Foco no Caminho Crítico

Muito se fala sobre a importância de um projeto bem sucedido, mas o que fazer para que isso aconteça? Essa resposta deve ser bem longa, mas não vamos tratar dela nesse post. Pelo menos, não completamente! Vamos desenvolver apenas uma pequena parte dessa resposta, com algumas dicas sobre como trabalhar com o cronograma do projeto, um dos elementos chave para o sucesso de qualquer projeto. 

 

Quando o assunto é o cronograma do projeto a dica é ficar de olho no caminho crítico. O mais estimulante para quem gerencia um projeto é que essa dica pode ser decomposta em várias outras, como veremos à seguir.

Inicie no topo da pirâmide – o caminho crítico do projeto deve ser divulgado para a direção da empresa. É importante identificar se existe alguma atividade do caminho crítico que não é do interesse de algum diretor ou se existe conflito dessa atividade ou de seu resultado com os interesses de algum membro da diretoria. Se o projeto está alinhado aos objetivos estratégicos da empresa, o normal é que seja apoiado pela direção da empresa e que as atividades do caminho crítico sejam adequadamente priorizadas. Todavia, se existe um conflito com algum membro da diretoria, seja este grande ou pequeno, será sábio conversar – e quem sabe, negociar alguma coisa - com esse diretor e tentar garantir que nada de errado aconteça. Afinal, como diz o ditado popular, “é conversando que a gente se entende”.

Comunicar o caminho crítico para a equipe do projeto – a equipe do projeto deve ter a compreensão plena das atividades do caminho crítico. Isso é até meio óbvio, não é mesmo? Quando se trata de lutar as batalhas diárias de um projeto, o gerente de projetos precisa contar com o apoio da equipe. Estamos todos no mesmo barco, por isso precisamos cooperar e trabalhar em equipe. Se a equipe do projeto conhece as prioridades do caminho crítico, o projeto tem uma chance muito maior de sucesso.

Tornar o caminho crítico visual – é outra forma de comunicar o caminho crítico e o progresso do projeto, através da apresentação do andamento das atividades do cronograma. Criar um painel que torne o caminho crítico visual, ou usar formas mais criativas, é uma boa maneira de receber atenção e prioridade.

Fazer follow up com os “donos” das atividades do caminho crítico antes da data de início – os “donos” das atividades do caminho crítico são as pessoas responsáveis pela execução dessas atividades. Por isso, o gerente de projeto deve fazer “follow up” com essas pessoas. Se o gerente de projetos pergunta sobre eventuais problemas antes da data de início, ele (ou ela) terá a oportunidade de tentar resolver tais problemas, caso eles existam de fato. Muitas vezes os “donos” das atividades têm conhecimento de problemas, mas se ninguém pergunta, não dizem nada a respeito. Parece idiota, mas é a pura verdade. Afinal, os “donos” das atividades do caminho crítico costumam pensar que têm mais o que fazer, do que apenas trabalhar nesse ou naquele projeto cujo gerente de projetos não para de fazer perguntas. Para você, que é o gerente do projeto, eles são um risco potencial de atraso e, portanto, você deve ficar no ”pé deles”! Mas para eles, você pode não passar de um chato de galocha.

Falar com os “donos” das atividades do caminho crítico um pouco antes da data de início – aqui a ideia é garantir que os “donos” das atividades do caminho crítico não esquecerão suas responsabilidades quando o momento chegar. O gerente de projetos deve lembrá-los no momento certo! Um lembrete pessoal é sempre bom quando se tem que lidar com gente ocupada!

Cuidar da transição de uma atividade para outra – à medida que o projeto avança e uma atividade termina, a próxima atividade começa. E assim sucessivamente, até o fim do projeto. Essa transição deve ser feita de forma suave. A equipe que termina de executar sua parte deve entregar seus resultados para a próxima equipe que inicia. Se faltar alguma coisa nessa entrega, isso pode provocar atraso no inicio da próxima atividade. Quem faz a atividade antecessora precisa trabalhar bem e entregar a informação completa e necessária para que o trabalho seguinte seja adequadamente iniciado. Garantir esse espírito de cooperação é uma parte relevante do trabalho do gerente de projetos, nesse processo que muito se assemelha a uma corrida de revezamento. Cada corredor precisa fazer a sua parte e passar o bastão para o corredor que está a sua frente, para que este faça a parte dele na corrida. Para que um corredor da equipe vença essa corrida, todos precisam vencê-la. Em outras palavras, se acontece um erro na passagem do bastão que provoca o atraso do corredor da frente, isso pode provocar a derrota de toda a equipe.

Fazer feedback após a execução de cada atividade – é importante avaliar o que foi bem feito e contribuiu para acelerar o progresso do projeto ou foi relevante para melhorar, de alguma forma, o seu resultado. Do mesmo modo, é importante avaliar o que pode ser melhorado e, certamente, o que não funcionou. Esse tipo de feedback, feito com o devido cuidado, pode ajudar a melhorar o resultado das próximas atividades do caminho crítico, não havendo motivo para esperar por algo que eventualmente  será mencionado no relatório de lições aprendidas, apenas no final do projeto.

Usar métricas que representem o mais importante - quais são as métricas principais  usadas para medir se o caminho crítico está no caminho certo? Saber isso é muito importante. Geralmente, o que é importante medir, que representa efetivamente o progresso do projeto,  pode ser  obtido diretamente dos “donos” das atividades do caminho crítico. As métricas precisam ser traduzidas em elementos – numeros, por exemplo - que possam ser, de fato, medidos.

Manter-se atento aos marcos do caminho crítico - embora seja fácil se envolver em um labirinto de tarefas e listas de afazeres, o gerente de projetos não deve tirar os olhos dos marcos do caminho crítico. Que tarefas são mais importantes e significam uma saída? Será necessário concentrar-se nas ações que contribuem especificamente para o alcance desses marcos do caminho crítico.

Focalizar o resultado final - por último, mas não menos importante, lembre-se que a medida que o projeto avança no caminho crítico, atividade após atividade, você vai se aproximando do resultado final do projeto. Avançar no caminho crítico é vital para concluir o projeto.