Encontrei um material muito
interessante no site da PM Today que trata do
gerenciamento de riscos do projeto usando uma abordagem ágil. O link de acesso
ao artigo original está no final desse texto. Tudo começa com a seguinte
afirmação: - Reduzir a dependência dos números ajudou o maior produtor
independente de estatísticas oficiais do Reino Unido a poupar dinheiro, reduzir
a burocracia e melhorar sua eficiência.
Empresa em foco: Office for National Statistics
(ONS) do Reino Unido.
O Agile Business Consortion
conversou com o Sr. Rich Williams, que ocupa o cargo de Chefe de Risco e Gestão
da Qualidade Interna. Vejamos como a abordagem ágil ajudou a equipe da ONS a
fazer mais com menos.
Pela própria natureza do trabalho, os estatísticos
são treinados para pensar em termos de números e ter processos rigorosos para
validar a precisão de seu trabalho. O gerenciamento tradicional de riscos
também é uma disciplina baseada em números.
O efeito dessas duas coisas tornou a situação ainda pior.
Quando Rich Williams chegou a ONS há quatro anos,
ele foi confrontado com uma polïtica de riscos e uma forma de trabalhar contendo
mais de 56 páginas de texto. O banco de dados de gerenciamento de riscos possuia
60 campos que precisavam ser cuidadosamente preenchidos. Essa política era bastante
abrangente, mas não considerava a forma como as pessoas realmente se comportavam,
sendo muito difïcil de usar. Como resultado disso, verificou-se que apenas 24%
dos prazos de revisão de risco estavam sendo atendidos. Em outras palavras, apenas
poucas pessoas faziam o trabalho de realmente rever os riscos do projeto nos
prazos estipulados.
Quem já trabalhou em uma empresa com excesso de
regras, regulamentos e procedimentos rígidos sabe o significado da expressão se
afogando na burocracia. "O sistema, da forma como estava, era extremamente
burocrático, pesado e com foco na gestão do banco de dados de risco e não na gestão
do risco em si", afirmou o Sr. Williams.
Rich Williams viu uma oportunidade de melhorar os
processos de gerenciamento de riscos na ONS usando os princípios consagrados no
pensamento ágil - tanto para gerenciar o processo de mudança quanto para moldar
a prática futura.
Seguindo o framework de gerenciamento de projetos
AgilePM desenvolvido pelo Agile Business Consortium, a abordagem de Rich Williams
levou em consideração uma ampla comunicação e colaboração, combinada com um
foco claro na necessidade do negócio. Igualmente importante foi o compromisso
de proteger a qualidade e manter um nível apropriado de controle que a
estrutura promove. A estrutura AgilePM minimiza, de forma intrínseca, o risco
através de contatos de feedback regulares e oportunos com os usuários, enquanto
que a abordagem tradicional (“waterfall”) tipicamente funciona com uma
interação menos freqüente com os usuários e, portanto, tem essa clara
desvantagem. A abordagem tradicional (“waterfall”) depende muitas vezes de
relatórios extremamente abrangentes, que podem ser também onerosos, sobre o
progresso do projeto, enquanto a abordagem ágil envolve confiança, muita conversa
e participação direta como fonte de segurança. É destacada a diferença entre
eliminar um relatório desnecessário – algo positivo – e simplesmente não documentar
nada – algo incorreto. A equipe deve trabalhar e ajustar os níveis apropriados
de informações para o projeto e garantir que essa comunicação aconteça. Isso
deve ser feito!
Foi realizado um abrangente programa de engajamento das partes interessadas para entender o que os usuários internos queriam do pesado documento de gerenciamento de riscos. Isso ajudou a determinar o que precisava ser mantido e quais elementos poderiam ser descartados. Ao mesmo tempo, Rich Williams visitou e analisou a abordagem de gerenciamento de riscos de organizações externas, como departamentos governamentais, para ver quais lições poderiam ser aprendidas e o que constituía a melhor prática. O resultado foi uma política revisada em apenas seis páginas no formato A4.
Uma abordagem semelhante foi tomada em relação ao
banco de dados de gerenciamento de risco. A priorização das informações
contidas resultou na redução da quantidade de campos, reduzidos dos 60
anteriores para apenas 16. Um benefício adicional foi o novo banco de dados desenvolvido
usando recursos internos, gerando uma economia significativa.
Todavia, de
muito mais valor a longo prazo foi a reação da equipe da ONS. Como resultado de
estar intimamente envolvida em seu desenvolvimento, a equipe da ONS tomou posse
do banco de dados e, não menos importante, com maior comprometimento em usá-lo
e atualizá-lo.
3.500
usuários em toda a organização podem usar o banco de dados de risco e e existem
400 usuários principais. O cumprimento dos prazos de revisão de risco aumentou
dramaticamente - e agora é de 99,6%.
Um projeto
bem sucedido - A abordagem Agile permitiu que todas as mudanças fossem
introduzidas em um cronograma com duração de 12 meses.
O grande desafio
de Rich Williams foi mover uma comunidade de estatísticos e economistas,
inteligentes e experientes, focalizada em números, da abordagem tradicional
para trabalhar considerando os princípios comportamentais de tomada de decisão
e não matemáticos.
"O
gerenciamento de riscos não é uma ciência exata, e aceitar esse fato - e não
tentar convencer os colegas de que é uma pseudociência - facilitou a aceitação da
minha abordagem".
"O projeto Agile produziu uma abordagem mais enxuta e eficiente para o gerenciamento de riscos na ONS e acelerou significativamente o ritmo de entrega de análise de ameaças, melhorando o serviço para usuários internos e clientes externos”.
