Uma Abordagem Ágil para Riscos

Encontrei um material muito interessante no site da PM Today que trata do gerenciamento de riscos do projeto usando uma abordagem ágil. O link de acesso ao artigo original está no final desse texto. Tudo começa com a seguinte afirmação: - Reduzir a dependência dos números ajudou o maior produtor independente de estatísticas oficiais do Reino Unido a poupar dinheiro, reduzir a burocracia e melhorar sua eficiência. 

Empresa em foco: Office for National Statistics (ONS) do Reino Unido.

O Agile Business Consortion conversou com o Sr. Rich Williams, que ocupa o cargo de Chefe de Risco e Gestão da Qualidade Interna. Vejamos como a abordagem ágil ajudou a equipe da ONS a fazer mais com menos.

Pela própria natureza do trabalho, os estatísticos são treinados para pensar em termos de números e ter processos rigorosos para validar a precisão de seu trabalho. O gerenciamento tradicional de riscos também é uma disciplina baseada em números. O efeito dessas duas coisas tornou a situação ainda pior. 

Quando Rich Williams chegou a ONS há quatro anos, ele foi confrontado com uma polïtica de riscos e uma forma de trabalhar contendo mais de 56 páginas de texto. O banco de dados de gerenciamento de riscos possuia 60 campos que precisavam ser cuidadosamente preenchidos. Essa política era bastante abrangente, mas não considerava a forma como as pessoas realmente se comportavam, sendo muito difïcil de usar. Como resultado disso, verificou-se que apenas 24% dos prazos de revisão de risco estavam sendo atendidos. Em outras palavras, apenas poucas pessoas faziam o trabalho de realmente rever os riscos do projeto nos prazos estipulados.

Quem já trabalhou em uma empresa com excesso de regras, regulamentos e procedimentos rígidos sabe o significado da expressão se afogando na burocracia. "O sistema, da forma como estava, era extremamente burocrático, pesado e com foco na gestão do banco de dados de risco e não na gestão do risco em si", afirmou o Sr. Williams.

Rich Williams viu uma oportunidade de melhorar os processos de gerenciamento de riscos na ONS usando os princípios consagrados no pensamento ágil - tanto para gerenciar o processo de mudança quanto para moldar a prática futura.

Seguindo o framework de gerenciamento de projetos AgilePM desenvolvido pelo Agile Business Consortium, a abordagem de Rich Williams levou em consideração uma ampla comunicação e colaboração, combinada com um foco claro na necessidade do negócio. Igualmente importante foi o compromisso de proteger a qualidade e manter um nível apropriado de controle que a estrutura promove. A estrutura AgilePM minimiza, de forma intrínseca, o risco através de contatos de feedback regulares e oportunos com os usuários, enquanto que a abordagem tradicional (“waterfall”) tipicamente funciona com uma interação menos freqüente com os usuários e, portanto, tem essa clara desvantagem. A abordagem tradicional (“waterfall”) depende muitas vezes de relatórios extremamente abrangentes, que podem ser também onerosos, sobre o progresso do projeto, enquanto a abordagem ágil envolve confiança, muita conversa e participação direta como fonte de segurança. É destacada a diferença entre eliminar um relatório desnecessário – algo positivo – e simplesmente não documentar nada – algo incorreto. A equipe deve trabalhar e ajustar os níveis apropriados de informações para o projeto e garantir que essa comunicação aconteça. Isso deve ser feito!

Foi realizado um abrangente programa de engajamento das partes interessadas para entender o que os usuários internos queriam do pesado documento de gerenciamento de riscos. Isso ajudou a determinar o que precisava ser mantido e quais elementos poderiam ser descartados. Ao mesmo tempo, Rich Williams visitou e analisou a abordagem de gerenciamento de riscos de organizações externas, como departamentos governamentais, para ver quais lições poderiam ser aprendidas e o que constituía a melhor prática. O resultado foi uma política revisada em apenas seis páginas no formato A4. 

Uma abordagem semelhante foi tomada em relação ao banco de dados de gerenciamento de risco. A priorização das informações contidas resultou na redução da quantidade de campos, reduzidos dos 60 anteriores para apenas 16. Um benefício adicional foi o novo banco de dados desenvolvido usando recursos internos, gerando uma economia significativa.

Todavia, de muito mais valor a longo prazo foi a reação da equipe da ONS. Como resultado de estar intimamente envolvida em seu desenvolvimento, a equipe da ONS tomou posse do banco de dados e, não menos importante, com maior comprometimento em usá-lo e atualizá-lo.

3.500 usuários em toda a organização podem usar o banco de dados de risco e e existem 400 usuários principais. O cumprimento dos prazos de revisão de risco aumentou dramaticamente - e agora é de 99,6%.

Um projeto bem sucedido - A abordagem Agile permitiu que todas as mudanças fossem introduzidas em um cronograma com duração de 12 meses. 

O grande desafio de Rich Williams foi mover uma comunidade de estatísticos e economistas, inteligentes e experientes, focalizada em números, da abordagem tradicional para trabalhar considerando os princípios comportamentais de tomada de decisão e não matemáticos.

"O gerenciamento de riscos não é uma ciência exata, e aceitar esse fato - e não tentar convencer os colegas de que é uma pseudociência - facilitou a aceitação da minha abordagem".

"O projeto Agile produziu uma abordagem mais enxuta e eficiente para o gerenciamento de riscos na ONS e acelerou significativamente o ritmo de entrega de análise de ameaças, melhorando o serviço para usuários internos e clientes externos”.

Fonte:  < https://www.pmtoday.co.uk/articles/using-agile-to-produce-a-leaner-approach-to-risk-management-at-the-ons/ >