Planejamento Estratégico da Tecnologia de Informação (Estudo Comentado)

Introdução
A disciplina Gestão Estratégica da Informação tem como pilares principais a TI (Tecnologia da Informação), a estratégia empresarial e os processos da empresa. Isso significa que a área de Tecnologia da Informação nas empresas, através de seu gestor e colaboradores, necessita conhecer – além da TI em si - os processos de negócio, o fluxo de informações e, por certo, as tecnologias disponíveis para suas necessidades. Em outras palavras, a gestão estratégica da TI deve estar alinhada com a estratégia da empresa e sua aplicação se remete aos processos de trabalho nela desenvolvidos.
Os sistemas de informação com base na TI transformaram o ambiente de negócios e se tornaram absolutamente essenciais para as empresas. A intenção das empresas é atingir seis importantes objetivos organizacionais: excelência operacional; novos produtos, serviços e modelos de negócio; relacionamento mais próximo aos clientes e fornecedores; melhor tomada de decisões; vantagem competitiva; e sobrevivência (Laudon e Laudon, 2007).
Para as organizações, a inovação é uma importante fonte de vantagem competitiva e, muitas vezes, elemento essencial de sobrevivência no mercado. Drucker (1989) já anotava em seu livro “As Fronteiras da Administração” que “o sistema baseado na informação também possibilita uma diversidade muito maior. Possibilita, por exemplo, a existência dentro da mesma estrutura de unidades gerenciais puras, encarregadas de otimizar o que já existe, e de unidades empresariais, responsáveis por tornar obsoleto o que existe e criar um futuro diferente”.
Como mencionado anteriormente, com a utilização da TI, as organizações buscam vantagem competitiva. Todavia, o uso puro e simples da TI, sem planejamento, não garante o bom uso da informação e maior competitividade. É necessário planejar, de forma a identificar a estrutura e as aplicações necessárias para suportar o negócio da empresa, e isso é feito através do Planejamento Estratégico da Tecnologia da Informação (PETI).
Quando se desenvolve um PETI é necessário fazer uma análise dos recursos de informática, entender como tais recursos são usados nas diferentes áreas da empresa, e com base nisso, fazer sugestões de melhoria. Dessa forma, essas sugestões de melhoria serão a contribuição efetiva da TI para o negócio da organização, seus objetivos e suas estratégias, assim como, a melhoria do fluxo da informação dentro da organização como um todo. O exemplo que apresentamos a seguir está baseado nesse conceito.

Sobre o Planejamento Estratégico da Empresa
A empresa em foco chama-se Corporate S/A (empresa fictícia para fins desse estudo) que opera no segmento de logística em todo o território nacional. A Corporate é uma empresa que não possui um documento formal de planejamento estratégico. Seus proprietários e principais gestores têm, por formação e experiência prévia, um perfil basicamente operacional. Em suma, a cultura da empresa privilegia as atividades do dia a dia e o planejamento de curto prazo.
Vale aqui comentar que criar e manter um planejamento estratégico faz parte das melhores práticas de negócio, e que isto é geralmente adotado pelas organizações. Todavia, não possuir um planejamento estratégico formal não deve ser considerado uma exceção no mercado. Ocorre que muitas empresas – notadamente as médias e pequenas - iniciam suas atividades porque conseguem reconhecer uma oportunidade importante. Essas empresas progridem aproveitando as boas oportunidades de negócio, sem, entretanto ter objetivos estratégicos estabelecidos, pois para elas é difícil determinar o que realmente desejam nesse campo. Além disso, quando há objetivos estratégicos, pode acontecer que estes sejam modificados em função de mudanças das oportunidades de negócio (Oliveira, 1997).
Devido à falta do planejamento estratégico, o gestor da área de TI agendou reuniões com a direção da Corporate para rever e analisar os processos da empresa e verificar as fontes principais de vantagem competitiva, cujo resultado levou as seguintes conclusões: redução dos tempos de espera, agilidade na logística interna, fornecimento no prazo, desenvolvimento e relacionamento cooperativo com fornecedores, despesas administrativas reduzidas, melhoria de processos e equipe agressiva de vendas. Assim sendo, as sugestões de melhorias do PETI deverão considerar os itens acima mencionados.
Diagnóstico da Situação Atual
A Corporate vem operando com sistemas “caseiros” que, em outras palavras, foram desenvolvidos ao longo dos anos pela área de TI, em função das necessidades da organização. No diagnóstico da situação atual observou-se que a empresa enfrenta problemas como, por exemplo:
a-) O hardware usado na empresa necessita ser atualizado ou preferencialmente substituído por equipamentos mais modernos;
b-) Há um grande número de aplicativos não integrados e redundantes, que surgiram com a adoção de soluções “caseiras”. Isto obriga a digitação de uma mesma informação várias vezes, em sistemas distintos, produzindo muitas vezes informações inconsistentes. Este problema foi identificado como causa de conflitos internos e até apontado em auditorias de qualidade;
c-) Não existe mão-de-obra especializada na empresa em quantidade suficiente para atender às demandas de novos sistemas ou mesmo às demandas de manutenção dos sistemas já existentes, resultando em grande insatisfação por parte dos usuários;
d-) A Corporate não opera com um sistema integrado de gestão que atenda, pelo menos, as áreas mais importantes da empresa, e tal sistema necessita ser adquirido;
e-) Os investimentos em TI sempre foram feitos em função de necessidades pontuais, não havendo um orçamento para a TI previamente aprovado pela direção da Corporate, com limites previamente estabelecidos para um determinado período;
f-) A documentação dos processos de negócio está desatualizada. Será necessário rever os processos de negócio da empresa e adaptá-los as peculiaridades do sistema integrado de gestão a ser adquirido.

Ações Previstas
Após apresentação e debate das opções possíveis e em função de limitações dos recursos financeiros, foram definidas as seguintes sugestões de melhoria:
• Implantação de um sistema integrado de gestão empresarial (ERP), abrangendo, numa primeira fase, os seguintes módulos: financeiro (incluindo contabilidade), recursos humanos, marketing e vendas. Por ser modular, ampliações do sistema ERP poderão ser feitas através da implantação de novos módulos ao sistema;
• Para implementar esta primeira fase será criado um projeto que deverá contemplar em seu escopo o redesenho dos processos, a compra do sistema ERP, a customização e parametrização de módulos do sistema ERP, o serviço de instalação, os testes e ajustes do sistema, além do treinamento de pessoal;
• O projeto inclui a compra e instalação de servidores e computadores de usuário e a modernização da rede de dados da empresa, com a aquisição de novos equipamentos;
• O processo de compras do sistema ERP e do novo hardware será coordenado pela área de suprimentos da Corporate;
• Serão realizadas obras civis para reforma e ampliação da sala de servidores e equipamentos de rede, incluindo também o sistema de ar condicionado e os equipamentos no-break;
• Ao final da implantação, prevista para um prazo de 6 (seis) meses, os processos de negócio estarão ajustados e os módulos de software serão integrados a um banco de dados central comum, com dados e informações das diferentes áreas da empresa.

Opção via Cloud Computing
A escolha de uma solução ERP via computação em nuvem (cloud computing) foi amplamente debatida, mas apesar das promessas de flexibilidade, escalabilidade, disponibilidade e redução e custos, a escolha recaiu na solução tradicional. Por um lado, as soluções de cloud computing ainda são consideradas um conceito sem pleno consenso na comunidade de tecnologia da informação. Entretanto, o que mais preocupou a direção da Corporate foram os riscos associados ao baixo desempenho ou mesma de indisponibilidade do sistema via computação em nuvem, em função de quedas ou funcionamento inadequado dos serviços de banda larga.
Para entender um pouco mais sobre cloud computing consulte os seguintes links:
Prós e contras do cloud computing:
http://www.tiinside.com.br/News.aspx?ID=101756&C=262
Video dos serviços de cloud computing da empresa Locaweb:
http://www.locaweb.com.br/solucoes/cloud-computing.html?gclid=CODr99ycgKQCFY5a7AodrCHlHw

Conclusões
Os sistemas integrados de gestão são complexos, e uma customização profunda – que o adapte exatamente aos processos existentes na empresa – pode prejudicar seu desempenho, comprometendo a integração de processos e informações, que é o seu principal benefício (LAUDON e LAUDON, 2007). Portanto, para que a Corporate tenha o máximo benefício de um sistema integrado, a empresa deverá mudar a sua maneira de trabalhar para se ajustar aos processos de negócio desenhados no software.
A aquisição de uma solução integrada de gestão empresarial (ERP) que abranja as principais atividades da empresa é recomendada para que, à médio prazo, a organização seja capaz de elevar sua eficiência operacional, reduzir custos e auxiliar os gestores no processo de tomada de decisão.

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
CRUZ, T. Sistemas, Organização e Métodos. 3ª. Ed. São Paulo: Atlas, 2002.
DRUCKER, P. As Fronteiras da Administração. Brasília: Pioneira, 1989.
LAUDON, K. e LAUDON, J. Sistemas de Informações Gerenciais. 7ª. Ed.
São Paulo: Prentice Hall, 2007.
MEIRELES, M. Sistemas de Informação. 2ª. Ed. São Paulo: Arte & Ciência, 2004.
OLIVEIRA, D. Planejamento Estratégico. 11ª. Ed. São Paulo: Atlas, 1997.