Dicas para uma Boa Apresentação (3)

Como abordado anteriormente, o planejamento de uma apresentação contém as seguintes etapas: conhecimento do público, elaboração da apresentação, especificação da infra-estrutura necessária e avaliação da apresentação.
Conhecimento do público – Ajustar as mensagens ao público é boa prática. Isso não significa mudar o conteúdo, mas adequá-lo ao nível de conhecimento do público. Afinal, a sua apresentação deve comunicar algo de forma clara e objetiva, por isso você não deve, por exemplo, usar uma linguagem sofisticada para um grupo de pessoas com baixo nível de escolaridade. Se a apresentação acontecer numa empresa, sugere-se pesquisar o histórico da mesma, produtos que fabrica, serviços que presta, missão e valores. Da mesma forma, é importante reunir informações sobre o público que estará presente na sua apresentação como, por exemplo, faixa etária, escolaridade, perfil social, interesses e expectativas.
Elaboração da apresentação – A estrutura de uma apresentação deve conter introdução, desenvolvimento e conclusão. Geralmente, recomenda-se dedicar 20% do tempo da apresentação para a introdução, 70% do tempo para o desenvolvimento e 10% para a conclusão. Na introdução apresente-se, diga seu nome, quem é e o que faz. Diga o título da apresentação e os objetivos que deseja alcançar. Informe a duração e defina se as perguntas do público poderão ser feitas a qualquer momento ou somente no final. Reforce o que o público ganhará ao ouvi-lo. Elaborar uma introdução que consiga cativar o público é, sem dúvida, um bom começo. Isso funciona bem para quebrar o gelo inicial e ajuda o público a fazer a transição do comportamento de prestar atenção na aparência do apresentador para o de prestar atenção nos temas que estão sendo apresentados. Não se consegue apresentar todos os temas de uma só vez. Por isso, objetivando a maior clareza possível, é necessário selecionar adequadamente esses temas e a ordem de apresentação dos mesmos. As idéias mais importantes devem ser destacadas. Recomenda-se abordar um ponto de cada vez e utilizar palavras que digam exatamente o que se pretende. Se utilizar siglas você deve explicá-las para que o público possa se situar naquilo que está sendo dito. Não deixe de apresentar motivos, evidências e ilustrações com respeito aos temas apresentados. Nunca apresente dados e estatísticas desatualizados. Evite reforçar preconceitos. Apresente o conteúdo partindo do que é conhecido para o desconhecido, do simples para o complexo, do mais para o menos freqüente. Procure fazer analogias e comparações. Conclua sua apresentação sintetizando com o máximo de precisão e ênfase os argumentos desenvolvidos na etapa anterior. Seja objetivo, tenha cuidado e evite ficar se repetindo. A conclusão deve destacar o que foi relevante.
Especificação da infra-estrutura – A infra-estrutura utilizada na apresentação é composta por recursos como, por exemplo, computador (desktop, notebook, laptop, netbook), projetor (datashow), quadro, flip-chart, filmes, slides, formulários, cartões, folhas de tarefa, cartazes, lousa eletrônica, sistema de som e microfone, etc. Temos observado que no ambiente de negócios, a maior parte das apresentações ocorre em salas de reunião onde se utiliza um computador notebook, carregado com a sequencia de slides a ser apresentada – geralmente, slides em formato PPT (do programa MS Power Point ) - conectado a um projetor (datashow).
Avaliação da apresentação – A avaliação é o instrumento utilizado para o aperfeiçoamento do apresentador. Por isso, recomenda-se que ao final de uma apresentação o publico seja convidado a responder um breve formulário de avaliação com, pelo menos, as perguntas abaixo. Cada pergunta poderá receber uma nota de 1 (desempenho mínimo) à 5 (desempenho máximo).
a-) O apresentador se relacionou bem com o público? ( 1-2-3-4-5). A nota 5 significa que o apresentador conseguiu atrair a simpatia e atenção do publico, mantendo a audiência atenta e focada na apresentação.
b-) O apresentador teve domínio do conteúdo? (1-2-3-4-5). A nota 5 significa que o apresentador demonstrou domínio do conteúdo e respondeu as perguntas do público com clareza, não deixando nenhuma dúvida sobre os temas apresentados.
c-) O apresentador falou de forma adequada e clara? (1-2-3-4-5). A nota 5 significa que o apresentador imprimiu um volume de voz adequado, pronunciou bem as palavras, falou num ritmo adequado, evitando os vícios de linguagem, como a repetição do tá e do né ao final de cada frase.
d-) O apresentador olhou e deu atenção para todos? (1-2-3-4-5). A nota 5 significa que a interação visual do apresentador não ficou focada em apenas uma parte ou algumas áreas do público, ou seja, o apresentador deu atenção para todos.
e-) O apresentador utilizou bem a infra-estrutura disponível? (1-2-3-4-5). A nota 5 significa que o apresentador utilizou todos os recursos disponíveis para a apresentação, conforme especificado. Nada do que foi solicitado deixou de ser usado. Além disso, o uso desses recursos foi adequado (slides com letras legíveis, correta escolha de cores, fotos compatíveis com os temas, filme que ajudou a esclarecer e reforçar os conteúdos apresentados, etc).
O formulário de avaliação é uma excelente ferramenta para ajudar o apresentador a conhecer seus pontos fortes – que deverão ser conservados e se possível aprimorados- e seus pontos fracos – que deverão ser considerados como áreas potenciais de melhoria.