EAPs e a Regra dos 100%

O termo EAP significa Estrutura Analítica de Projeto e é a versão em português de WBS (Work Breakdown Structure). Uma EAP é uma estrutura hierárquica do escopo de um projeto decomposto por suas entregas. Todavia, existem na prática muitos tipos de estruturas que não são orientadas à entregas.

EAP orientada à tarefa: é uma estrutura que define o que será entregue com o trabalho executado no projeto em termos das ações que devem ser feitas para produzir cada entrega. A primeira palavra em um determinado elemento da EAP geralmente é um verbo como, descrever, comprar, desenvolver, otimizar, transferir, instalar, testar, etc.

EAP orientada à entrega: uma EAP desse tipo define o trabalho do projeto em termos de componentes (físicos ou funcionais) que compõem cada entrega. Nesse caso, a primeira palavra em um determinado elemento da EAP é um substantivo como, por exemplo, a Placa X, o Módulo A, a Compra do Subsistema B, o Motor do Carro, o Transmissor, a Antena, a Instalação da Máquina, o Treinamento da Equipe, etc. As EAPs orientadas à entrega são as preferidas segundo as definições da PMI (Project Management Institute).

EAP faseada no tempo: é usada em projetos muito longos. Isso decompõe o projeto em grandes fases ao invés de tarefas. Neste tipo de EAP é adotada uma abordagem “Rolling Wave”, que é conhecida como abordagem em ondas sucessivas uma vez que apenas a fase de curto prazo é planejada em detalhes. A próxima onda acontece com a fase seguinte e assim por diante, onda de planejamento após onda e fase do projeto após fase.

 

A regra dos 100% é um dos princípios mais importantes para elaboração de uma EAP, sendo definida da seguinte forma: A EAP inclui 100% do trabalho definido pelo escopo do projeto e captura todos os produtos fornecidos - internos, externos, provisórios - no que se refere ao trabalho a ser concluído, incluindo o gerenciamento de projetos.

A regra dos 100% é um dos princípios mais importantes que orientam o desenvolvimento, a decomposição e a avaliação da EAP.

Aplica-se em todos os níveis dentro da hierarquia: a soma do trabalho no nível "filho" deve ser igual a 100% do trabalho representado pelo "pai".

A EAP não deve incluir qualquer trabalho que seja diferente do escopo real do projeto, isto é, não pode incluir mais de 100% do trabalho.

É importante lembrar que a regra dos 100% também se aplica ao nível de atividade. O trabalho representado pelas atividades em cada pacote de trabalho deve somar até 100% do trabalho necessário para completar o pacote de trabalho. A melhor maneira de aderir à regra dos 100% é definir elementos da EAP em termos de saídas ou resultados. Isso também garante que a EAP seja mais objetiva quanto ao que será realmente entregue pelo projeto.

De todos os níveis em uma EAP, o segundo nível é o mais importante porque determina como o trabalho do projeto será agrupado. Isso será usado para fazer as estimativas de custo do projeto e elaborar o cronograma.

Cada elemento da EAP deve conter os seguintes itens:

·         O escopo do trabalho;

·         As datas de início e final desse escopo;

·         O orçamento para o escopo do trabalho;

·         O nome da pessoa responsável pelo escopo do trabalho. 

A EAP auxilia o gerente de projeto porque decompõe um projeto complexo  em partes que podem ser mais facilmente gerenciadas. Além da regra dos 100%, é importante que não exista uma sobreposição na definição do escopo entre dois elementos de uma EAP. Essa ambiguidade pode resultar em trabalhos duplicados ou comunicações erradas sobre responsabilidade e autoridade. Da mesma forma, essa sobreposição provavelmente causará confusão quanto à contabilização de custos do projeto. Para evitar ambiguidade recomenda-se elaborar um dicionário da EAP do projeto.

Bem, é isso aí. Até a próxima.