ERP: 5 passos para uma implantação bem sucedida

Complentando a abordagem apresentada nos últimos 4 posts, sobre a implantação bem sucedida de um sistema integrado de gestão (ERP),vamos comentar sobre o quinto passo; a saber: Orçar corretamente os recursos. O dinheiro gasto com licenças de software, instalação, configuração, testes e manutenção que estão envolvidas no projeto de implantação de um ERP é apenas uma parte do custo total. Sim, é importante conhecer esses custos, mas será mais difícil para a maioria das empresas detalhar os custos do pessoal necessário para garantir uma implantação bem sucedida. As pessoas serão provavelmente o recurso mais crítico e restrito em qualquer implementação de processos. No caso de um ERP, não é diferente. Será necessário trazer para o projeto pessoas de cada área da empresa, de cada departamente e disciplina funcional, que é afetada pelo ERP. Vamos chamá-los de pessoal-chave do projeto. Devem ser pessoas que sejam respeitadas pela organização e que consigam reunir informações relevantes para o projeto e influenciar seus pares a aceitar as mudanças decorrentes da implantação de um novo sistema. O sucesso do projeto dependerá muito do envolvimento dessas pessoas, de seu conhecimento da empresa, de seus processos e de sua experiência . Na medida que o projeto de implantação do ERP evolui, o pessoal-chave terá que se dedicar ao projeto e deixar de lado suas atribuições funcionais. Isso acabará por sobrecarregar o pessoal das áreas funcionais não envolvidas diretamente com o projeto e, em muitos casos, será necessário contratar pessoal temporário. Obviamente, será necessário alocar um gerente de projetos, que estabeleça o plano de projeto e garanta o seu cumprimento. É muitas vezes benéfico – mas não obrigatório - recrutar um gerente de projeto que venha de fora da organização, com o objetivo de coordenar de forma adequada todos esses recursos, competências e talentos.

ERP: 5 passos para uma implantação bem sucedida

Vamos então descrever os passos 3 e 4 para a implantação bem sucedida de um ERP: 3-Preparar a mudança – Mesmo quando uma mudança é boa, ela não deixa de ser estressante. E é por isso que quanto mais a organização se preparar para a mudança, incluindo a equipe executiva, funcionários, fornecedores e até mesmo os clientes, melhor será a implantação do ERP na empresa. Os altos executivos podem se adaptar mais facilmente ao novo sistema, porque em muitos casos, seu trabalho será acessar relatórios e métricas fornecidas pelo sistema. Já os profissionais de TI podem também se adaptar facilmente por compreender a tecnologia. Entretanto, os demais colaboradores, aqueles que são chamados de usuários finais, terão, certamente, dificuldades muito maiores. As pessoas com uma inércia muito grande para a mudança podem prejudicar a implantação de um ERP e. por conta disso, recomenda-se fazer reuniões de avaliação das práticas atuais de forma a encontrar a melhor maneira de facilitar a mudança na organização. Há muitas maneiras eficazes de fazer os colaboradores comprarem a nova idéia do ERP, sendo a melhor de todas a boa comunicação. É imperativo que os funcionários entendam que as mudanças agregarão maior valor para a organização como um todo. É importante a discussão aberta sobre as mudanças, de como os processos serão otimizados, sobre as melhorias trazidas por essa mudança, enfim como tudo isso pode aumentar a saúde da empresa. A empresa será melhor também para os colaboradores, com a criação de novas oportunidades em função do crescimento da empresa à partir dessa mudança. 4-Obter suporte da alta direção – O apoio e envolvimento da alta direção na seleção do ERP e na implantação do projeto é vital. É papel da alta direção criar uma visão para o sucesso, motivando a equipe do projeto e, principalmente, os gerentes de linha (ou funcionais) e colaboradores da empresa. Não se pode perder de vista, que a equipe de implantação do ERP pode, e deve, fazer recomendações, mas quem toma as decisões é a alta direção da organização. Como em muitas outras coisas numa empresa, um projeto de ERP sem o apoio ativo da alta direção pode rapidamente ir por água abaixo e fracassar. Além disso, se esse apoio não for bem visível, é comum que o projeto experimente mais resistência ainda. Algumas empresas cometem o erro de deixar a escolha do ERP e sua implantação a carga de gerentes de nível intermediário ( nível operacional, apenas) ou com o pessoal de tecnologia de informação, entendendo que trata-se apenas de mais uma atividade técnica. Isso pode deixar a empresa em uma posição de risco, se esses gerentes não tiverem o conhecimento adequado sobre os planos de longo prazo da empresa, e as reais necessidades estratégicas que o ERP deve ser capaz de atender. Sem apoio da alta direção pode ocorrer que: - O ERP não atenda efetivamente as necessidades estratégicas da empresa, nem no presente e, muito menos, no futuro; - Que a obtenção de recursos humanos e materiais seja mais difícil; - Que os gerentes de linha – normalmente focados apenas em suas áreas funcionais – não deixem suas zonas de conforto e se comprometam com o projeto de implantação do ERP

ERP: 5 passos para uma implantação bem sucedida

Vamos, então, comentar o segundo passo: Evitar modificações – Com raras exceções, não é uma boa idéia modificar o código fonte de um aplicativo corporativo. Quando usamos o termo "modificação", não estamos falando sobre a personalização ou configuração que deve ser fácil de alcançar com um moderno e poderoso ERP ou antes ou após a aplicação. As modificações no código fonte, em última análise, aumentam o custo total de possuir a aplicação em várias formas, como mencionado abaixo: - aumento de custos devido a personalizações para criar uma versão específica e quase única para a empresa contratante e, consequentemente, alongando o cronograma do projeto; - aumento dos custos de suporte técnico para software; - aumento dos custos de atualização (updates e upgrades). Assim sendo, para evitar ter que modificar o código fonte do programa é vital fazer a seleção correta do ERP para a empresa.

ERP: 5 passos para uma implantação bem sucedida

Para a implantação bem sucedida de um ERP vamos então ao primeiro passo: Definir as prioridades – durante a implantação de um ERP, o número de problemas que podem ser identificados e oportunidades de melhoria são muito grandes. O mesmo não se pode dizer do número de pessoas e do dinheiro disponível para desenvolver soluções e resolver problemas. Isso significa que precisamos priorizar os problemas e objetivos. A implantação do ERP no modêlo passo-a-passo é recomendada para reduzir a sobrecarga de informação para gestores e usuários finais, evitando que estes sejam forçados a aprender a lidar, em um curto espaço de tempo, com uma grande quantidade de novas telas do sistema. Estabelecer prioridades pode não ser somente o ato de separar a fase um da fase dois do projeto de implantação, mas a possibilidade de identificar aquilo que interessa daquilo que não é tão interessante assim. Nessa etapa, recomenda-se sessões de brainstorming com os gerentes funcionais e os usuários finais. Veremos os passos seguintes nos próximos posts.

ERP: 5 passos para uma implantação bem sucedida

A implantação de um ERP é um processo caro e complexo. E, assim como seria o caso com qualquer empreendimento significativo, o sucesso não é garantido. É necessário planejamento, disciplina e sabedoria para concluir a implantação em tempo hábil e para se certificar de que o sistema atende as necessidades do negócio. Os 5 passos recomendados são os seguintes: - Definir prioridades; - Evitar modificações; - Preparar a mudança; - Obter suporte da alta direção; - Orçar corretamente os recursos. Geralmente, um ERP bem implantado pode ajudar a aumentar a receita, aumentar a produtividade, melhorar a eficiência e controlar os custos. Para isso, é crítico que a escolha do ERP, bem como sua configuração, seja feita corretamente. Antes de iniciar o processo de seleção do ERP, é importante definir com precisão o problema que a empresa está tentando resolver. Nessa etapa, algumas perguntas necessitam ser respondidas, como por exemplo: Que processos de negócios serão sistematizados? Que melhores práticas deverão ser adotadas? Existem requisitos de qualidade que devem ser alcançados? Que regras ou normas precisam ser seguidas? Responder a essas perguntas é básico para entender o que se espera que o ERP faça para pavimentar o caminho do crescimento dos negócios da empresa. Nos próximos posts trataremos de cada um dos 5 passos mencionados!