Muitos dos meus alunos têm
dificuldade em compreender por onde começa um projeto e como o mesmo se
desenvolve.
Assimilar o que precisa ser entregue como resultado final e a
partir dessa compreensão definir o escopo do projeto, decompor as atividades e
criar a estrutura analítica de projetos, estimar os recursos envolvidos, os
custos, as durações e as precedências, elaborando dessa forma o cronograma do
projeto, naturalmente leva um certo tempo. O cronograma, assim elaborado, não
mostrará apenas as informações de tempo dentro de um calendário, indo mais
além. Teremos, portanto:
·
A sequência de todas as atividades do projeto distribuídas
em um calendário, com suas durações, e datas de início e fim (tempo).
·
O esforço necessário para realizar cada
atividade ou pacote de trabalho destacado no cronograma, incluindo pessoas,
materiais e equipamentos e assim saberemos quando cada atividade ou pacote de
trabalho vai custar para o projeto (custo).
·
O resultado esperado de cada atividade ou pacote
de trabalho destacado no cronograma, sendo obtido na sequencia estabelecida no
cronograma, até a conclusão de todas as entregas do projeto (escopo).
·
O resultado esperado de cada atividade ou pacote
de trabalho destacada no cronograma do ponto de vista de função, tamanho, cor,
alcance, ou qualquer outra característica ou atributo usado como critério de
aceitação (qualidade).
Os programas de software de
gerenciamento de projetos são excelentes ferramentas que ajudam a compreender
esses conceitos e mostram ações específicas – que formam a base do planejamento
e auxiliam o controle do progresso do projeto – e que, portanto, deverão ser
cuidadosamente executadas pelo gerente de projetos. Por tudo isso, eu recomendo
a todos que desejam aprender sobre gerenciamento de projetos que estudem como
esses programas funcionam. Além de programas como o MS Project da Microsoft
(certamente o software mais popular dentre todos nessa área), o Open Proj (um
software gratuito que tenta se aproximar do MS Project e que na sua versão mais
atual passou a se chamar Project Libre), eu sugiro que cada estudante invista um
pouco de seu tempo e esforço para aprender sobre o Project Builder e o ITM
Platform.
Project Builder
O Project Builder (PB) é um
software de gerenciamento de projetos com várias funcionalidades interessantes que
incluem:
·
Cadastrar as áreas da organização que participam
do ambiente de projetos, além de clientes e fornecedores;
·
Criar um projeto do zero, importar do MS Project
ou importar do PM Canvas App;
·
Para um projeto criado do zero, realizar as
ações de planejamento do mesmo, com a edição da EAP, digitando as entregas,
pacotes de trabalho e atividades correspondentes, a duração de cada atividade,
trabalhando com o calendário, definindo as atividades predecessoras e
visualizando o gráfico de Gantt;
·
Carregar no software as partes interessadas com
suas atribuições específicas, ou seja, quem participa do projeto, seus papéis e
responsabilidades;
·
Descrever quem é responsável pela entrega de
cada atividade do projeto, com o nome, a quantidade de horas de esforço (ou trabalho) e o custo correspondente;
·
Liberar o acesso ao projeto carregado no PB para
o grupo de pessoas envolvidas no projeto.
O software Project Builder também
se aplica a empresas que utilizam os métodos ágeis de gerenciamento de
projetos.
O PB é também integrado ao método
Project Management Canvas, desenvolvido pelo Prof. José Finocchio. O PM Canvas App é um aplicativo disponível para iphone e Android que
pode ser integrado ao Project Builder. Recomendo a todos assistir ao vídeo
explicativo sobre o funcionamento do PM Canvas, com o prof. Finocchio, que é muito
bom!!!.
Quando se contrata o Project
Builder o cliente compra um serviço na modalidade SaaS (“Software as a Service”).
O PB é assim acessível para o cliente através de um navegador de Internet
(“computação na nuvem” ou “cloud computing”), não sendo necessário, portanto,
instalar em um computador da empresa esse software.
O Project Builder conquistou em
2010 o premio Melhor solução Modelo SaaS – ASSESPRO (Associação das Empresas de
Tecnologia da Informação).
No site do Project Builder
o estudante não terá dificuldade em acessar e assistir a um vídeo que explica o
funcionamento desse software ou mesmo requerer um teste gratuito. O site do PB
é muito rico em informações sobre gerenciamento de projetos e vale a pena ser
explorado.
ITM Platform
Este software permite ao usuário a
edição do gráfico de Gantt do projeto e assim planejar, controlar e seguir os
tempos online, sendo possível imprimir, a qualquer momento, a linha de base e o
caminho crítico.
O projeto poderá ser criado na
própria plataforma ou importado do MS Project. Com o software ITM Platform será
possível realizar o controle de tarefas do projeto através das chamadas fichas.
Para esse software cada tarefa é uma ficha que recebe vários atributos como a
equipe de trabalho, o responsável pela tarefa, a estimativa de horas de
esforço, etc. O software permite controlar os custos do projeto possibilitando
a comparação entre custos reais e custos estimados. Além disso, será possível
selecionar quem será o gerente do projeto e alocar os membros da equipe do
projeto, designando suas responsabilidades.
O software ITM Platform também se
aplica a empresas que utilizam os métodos ágeis de gerenciamento de projetos.
Quando se contrata o ITM Platform
o cliente compra um serviço na modalidade SaaS (“Software as a Service”). O ITM
Platform é assim acessível para o cliente através de navegador de Internet
(“computação na nuvem” ou “cloud computing”), não sendo necessário, portanto,
instalar em um computador da empresa esse software.
No site do ITM Platform
o estudante poderá requerer um teste gratuito do software que inclui uma sessão
de treinamento online.
Aproveite mais essa oportunidade
para aumentar seus conhecimentos em gerenciamento de projetos!
