada tarefa poderá
ter um ou mais recursos para alocação. Na planilha de recursos cada recurso
(humano ou material) deve ter seu custo especificado (taxa/hora, tx. hora extra
ou custo fixo).
Figura 4: Planilha de recursos
Alocando Recursos e Durações
A
alocação de recursos é feita da seguinte forma: escolher no menu a opção Exibir – Grafico de Gantt. Selecionar também a opção
Tabela: Entrada. Isso mostrará a EAP que foi carregada anteriormente. A partir
desse ponto, dar um duplo clique sobre uma tarefa para abrir o campo Informações sobre a mesma (ex.: Tarefa A1) .
Selecionar então o campo Recursos. No
campo Nome do recurso alocar o recurso correspondente (ex.: advogado) ,
definindo no campo Unidades o percentual de tempo que este recurso irá
trabalhar nessa tarefa (ex.: 100%). No campo Duração entrar com a quantidade de
períodos trabalhados (ex.: 2 dias). Isso deverá ser feito para todas as tarefas
do projeto.
Estabelecendo as Dependências e Obtendo o
Cronograma
A programação das tarefas do projeto no tempo
segue o seu sequenciamento. Portanto, é necessário saber que tarefa será feita
primeiro, em seguida a próxima e assim
sucessivamente, até o encerramento. É necessário considerar que há tarefas que
são executadas de forma seriada, enquanto outras são executadas em paralelo. A
figura 5 mostra o sequenciamento de um projeto, também chamado diagrama de
rede, usado como exemplo.
Figura 5: Diagrama de rede
Para
cada tarefa podemos definir suas tarefas predecessoras (que vem antes) e
sucessoras (que vem depois). Por exemplo, a tarefa A1 tem como predecessora o
início do projeto e como sucessora a tarefas A2. Quando carregamos as
predecessoras em cada uma das tarefas, como as durações de cada tarefa já
tinham sido inseridas na etapa de alocação de recursos, o MS Project apresenta
o desenho do cronograma do projeto.
Para
carregar as predecessoras, escolher no menu a opção Exibir - Grafico de Gantt.
Escolher, também, a opção Tabela: Entrada. Em seguida, dar um duplo clique
sobre uma tarefa para abrir o campo Informações sobre a tarefa. Selecionar,
então, a tabela Predecessoras. Nesta, no campo “Nome da tarefa” selecionar a
tarefa que vem antes da tarefa selecionada. Seguir o mesmo procedimento para
todas as tarefas do projeto. As tarefas chamadas de Inicio do projeto e Fim do
projeto são marcos do mesmo e, portanto, devem ser marcadas com duração igual a
zero. Os referidos marcos deverão ser usados normalmente no diagrama de rede do
projeto (ex.: Inicio do projeto é predecessora da tarefa A1 e Fim do projeto é
sucessora da tarefa D3). A figura 6, a seguir, apresenta o cronograma do projeto
do nosso exemplo. Note que nas barras vermelhas é mostrado o caminho crítico do
projeto.
Figura 6: Cronograma do projeto
Verificando a Super-Alocação
Um
recurso humano deve ser alocado de forma correta. Isso implica em considerar,
por exemplo, que uma pessoa (recurso humano) só pode trabalhar 8 horas durante
um dia, dentro de um calendário padrão. Se ocorrer a situação de um recurso
humano ser alocado em duas tarefas diferentes, num mesmo dia, ele ou ela
estarão erradamente alocados, com mais horas de trabalho do que seriam capazes
de realizar. Essa sobrecarga de trabalho para um recurso se chama, no MS
Project, de super-alocação. Em projetos
pequenos, esse tipo de erro de alocação pode ocorrer por falta de atenção do
usuário do software. Entretanto, em projetos maiores, onde existe uma
quantidade muito grande de tarefas, evitar a super-alocação é menos trivial. Para
remover a super-alocação será necessário reduzir o trabalho do recurso
super-alocado ou reatribuir a tarefa para outro recurso. Para prevenir esse
erro, o MS Project permite verificar a super-alocação de recursos. Assim sendo,
o primeiro passo é verificar a super-alocação. Para isso, o usuário deve
escolher no menu a opção Exibir – Gráfico de recursos. Além disso, escolher a
opção Tabela – Entrada. A partir desse ponto, basta mover o botão central do
mouse, verifique se o nome de algum dos recursos está marcado na cor vermelha.
Em caso afirmativo, verifique em que momento do projeto isso acontece e remova
a super-alocação (reduzindo a carga de trabalho do recurso ou alocando outro
recurso).
Verificando a Duração Planejada
O
usuário deve escolher no menu a opção Exibir – Grafico de Gannt e, também, a
opção Tabela – Entrada. Na primeira linha, o campo Duração contém a duração total
do projeto e de cada tarefa. Os campos Início e Término contêm as datas de
início e término do projeto e de cada tarefa.
Verificando o Custo Planejado
O usuário deve escolher a opção Exibir – Gráfico de Gannt e,
também, a opção Tabela – Custos. No campo “Custo total” pode ser visto o custo
do projeto, de cada entrega e de cada tarefa.
Salvando a Linha de Base
Uma vez revisado e ajustado o planejamento do projeto é chegado o
momento de “tirar uma foto” deste planejamento. A linha de base ou baseline é
um modelo fixo que representa o planejamento do seu projeto. É por meio dela
que se torna possível comparar os dados planejados com o que foi realizado no
projeto, visualizando as variações cronológicas, financeiras e de trabalho. Para
salvar a linha de base do projeto escolha a opção Ferramentas – Controle –
Definir linha de base.
Esse post mostra como uma ferramenta de software pode facilitar o
trabalho de planejar e atualizar os dados de um projeto, mas é sempre
importante mencionar que quem cria, elabora, aloca, ajusta, estima, define, atualiza,
planeja e replaneja as ações que irão ocorrer num projeto é o gerente de
projetos e não o software.
