Desenhando "Workflows"

Sabemos que toda organização opera através de processos. Esses processos são complexos, dinâmicos, executados por pessoas que desempenham papéis, compostos por atividades e buscam alcançar um ou mais objetivos. Não é o número de passos que faz um processo complexo, mas a quantidade de exceções, decisões e caminhos possíveis dentro de seu fluxo de trabalho. É exatamente sobre o desenho dos fluxos de trabalho, “workflows” em inglês, que vamos tratar nesse post.

Cada vez mais as organizações estão adotando a prática de documentar seus processos de trabalho. Geralmente, essa documentação tem dois elementos principais; a saber: a descrição do processo e o desenho do fluxo de trabalho (workflow).

·         Descrição do processo – é um texto que descreve, em linhas gerais, o procedimento que ocorre no processo dentro da situação e contexto em que o mesmo está inserido. Deve conter, no mínimo, o nome do processo, o responsável pelo processo, as entradas, os recursos utilizados (humanos ou materiais), as saídas intermediárias (se existirem) e o resultado final produzido no processo.

·         Fluxo de trabalho (workflow) – é uma sequência de passos necessários para automatizar processos, que é feita de acordo com um conjunto de regras definidas, permitindo que estes processos possam ser visualizados e compreendidos.

Como já dissemos, o objetivo desse post é apresentar, em linhas gerais, como um workflow deve ser desenhado. Faremos isso através de alguns exemplos, usando o Cacco, um software de desenho online, e adotando a notação do BPMN (Business Process Modeling Notation).

O desenho do worflow indica a sequencia – ou fluxo - de “quem faz o que” e “o que é feito”. Em uma organização com vários departamentos e setores, por exemplo, será necessário identificar “quem faz o que” dentro desses departamentos e setores.

Alguns processos estão restritos a um departamento ou setor, e outros atravessam a organização, envolvendo vários departamentos e setores diferentes. Tudo isso pode e deve ser desenhado no workflow.

O exemplo da figura 1 apresenta um processo genérico que envolve apenas um departamento de uma organização.

Figura 1: Workflow de Processo Genérico

Na figura 1, o processo apresentado tem apenas três caixas de tarefas e usa os seguintes símbolos:

Circunferência verde – início do processo

Retângulo ou caixa – tarefa

Circunferência vermelha – fim do processo

Linhas e setas – ligações no processo

A área onde o processo é desenhado é chamado de pool (piscina, em inglês).

Na figura 2, temos o exemplo de um processo que também envolve apenas um departamento da organização, no caso, o departamento de recursos humanos. Se perguntássemos “quem faz o que” nesse processo a resposta seria o RH ou departamento de recursos humanos. Esse processo, que mostra “o que é feito”, inicia com o recebimento de mensagens de candidatos a cargos na organização com os respectivos CVs (curricula vitae). Em seguida temos um subprocesso, que é um conjunto de atividades que faz alguma coisa. Usamos um subprocesso quando o passo seguinte no processo não pode ser representado por uma simples tarefa. Esse subprocesso analisa os CVs e escolhe os candidatos. Então, vamos para a tarefa de realizar a convocação para o cargo. O passo seguinte é aguardar o recebimento da resposta do candidato aprovado que, por sua vez, dá início a próxima etapa do processo. Essa próxima etapa inicia com o subprocesso de negociar a oferta de trabalho, e isso nos leva a um portão de decisão (gateway) que pergunta se a oferta de trabalho foi aceita pelo candidato aprovado. Em caso positivo, o processo é direcionado para o subprocesso de contratação e o processo é encerrado. Em caso negativo, deve-se notificar a recusa da oferta e encerrar o processo. 

Figura 2: Processo de Seleção e Contratação de Candidatos

 

O desenho do fluxo de trabalho não substitui o texto, mas o complementa e facilita sua visualização. Afinal, uma imagem vale mais que mil palavras!

Por sua vez, o exemplo da figura 3 mostra um processo que envolve mais de um departamento da organização, e se refere à solicitação de férias de um colaborador. Os departamentos envolvidos são o “RH” e a área na qual o colaborador trabalha, aqui chamada simplesmente de “Setor X”. É interessante notar que o pool do processo foi subdividido em duas partições ou lanes (raias, em inglês). Todas as atividades desenhadas no lane (raia) do Setor X serão executadas pelo pessoal dessa área, assim como todas as atividades desenhadas na raia do RH serão executadas por essa área da organização.

Figura 3: Processo de Solicitação de Férias

 

Esse processo inicia com a solicitação de férias do colaborador, estando este passo representado na caixa de tarefas “Fazer solicitação de férias”. O próximo passo é a revisão e aprovação dessa solicitação pela gerência do Setor X.  Em seguida, temos um portão de decisão (gateway) que pergunta se a solicitação foi aprovada ou rejeitada. Em caso de recusa ou rejeição, o processo indica que uma “Notificação de recusa” deverá ser emitida pela gerência do Setor X, informando o colaborador sobre essa decisão e terminando o processo. Em caso de aprovação, o processo é direcionado para o subprocesso de “Tramitar administrativamente” a solicitação de férias, pois isso envolverá outras atividades (redistribuição interna de tarefas no Setor X, mudanças na folha de pagamento, dentre outras) que não podem ser descritas em uma simples caixa de tarefas. Essa parte do processo é executada pelo RH. Na sequencia o processo é encerrado.

Esse post apresentou exemplos de desenho de workflows usando a notação do BPMN (Business Process Modeling Notation), que é largamente utilizada no mapeamento de processos de trabalho. Para mais detalhes sobre esse assunto recomendo acessar a apresentação “Mapeamentode Processos: A Importância para as Organizações” de Renata Alves Campos e Sandra Maria Peron de Lima, da Universidade Federal Rural do Rio de Janeiro.

Para mais exemplos sobre mapeamento de processos consulte o post “Estudo de Caso do PIL – Plástico InjetadoLtda”.

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