Debatendo um Projeto Real (Parte 2)

Grupos de debate na Internet nem sempre agregam idéias valiosas ou algo que se possa aproveitar. Esse não é o caso presente. Como dito na parte 1 desse post, não vou mencionar o site de origem nem dar nomes. Este não é um trabalho acadêmico, mas uma reflexão sobre a vida prática. Escolhi os trechos que considerei mais importantes, especialmente para os jovens profissionais que anda não tiveram a oportunidade de estar na linha de frente, tratando diretamente com os clientes. Como veremos, cuidados essenciais devem ser tomados para que não sejamos pegos de surpresa e o que deveria ser apenas um trabalho se torne um pesadelo.
Mas do que estamos falando? Bem, trata-se de um projeto real que, por circunstâncias particulares, levou a empresa fornecedora a uma situação difícil perante seu cliente e que traz lições muito interessantes. Aparecem no debate o Sr. D – representante da empresa fornecedora do projeto – e alguns consultores, tentando ajudar o Sr. D com sugestões e idéias.
- Continuação -
Consultor 3:
Sr. D, eu sugiro trazer algumas pessoas do cliente para trabalhar junto com o seu time de projeto. A sua equipe trabalhando junto com o pessoal do cliente pode melhorar muito a situação presente, com a redução de problemas de comunicação, de conflitos e ainda, desenvolvendo o trabalho no dia a dia, possibilitar o estabelecimento de um clima de mútua confiança. Durante esta fase, esteja certo de que o seu pessoal entende o que o cliente deseja e seja flexível. Muitas vezes o que o cliente deseja é alguma coisa fácil de conseguir, mas que é interpretado pelo time de projeto de forma diferente, devido a natureza defensiva das equipes em situações de conflito. Sugiro que o seu gerente senior se aproxime ainda mais do cliente para acompanhar de perto a resolução dos problemas. Isso faz uma grande diferença no relacionamento. Essa solução significa que você terá que trabalhar ainda mais – gastando mais tempo, recursos e dinheiro - mas com boas pessoas (da sua empresa e do cliente) será possível salvar essa situação.
Resposta do Sr. D:
Essa sugestão nos parece uma boa idéia, mas nós, na verdade, já estamos fazendo isso. Infelizmente, isso não mudou nossa situação. Nosso time de projeto trabalha remotamente e também no site do cliente, dependendo da natureza do serviço a ser executado. Dessa forma estivemos sempre presentes no escritório do cliente desde o início do projeto.
Consultor 4:
Para manter a boa relação com o cliente e também a entrega dentro do escopo contratado, 4(quatro) documentos devem ser claramente definidos:
1. Escopo (detalhado em pacotes de trabalho, com entradas e saídas desses pacotes muito bem definidas);
2. Cronograma para a entrega de cada pacote de trabalho;
3. Matriz de responsabilidades (quem faz o que e quando);
4. Documento de verificação detalhado, transformando a entrega de cada pacote de trabalho em produtos/serviços com quantidades mensuráveis (assim é possível saber o que será entregue exatamente).
Por favor, verifique se os 4(quatro) itens acima mencionados estão okay e obtenha a concordância do cliente antes de iniciar o projeto, de preferência em um documento assinado. Se isso ainda não foi feito, faça agora para controlar possíveis danos adicionais.
Resposta do Sr. D:
Eu acho que definitivamente vamos implementar as suas sugestões. Para esse projeto em particular, eu acho que estamos além dessa fase do jogo. Acabei de receber um e-mail de nosso time de projeto informando que finalmente conseguimos reverter a situação e entregar 100% do projeto. Isso nos custou dolorosas lições (e dinheiro que não esperávamos gastar), mas que ao mesmo tempo nos foram muito valiosas. Muito obrigado à todos!