Quer ser um bom gerente de projetos? Comece fazendo bem o básico.

Meu cachorro é um vira-latas bem esperto que adora pegar bolinhas que são jogadas para ele. O Pepê – esse é o nome do meu cachorro - traz a bolinha de volta e fica, com aquele olhar atento, esperando que você jogue a bolinha novamente. Esse joga, pega, traz de volta e joga novamente, pode levar horas. O Pepê faz todos esses movimentos, seguindo o seu instinto, de modo natural. Tudo é absolutamente básico para ele. O meu cachorro é mais esperto do que muita gente que já encontrei por aí, inclusive em grandes empresas.

 

 

Não falo só de gerentes de projetos, mas de profissionais de várias áreas e especialidades. Gente que não entende o que é básico na sua profissão e que, por exemplo, não consegue abrir uma porta sem que alguém lhe diga que é isso que tem que fazer, pois não consegue, por si mesmo, analisar uma situação e decidir o que fazer. Me refiro aos que estão sempre dizendo que estão “perdidos”, gente que precisa da ajuda do manual de instruções até para saber a hora de ir ao banheiro. Não, eu não estou exagerando. Bem, talvez eu esteja, mas só um pouquinho. E como isso se aplica ao gerenciamento de projetos? O que é o básico para o gerente de projetos? Bem, é o que veremos a seguir.

Indo direto ao ponto, para um gerente de projetos é básico manter-se atualizado sobre o cronograma do projeto, gerenciar bem o escopo e ter boa comunicação. É básico fazer uma boa gestão das atividades do projeto para se assegurar que os recursos alocados para cada atividade as executem no tempo planejado, respeitando os custos previstos e a qualidade necessária seja alcançada. O gerente de projetos precisa compreender que não é ele (ou ela) que executa cada tarefa do projeto. Em outras palavras, não é bom para o projeto quando o gerente não sabe delegar e é do tipo que gosta de se mostrar como “o cara super ocupado”, que exige que tudo passe por ele. Esse tipo de comportamento do gerente de projetos acaba bloqueando o caminho da equipe e prejudica o progresso do projeto. O papel do gerente do projeto não é ser um gargalo para sua equipe, é fazer com que o projeto flua, progrida e siga em frente, através do trabalho da equipe que executa as atividades planejadas. Se as entregas intermediárias precisam ser aceitas pelo cliente (interno ou externo), é isso que deve ser feito, seguindo os critérios de aceitação definidos no plano do projeto, para cada uma dessas entregas intermediárias. O gerente de projetos coordena o trabalho, mede os resultados e implementa ajustes quando necessário.

Voltando para a ideia básica de manter-se atualizado sobre o cronograma do projeto, será uma boa prática se reunir periodicamente com a equipe do projeto antes da reunião com o cliente. O cliente não pode saber mais sobre o projeto do que o próprio gerente de projetos, ou mesmo ter uma informação mais atualizada ou diferente, obtida de um membro “amigo” da equipe do projeto. Se um membro “amigo” do cliente for detectado, o gerente de projetos deverá fazê-lo entender que conversas paralelas (com antecipação de informações) são prejudiciais e que a informação do cliente deve ser exatamente a mesma do cronograma atualizado do projeto que o gerente de projetos está levando para a reunião periódica com o cliente.

Quando falamos em gerenciar bem o escopo isso implica, como dito anteriormente, em uma boa gestão das atividades do projeto para se assegurar que os recursos alocados para cada atividade as executem no tempo planejado, respeitando os custos previstos e a qualidade necessária seja alcançada. Acredito que o bom gerenciamento do escopo sofre forte influência da boa comunicação do gerente de projetos e do engajamento da equipe. Mas, é importante que se entenda que a boa gestão do escopo serve como base para outros aspectos importantes do projeto, incluindo cumprir o cronograma, respeitar o orçamento, e manter o projeto o mais rentável possível. Conseguir que o projeto seja rentável é muito importante para o gerente de projetos, do ponto de vista da avaliação do seu trabalho, pois implica em concluir o projeto, obtendo os benefícios que a empresa desejava quando criou o projeto, no menor tempo possível, gastando menos e com a qualidade adequada.

Finalmente, chegamos na habilidade de comunicação do gerente de projetos. E isso, com toda a certeza, ainda será cantado, em prosa e verso, por tantos outros, que se interessem em escrever sobre o gerenciamento de projetos. A comunicação do projeto implica em manter toda a equipe na mesma página, com a informação correta sobre o andamento do projeto. Estamos falando sobre informar o que deu certo – e o que ganhamos com isso - e sobre o que deu errado – e o que aprendemos. Informar sobre as mudanças, sobre a extensão dessas mudanças, onde serão aplicadas e como serão implementadas. Aqui vale um toque a mais: a comunicação do gerente de projetos significa ouvir bem, também! Bem, mas isso é básico, certo?

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