Sobre as Técnicas de Facilitação – Parte 1

A facilitação é um conjunto de técnicas utilizadas por um líder ou facilitador para melhorar o funcionamento de um workshop ou uma reunião da equipe de projeto. É claro que estamos falando do gerente de projetos, que mais influencia do que manda, por não ter - na maioria das vezes - poder formal (não é o chefe direto) sobre os indivíduos que estão trabalhando na equipe de projeto por ele (ou ela) gerenciada. Ser um bom facilitador, da forma como vamos abordar nesse texto, ajudará o gerente de projetos na sua posição de exercer influencia.

 

Os benefícios da aplicação de técnicas de facilitação incluem:

• Eliminação do efeito negativo da política interna e das lutas pelo poder que prejudicam o processo de coleta de informações e ou resolução de problemas;
• Comunicação aprimorada entre os participantes da reunião ou do workshop;
• Participação equilibrada necessária para alcançar o consenso;
• Atividades bem feitas e necessárias para que o trabalho seja concluído com sucesso;
• Criatividade aprimorada e resolução de problemas em grupo;
• Maior facilidade e eficácia na resolução de conflitos;
• Maior compromisso com os resultados do workshop ou da reunião;
• Gerenciamento de expectativas;
• Definições aprimoradas dos requisitos de negócios.

A facilitação é um processo de, ao mesmo tempo, aproveitar o conhecimento dos participantes enquanto se gerencia o comportamento dos mesmos para realizar um conjunto de objetivos predefinidos. A facilitação está preocupada com o conteúdo do que está sendo tratado na reunião ou no workshop (ou seja, as entregas do projeto) e, ao mesmo tempo, igualmente preocupada como o processo usado para conduzir a reunião ou o workshop. Por conta dessa dupla preocupação, é muito importante fornecer um ambiente que proporcione equilíbrio. As técnicas de facilitação são aplicações dos princípios e conceitos de ciência da comunicação, psicologia comportamental e dinâmica de grupo.

O JAD (“Joint Application Design”), o QFD (“Quality Function Deployment”) e o VOC (“Voice of the Customer”) são exemplos de métodos que usam a facilitação.

Um facilitador deve possuir uma variedade de habilidades e conhecimentos que o capacitam a efetivamente realizar workshops e reuniões. Existem seis grupos básicos de habilidades:

Liderança – inclui o planejamento e o gerenciamento de projetos, as habilidades interpessoais, tomada de decisão e construção de consenso, profissionalismo e asserção.

Análise e resolução de problemas – inclui a análise de causa raiz, a análise de problemas, o questionamento, a coleta e análise de informações (técnica de questionamento, “brainstorming” e “Nominal Group Technique”).

Comunicação – inclui habilidades tanto verbais como não verbais (o uso da linguagem corporal), o comando forte da linguagem falada da equipe e da terminologia técnica relacionada ao produto ou a entrega.

Saber ouvir – inclui várias técnicas de memória e feedback (por exemplo, escuta proativa), bem como compreender os conceitos de filtragem.

Dinâmica de grupo – inclui a motivação, o gerenciamento de conflitos, a tipografia de personalidade, a psicologia comportamental, e a construção de equipes.

Técnico – inclui dominar conceitos, saber usar ferramentas, ter conhecimento da indústria e do setor de negócios, compreender as mudanças organizacionais e conhecer as técnicas de análise de sistemas sócio culturais das organizações (“Organizational Assessment” ou avaliação organizacional, análise DISC).

Em breve continuaremos com o tema da facilitação no nosso blog. É isso aí! Até a próxima.

..............................

Glossário:

JAD (Join Application Design): Metodologia criada pela IBM do Canadá em 1977 para moderação de discussões de brainstorming acelerando e consolidando o desenvolvimento de aplicações de sistemas de informação.

QFD (Quality Function Deployment): Método criado no Japão em 1966 para transformar as demandas qualitativas dos usuários em parâmetros quantitativos, e assim implantar as funções que formam a qualidade e implantar os métodos necessários para alcançar um design de qualidade dos subsistemas e componentes e, em última análise, para especificar os elementos do processo de fabricação.

VOC (Voice of Customer): É um termo usado em negócios e TI (Tecnologia da Informação) para descrever o processo detalhado de captura das expectativas, preferências e aversões do cliente.

Organizational Assessment: Esta técnica analisa a cultura estabelecida e os indicadores sobre quanto uma organização está pronta para mudanças radicais na forma de fazer negócios, agora e no futuro. Geralmente, inclui uma avaliação dos sistemas sociais para a empresa, que são a estrutura para motivar, pagar e conduzir as pessoas a realizar um processo. Isso exclui os sistemas técnicos.

Nominal Group Technique: É um processo de grupo envolvendo identificação de problemas, geração de solução e tomada de decisão. Pode ser usado em grupos de muitos tamanhos, que querem tomar sua decisão rapidamente, como por uma votação, mas quer que as opiniões de todos sejam levadas em consideração, em oposição à votação tradicional, onde somente o maior grupo é considerado.

Análise DISC: É um modelo para examinar o comportamento dos indivíduos em um determinado ambiente. Considera que existem quatro tipos básicos de comportamentos previsíveis observados nas pessoas e tais respostas comportamentais ocorrem a partir da combinação de duas dimensões: uma interna (referente à percepção do poder pessoal no ambiente) e outra externa (percepção da favorabilidade do ambiente). Como resultantes desta matriz temos os seguintes fatores: Dominância (D), Influência (I), Estabilidade (S) e Conformidade (C) (variações nestes termos podem ocorrer em função do referencial utilizado).

..............................