Sobre as Técnicas de Facilitação – Parte 3

Como dissemos em artigos anteriores, a facilitação é um processo de, ao mesmo tempo, aproveitar o conhecimento dos participantes enquanto se gerencia o comportamento dos mesmos para realizar um conjunto de objetivos predefinidos. Nunca devemos perder de vista que o gerente de projetos precisa extrair o melhor de sua equipe. Para isso ele (ou ela) utiliza as reuniões e aproveita todas as oportunidades de contato com a equipe do projeto. Ser um bom facilitador, da forma como temos descrito nesses artigos, auxilia o gerente de projetos na sua posição de exercer influencia para conseguir que a equipe trabalhe muito bem e alcance os objetivos do projeto.

Um bom modelo para compreender o processo de facilitação é apresentado por Pfeiffer (2006).

 

Nesse modelo o processo de produção dos indivíduos (grupo ou equipe do projeto) é apoiado por meio de determinadas técnicas e ferramentas que são aplicadas pelo facilitador com o propósito de transformar o potencial da equipe ou grupo de trabalho em resultados efetivos que o projeto deseja e necessita.

A facilitação será exercida através de técnicas específicas como as que descreveremos a seguir.

- Brainstorming: Ou tempestade de ideias, é uma das técnicas mais usadas nas organizações para incentivar o debate e a criatividade. Há muito material na Internet sobre esse assunto e se o leitor deseja obter uma visão rápida e, ao mesmo tempo, muito útil sobre o funcionamento de um brainstorming clique aqui! No artigo do link sugerido o leitor encontrará a seguinte abordagem: saiba o que é o brainstorming, abrace as “bobagens”, tenha um tema definido, estabeleça um tempo máximo, conte com um facilitador, trabalhe num grupo heterogêneo, esteja à vontade, registre tudo rapidamente, pense duas vezes antes de fazer um encontro online e não discuta todas as propostas levantadas (é necessário retirar os excessos antes de partir para a análise).   

- Técnica Nominal de Grupo: Ou TNG, é um processo no qual os indivíduos expressam sua opinião por meio de votação com o objetivo de chegar a uma solução para determinado problema. A votação possibilita que a decisão seja tomada por consenso da maioria. Ao votar os indivíduos expressam sua opinião de forma silenciosa e independente. O que se espera é que o voto seja dado por cada um, sem a influencia dos demais. Para mais detalhes sobre a TNG clique aqui.

- Técnica Delphi: na qual um grupo de especialistas é consultado para auxiliar na identificação de problemas, riscos ou outras situações, suposições e premissas a eles associados, e cada um individualmente apresenta suas estimativas e premissas para um facilitador, que analisa os dados e emite um relatório de síntese. Na sequencia, os membros do grupo discutem a analisam o relatório de síntese e individualmente apresentam novamente suas estimativas e premissas, agora atualizadas e influenciadas pela opinião dos demais participantes. Este processo continua até que os participantes cheguem a um consenso. Os especialistas, ao final de cada rodada, tem conhecimento das previsões dos demais especialistas, mas não nominalmente. É crucial preservar o anonimato, pois este permite aos especialistas expressar suas opiniões livremente, incentiva o debate em alto nível e ao mesmo tempo evita acusações e julgamentos. Da mesma forma, também evita a revisão de previsões de rodadas anteriores.

- Focus Grup (Grupo Focal): uma técnica usada para extrair conhecimento de grupos de stakeholders que se reúnem para avaliar conceitos e identificar problemas. Ocorrem em um lugar previamente selecionado e são orientadas por um facilitador. Seu objetivo central é identificar sentimentos, percepções, atitudes e ideias dos participantes a respeito de determinado assunto. Os usuários desta técnica a utilizam por crer que a energia gerada pelo grupo cria uma maior diversidade e profundidade de respostas, ou seja, um esforço combinado de pessoas que produz mais informações do que simplesmente o somatório das respostas individuais. Para o facilitador é um desafio administrar a situação de tal forma que certas pessoas não monopolizem a discussão, não se sintam intimidadas pelo extrovertimento de outros nem se mantenham em condição defensiva, conduzindo a reunião para que esta ultrapasse o nível superficial. O facilitador deve ter consciência de suas habilidades em dinâmica de grupo e de sua neutralidade em relação aos pontos de vista apresentados, possibilitando, assim, uma discussão não-tendenciosa. Os grupos selecionados podem ser homogêneos ou heterogêneos, dependendo daquilo que se deseja obter. Na maioria das vezes é preferível ter pessoas de um grupo homogêneo na discussão. Entretanto, se o objetivo é provocar polêmica, um grupo heterogêneo certamente traz mais resultados.

- Negociação: É o processo de buscar aceitação de ideias, propósitos ou interesses visando ao melhor resultado possível, de tal modo que as partes envolvidas terminem a negociação consciente de que foram ouvidas, tiveram oportunidade de apresentar toda a sua argumentação e que o produto final seja maior que a soma das contribuições individuais. Para mais detalhes sobre as técnicas de negociação clique aqui.

- Resolução de conflitos: Os conflitos podem ocorrer em situações onde não exista acordo entre partes envolvidas e existam pontos de vista e opiniões diferentes. Podem surgir por incompatibilidade de vários tipos como, por exemplo, de opiniões, métodos e objetivos, além de incompatibilidade de valores, ideias, sentimentos e emoções. A resolução de conflitos inclui formular bem os problemas ou situações que geraram o conflito, de assegurar que isso foi bem compreendido pelas partes envolvidas, que um lado possa ouvir o outro lado, que um lado compreende os motivos e razões do outro lado, que ocorra a busca de soluções e que a negociação entre as partes envolvidas aconteça para que o conflito seja resolvido.

- Resolução de problemas: é uma técnica conhecida como “Problem Solving” que considera uma sistemática que inclui definir o problema, determinar as causas, gerar ideias para solução, selecionar a melhor solução e agir para aplicar a solução. Dentro da resolução de problemas recomenda-se aplicar a técnica SCAMPER (Substituir, Combinar, Adaptar, Modificar, Propor novos usos, Eliminar e Rearrumar). Para mais detalhes sobre o SCAMPER clique aqui. 

- Visualização: Usa o fato que a visão é o sentido que domina a percepção do nosso ambiente, sendo cinco vezes mais relevante do que a audição. Isto explica por que informações visualizadas costumam ter mais impacto do que informações apenas faladas (“Uma imagem vale mais que mil palavras”). A visualização deve ser empregada pelo facilitador durante as reuniões com a equipe do projeto, sendo útil na apresentação de opiniões, avaliações de recomendações, discussões, registro de problemas ou tratamento dos problemas em grupo.

A escolha da técnica a ser usada depende da situação e sobre isso recomendo ler o artigo “Sobre as Técnicas de Facilitação – Parte 2”.

O que está sendo considerado aqui é a facilitação como um processo de conduzir uma equipe na execução de um projeto de uma forma que incentive todos os membros a participarem. Esta abordagem parte do pressuposto que cada pessoa possui algo único e valioso para compartilhar. Bem, é isso aí. Até a próxima. 

Referencias:

PFEIFFER, P. Facilitação de Projetos: Conceitos e técnicas para alcançar equipes. Rio de Janeiro: Brasport, 2006.

GASPARINI, C. Como fazer uma sessão de brainstorming funcionar. Disponível em http://exame.abril.com.br/carreira/como-fazer-uma-sessao-de-brainstorming-funcionar/. Acesso em 02 ago. 2017.

BRITO, E. P. A. Técnicas de Negociação. Revista Científica do ITPAC. Volume 4. Número 1. Janeiro/2011. Disponível em http://www.itpac.br/arquivos/Revista/41/3.pdf. Acesso em 02 ago. 2017.