quinta-feira, 24 de maio de 2018

O Agil Cético


Um artigo de Tomas Kejzlar de maio de 2017 sobre o que ele chama de “a velha falácia da bala de prata de novo”. Segue na linha do nem todo mundo pensa do mesmo jeito. Aproveitem!!! 


“A abordagem ágil é ótima se usada de maneira inteligente e apropriada, atendendo a uma necessidade real do usuário ou do cliente. Infelizmente, algumas aplicações do “Agile” são simplesmente estúpidas.

Por acaso eu amo queijo Feta (um tradicional queijo grego). Eu adiciono a muitos alimentos que eu como - de várias saladas a massas e até ensopados. Mas eu não vou comprar um sorvete com sabor de queijo Feta porque sei que seria horrível. Apenas um fanático por feta - ou uma pessoa muito estúpida - faria isso. Tudo tem seu tempo e lugar. 

Como o “Ágil” está ganhando reconhecimento (e está sendo comercializado e vendido como uma commodity como o molho picante), há cada vez mais idiotas tentando aplicá-lo em qualquer lugar - às vezes da maneira mais estúpida e prejudicial. Por quê?
Provavelmente porque é legal, e muitas pessoas estão vendendo muito. Então, podemos esperar ver essa disseminação mais ampla. Talvez nos digam na próxima conferência que todos nós devemos ter reuniões diárias com os nossos filhos, ou ter uma retrospectiva depois de passearmos com o cachorro, ou deveríamos planejar nosso jogo de pôquer enquanto decidimos o sabor de nossas pizzas. Claro que isso é ridículo. É a velha falácia da “bala de prata" de novo.

Aplicar "Ágil" de uma forma que é diretamente oposta ao que a agilidade deve significar, contrasta com o uso para entregar ótimos produtos que tornam o mundo um lugar melhor para os usuários, para as empresas que fabricam esses produtos e para as pessoas que os desenvolvem. 

Um exemplo recente: fui convidado para um encontro ágil com foco em "Agile in HR" (Agile em Recursos Humanos). Antes de ir para lá, dois pensamentos estavam em minha mente:
1. O Agile HR é um RH inexistente. Por que você precisaria de um departamento de RH? Não seria melhor transferir todas as funções de "RH" diretamente para as equipes e deixá-las cuidar de si mesmas? Elas poderiam assumir a responsabilidade de contratar novos membros da equipe, decidir em que treinamento investir e como dividir os bônus. Elas estariam fazendo isso em Buurtzorg (uma empresa holandesa, reconhecida por seu modelo de autogestão), afinal, e eles relatam que está funcionando maravilhosamente.
2. Por que você ainda quer ter um RH “ágil”? O RH não deveria ser a função que representa a estabilidade dentro da organização? Certamente você não quer que o pessoal de RH faça iterações (em ciclos semanais) sobre coisas como benefícios ou pagamento (“Nesta iteração, nós mudamos duas palavras na seção 8 de seus contratos. Por favor, assine e retorne para nós até o final da semana que vem, caso contrário seu salário para este mês não será processado”). É um absurdo. 

Surpreendentemente, o encontro acabou por se concentrar em outra coisa: contratar. E "Ágil" acabou por significar rápido e, por vezes, com falsas promessas de como as coisas funcionam na empresa. Esta não é apenas uma má idéia (primeiro: as pessoas logo descobrirão sobre as falsas promessas que você fez, segundo: mesmo em uma situação difícil e competitiva como a que temos agora, por que você não usaria todo o tempo disponível para que você e o candidato pudessem entender um ao outro?), mas também parece levar à contratação de gurus, ninjas e superstars. Você realmente não quer fazer isso a menos que seu objetivo seja sabotar a empresa. 

Outro exemplo que encontrei recentemente foi uma agência de marketing “Ágil”. Eles literalmente arrastavam seus clientes em "reuniões de revisão" semanais, onde mostravam todas as combinações de fontes do Google para fazê-los escolher uma – (essencialmente tentando terceirizar o trabalho que eles mesmos deveriam fazer), em vez de entender as necessidades de seus clientes, apresentar propostas e colaborar com seus clientes no aperfeiçoamento das mesmas. Mais uma vez, eles usaram um conceito que funcionava somente para eles (obtendo feedback do cliente antes de começar a produção em massa, validando suas ideias) de uma maneira errada e idiota. Nós temos que parar isso antes que esse tipo de atitude dê um nome ruim ao ágil. 

Da próxima vez que você quiser implementar o “Ágil” ou for confrontado com uma situação em que ele foi implementado, faça a si mesmo estas perguntas:

• Qual é a real necessidade de usar a agilidade aqui? O que estamos tentando alcançar?
• Se isso falhar, quais seriam os possíveis impactos?
• Estamos usando agilidade para aprender rapidamente novas coisas e melhorar nossos produtos ou processos? Ou estamos fingindo ser "ágeis" porque parece legal?

Se você não conseguir respostas satisfatórias para essas perguntas, não implemente o "Ágil". Pense mais sobre as maneiras pelas quais a verdadeira agilidade pode ajudar. Na situação de RH mencionada acima, as principais coisas seriam permitir que as equipes de entrega se auto-organizassem e melhorassem quaisquer processos relacionados a RH para tornar as equipes mais auto suficientes quanto possível. 

Você tem algum exemplo de “Ágil” sendo usado sem um propósito válido? Gostaríamos muito de ouvir você! Tenha cuidado onde você adiciona o queijo Feta macio e desintegrado. Há um lugar e um propósito, e colocar o Feta em um milkshake de morango faz tanto sentido quanto forçar o Agile no seu departamento de RH”.
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Ágil cético - o lugar onde nós enfatizamos provas e evidências em vez de histórias e anedotas. Onde enfatizamos o senso comum e a importância do contexto em vez do dogmatismo. Se você estiver interessado, também se junte ao nosso canal em skepticalagile.slack.com!
Sobre Tomas Kejzlar: Coach Ágil | Agente de Mudança | Consultor de Gestão Ágil e Lean | Palestrante | Escritor | CSP, CSM, CSPO, PSPO, SPS, LeSS CP MSD. Czech Technical University em Praga (República Checa).

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segunda-feira, 14 de maio de 2018

PMOtto.ai: Um Assistente Pessoal Digital de Gerenciamento de Projetos


A empresa dinamarquesa PROACTIVE se autodenomina “um parceiro estratégico que assume total responsabilidade em criar benefícios de negócio usando tecnologia da Microsoft”. Até aí tudo bem. Calma, não devemos nos precipitar, certo? O fato é que a PROACTIVE lançou o PMOtto.ai, um software bastante inovador que usa inteligência artificial e funciona como um assistente pessoal digital de gerenciamento de projetos.



No video, falado em inglês pelo brasileiro Allan Rocha, o PMOtto.ai está carregado no celular de Mette Rasmussen (personagem do video), uma gerente de projetos que trabalha com várias equipes ágeis (Agile Teams). Mette está fora do escritório e esqueceu de criar uma tarefa muito importante e alocar essa tarefa para um dos membros de uma determinada equipe. Mette irá agora usar o PMOtto.ai para criar e alocar essa tarefa usando todas recomendações de “machine learning” e obter as melhores estimativas para esta tarefa. Mette usa a ferramenta em seu celular para criar a tarefa usando comandos de voz. Ela abre o projeto “Build a new bridge” (Construção de uma Nova Ponte) e o PMOtto.ai pergunta: - What will the task be called? (Como a tarefa será chamada?). Mette responde: - Elaborate risk analysis (Elaborar a análise de riscos). O PMOtto.ai então interroga: - When will the Task start? (Quando a tarefa começa?). Mette responde: - Tomorrow (Amanhã). O PMOtto.ai usa a resposta e analisa os dados e informações disponíveis (previamente carregados no software) e apresenta uma previsão de 42 horas para a duração da tarefa. Mette aceita a estimativa e entra com o valor de 42 horas como o prazo de execução da tarefa. O próximo passo é alocar o membro da equipe, cujo nome é Allan Rocha, como responsável pela execução da tarefa. Para finalizar o PMOtto.ai pergunta se Mette deseja criar outra tarefa e a resposta é não! Isso conclui o trabalho. 

Esse video mostra que o PMOtto.ai atua como um chatbot inteligente que responde perguntas, fornecendo dados sobre os projetos e realizando tarefas, dando ao gerente de projetos mais tempo para se concentrar na criação de valor. Isso significa usar o tempo para ser mais produtivo como gerente de projeto ou membro de uma equipe de projeto. 

O PMOtto.ai é baseado machine learning (aprendizado de máquina). Isso significa que o PMOtto.ai aprende com o tempo e se torna cada vez mais capaz de saber como ajudar o usuário em seus processos de trabalho e na tomada de decisões. 

Quebrando barreiras entre usuários e ferramentas

O assistente pessoal PMOtto.ai pode ser instalado em smartphones, tablets ou desktops. O usuário pode conversar com o PMOtto.ai, que ouve, entende e traduz as perguntas em ações concretas na sua ferramenta PPM (Project Online), que armazenará dados e processos da organização do usuário.
Uma ferramenta PPM é um software que auxilia no gerenciamento do portfolio de projetos (PPM = Project Portfolio Management) e atua quando, por exemplo, torna-se necessário gerenciar o trabalho de equipes que serão alocadas em vários projetos. Em outras palavras, quando é necessário, por exemplo, controlar o trabalho de uma determinada equipe que será alocada em diferentes projetos em diferentes períodos de tempo. Quando se pensa em uma equipe alocada em dois ou três projetos acontecendo em paralelo, a administração dos tempos dessa equipe não parece algo complicado. Entretanto, essa tarefa não é assim tão simples quando se trabalha com várias equipes e com uma quantidade grande de projetos do portfolio da organização. Um bom video sobre PPM é o da Scoretech.
Se você está se perguntando se o PMOtto.ai interage com a solucão PPM da Microsoft, a resposta é sim.

Um pouco mais sobre o PMOtto.ai

Do ponto de vista do gerente de projetos esse software inovador promete facilitar o trabalho de coleta, processamento e analise de dados e informações. Essa ferramenta de software é capaz usar toda essa massa de dados e informações para aprimorar a tarefa de fazer previsões. 
No site do produto PMOtto.ai há vários vídeos explicando o funcionamento da ferramenta apresentados por dois profissionais de primeira linha em gestão de projetos: Allan Rocha e Ricardo Vargas. Vale a pena conferir!

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quarta-feira, 2 de maio de 2018

Uma Lenda sobre “Cultura Organizacional Vencedora”


Diz a lenda que duas empresas multinacionais e concorrentes decidiram participar de uma competição de corrida de barcos e para isso formaram suas equipes. 




De um lado os gringos e do outro os japas. As equipes das duas empresas, cada uma a seu modo, trabalharam duro para entrar em forma e aprender as regras, os truques e outras mumunhas daquela modalidade esportiva. Todos queriam vencer e buscavam atingir seu pico de desempenho.

No dia da grande corrida a equipe japa venceu com facilidade. Para os gringos restou a decepção. Não havia dúvida, tinha sido uma derrota acachapante. Enquanto os japas comemoravam, os gringos recebiam uma bronca que quase os levou as lágrimas. Mas foi nesse clima sombrio que ficaram sabendo que a alta direção da empresa tinha decidido que iria descobrir o motivo de tamanha falha e para isso tinham contratado uma empresa de consultoria. 

Depois de algum tempo de trabalho intensivo a empresa de consultoria apresentou o seu relatório final e que – misturado a gráficos e tabelas - dizia no seu texto de conclusão o seguinte: - A equipe japa tinha 8 pessoas remando e um chefe. Já a equipe dos gringos tinha 8 chefes e apenas 1 pessoa remando. 

Passados alguns meses de estudos e milhões gastos analisando as tabelas, gráficos e o texto do relatório da empresa de consultoria, a empresa gringa concluiu que não havia chefes em quantidade suficiente para gerenciar a pessoa que estava remando no seu barco.  Tendo isso em mente, a empresa gringa fez uma preparação especial para a corrida de barcos seguinte, que seria no próximo ano. “Na próxima corrida de barcos a vitória é nossa” - foi o mantra cantado em verso e prosa durante toda o período de preparação. Novamente haveria uma disputa contra a equipe japa e uma oportunidade de ouro para uma merecida revanche. Eles não estavam brincando. Essa grande preparação especial incluiu uma completa reestruturação, um novo organograma, um novo grupo de chefes, um novo departamento de análise de desempenho e um programa de bônus por resultados. O dia da corrida chegou e a equipe japa ganhou novamente de lavada. Humilhada, a equipe dos gringos demitiu a pessoa que estava no remo por baixo desempenho e deu aos chefes um bônus por terem descoberto o problema. 
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Esse caso foi largamente estudado e apresentado como uma história de sucesso, tendo sido tema de diversos trabalhos em cursos MBA. Pois, afinal de contas, todos queriam aprender sobre a cultura organizacional vencedora.

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Há ainda um longo caminho a percorrer quando se fala em maturidade em gestão de projetos. Certas empresas são máquinas de derreter e moer gerentes de projeto. Mesmo assim, na busca do cumprimento do dever, os bravos gerentes de projeto tentam demonstrar como a comunicação com as partes interessadas pode ser melhorada através da gestão visual de projetos!
             


 


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