Sobre as Técnicas de Facilitação - Parte 2

No post anterior definimos a facilitação como um conjunto de técnicas utilizadas por um líder ou facilitador para melhorar o funcionamento de um workshop ou uma reunião da equipe de projeto. Mas, alguém poderia perguntar, tudo isso só para workshops e reuniões? Sim, mas não devemos perder de vista que há diferentes tipos de reuniões, para diferentes finalidades. É uma realidade nos projetos que as reuniões são ferramentas utilizadas pelo gerente de projetos e pela equipe para fazer muitas coisas como, por exemplo:

·         Reunião de kick-off;

·         Reunião para discussão e coleta de requisitos;

·         Reunião de tomada de decisão e resolução de problemas;

·         Reunião para debater e solucionar conflitos;

·         Reunião para construção de consenso e garantia de comprometimento;

·         Reunião de encerramento do projeto. 

Esses são apenas alguns exemplos, pois há muitos outros. Cabe ao gerente de projetos usar as técnicas de facilitação como ferramentas de auxilio na gestão de reuniões. A meta é conseguir que as reuniões de projeto sejam mais eficazes, aproveitando a energia positiva, conhecimento e, até mesmo, a empolgação dos membros da equipe e, ao mesmo tempo, gerenciar o comportamento dos participantes. Assim procedendo, as chances de se obter o que se deseja de cada reunião aumentam consideravelmente. Os benefícios do uso dessas técnicas estão comentadas no post “Sobre as Técnicas de Facilitação – Parte 1”.

Recomendações gerais de uso de técnicas de facilitação - Durante a preparação da reunião, reveja a agenda e identifique todas as técnicas de facilitação que podem ser usadas.

Ao realizar uma reunião com a equipe do projeto, escute e monitore ativamente as interações. Selecione uma nova técnica (não necessariamente planejada anteriormente) e aplique conforme apropriado para a situação.  

Acompanhe o motivo pelo qual a técnica foi escolhida e os resultados da aplicação da técnica para aprender com a experiência. Após a conclusão da sessão de trabalho, anote todas as lições aprendidas e recicle para uso posterior. Sempre tente melhorar a execução de uma determinada técnica e, além disso, busque sempre melhorar a seleção de técnicas apropriadas para diferentes situações.

Ainda discutiremos sobre as técnicas de facilitação em um próximo artigo. Bem, é isso aí! Até a próxima.