Por que usar um software de gerenciamento de projetos?

Algumas empresas estimam um aumento na produção de projetos em até 30 por cento após a implementação de um sistema de gerenciamento de projetos. Nada mal, não é mesmo?

Se as planilhas e ferramentas de colaboração da empresa mostram-se limitadas e ineficientes, talvez seja o momento de considerar uma solução de gerenciamento de projetos online. Uma solução online significa que o software é contratado como um serviço (SaaS = Software as a Service, ou Software como um Serviço), através da Internet. Então, ao invés de instalar o software nos computadores/servidores da empresa, o software fica num servidor da empresa fornecedora do serviço e é acessado pela empresa contratante na “nuvem” (= “cloud”) da Internet.  E se a empresa contratante – por motivo de segurança ou de preferência - decidir que deseja que a solução de software seja instalado (“on-premise”) em seus computadores/servidores, isso pode ser feito? Sim, na maioria dos produtos que iremos ver nesse post.

Além disso, é importante mencionar que a maioria dos programas de sofware de gerenciamento de projetos de primeira linha é capaz de trabalhar em conjunto com as soluções de negócios existentes numa organização, incluindo - apenas para citar as mais comuns - o ERP, o CRM, os programas de software de gestão de força de vendas, quer atraves de integrações diretas ou via interfaces avançadas de programação (API:Advanced Programming Interface).

Os melhores serviços on-line de gerenciamento de projetos podem ajudar PMOs (Project Management Offices = Escritórios de Gerenciamento de Projetos) a gerenciar múltiplos projetos.  

Hoje em dia, muitos destes serviços também fornecem ferramentas móveis e modernas ferramentas de redes sociais, que podem auxiliar no controle de despesas, nas atualizações de status e na colaboração segura de equipes. As melhores soluções são capazes de fornecer interfaces de cliente, possibilitanto que um cliente, por exemplo, envie solicitações e verifique o status de um projeto. As equipes globais e remotas poderão usufruir de acesso às informações do projeto via web (sempre disponível) e terão a disposição uma enorme quantidade de opções de relatórios customizáveis, um facilitador na comunicação com os stakeholders (equipe de projeto, gerente de projeto, sponsor, fornecedores, clientes e outras partes interessadas).

Então, como você já deve ter notado, estamos falando de programas de software de gerenciamento de projetos, e quando o assunto é esse, há uma enorme gama de produtos para escolher. O desafio é fazer a melhor escolha dentre tantas opções existentes. No site Online Project Management Review há uma análise comparativa que inclui 13 diferentes pacotes de software de gerenciamento de projetos.

Figura 1: Tabela de Comparação p/ Softwares de Gestão de Projetos

A figura 1 mostra comparações lado a lado (side-by-side comparisons) dos seguintes produtos: (1) Clarizen, (2) Genius Project, (3) At Task, (4) Project Insight, (5) Project Manager, (6) Dapliv PPM, (7) Tenrox, (8) Celoxis, (9) Liquid Planner, (10) EPM Live, (11) e Studio, (12) Easy Projects e (13) Intervals. Em complemento, a figura 1 mostra as notas dos 10 primeiros produtos e para visualizar as notas dos produtos numerados de 11 a 13, é necessário clicar em “Next 10 >;”, no canto direito superior da figura. Os produtos estão apresentados na figura 1, organizados da esquerda para direita, sendo o no. 1 o produto melhor pontuado e o número 13 o que recebeu a pior pontuação. Tudo isso e mais os detalhes técnicos da análise dos produtos podem ser vistos no site Online Project Management Review.

A análise técnica levou em conta importantes atributos funcionais e a comparação dos mesmos nos diferentes produtos. Na figura, há seis opções de escolha de atributos de análise: Overall Rating (nota geral), Project Management Tools (ferramentas de gerenciamento de projetos), Resource Management (gerenciamento de recursos), Collaboration (colaboração), Ease of Use (fácil de usar) e Integration & Professional Services (Integração e Serviços Profissionais).

Overall Rating (nota geral) – é a nota geral que o produto recebeu com base em sua capacidade e características.

Project Management Tools (ferramentas de gerenciamento de projetos) – são divididas em básicas e avançadas.

·         Ferramentas básicas incluem: orçamentação, rastreamento de problemas, gestão de requisições, relatórios customizados, análise de riscos, gráfico de Gantt interativo, interdependências avançadas, campos personalizados para postagem de mensagens, comparações de linha de base e método do caminho crítico.

·         Ferramentas avançadas incluem: gestão de portfolio, tabelas/gráficos de múltiplos projetos, gestão avançada de tarefas, modelagem de processos (workflow engine) e faturamento.

Resource Management (gerenciamento de recursos) – planejamento de capacidade, rastreamento do tempo, cronograma, gestão de documentos, alertas de despesas e de tempo, gestão de ativos, filtro complexo de identificação de recursos e gestão genérica de recursos.

Collaboration (colaboração) – são divididas em colaboração da equipe (team collaboration) e colaboração com o cliente (client collaboration).

·         Team collaboration (colaboração da equipe):alertas de mudanças, forum privado, contas de e-mail, ferramentas de mídia social e ferramentas de adoção.

·         Client collaboration (colaboração com o cliente): centro de colaboração, visualização de relatórios, submissão de rastreamento de problemas e contas de “não usuários” do tipo “read-only” (somente leitura).

Ease of Use (fácil de usar) – templates de projetos, copiar/clonar projetos, tarefas recorrentes, dashboard (painel de instrumentos) customizável, funções drag and drop (arrastar e soltar), ferramenta de importar recursos, ajuda integrada e conversões de fuso horário.

Integration & Professional Services (Integração e Serviços Profissionais) -  integração com o Outllook, serviços de integração customizados, disponibilidade de APIs, serviços de implementação, treinamento on-site, gerente de contas dedicado, suporte por telefone 24/7, forum ativo e suporte em várias línguas.

Para cada produto foi realizada uma análise de prós e contras, considerando seus atributos funcionais, e foi dada uma nota para cada atributo variando de zero à dez. Isso pode ser visto, clicando no retângulo REVIEW, na coluna de cada produto. A nota do “overall rating” é a classificação geral do produto. As notas são mostradas em linhas grossas com a seguintes cores, que aparecem da esquerda para a direita:

Figura 2: Código de Cores para Atributos Funcionais

 O único preço disponível no artigo da Online Project Management Review – válido para o mercado norte-americano - é o do produto da Clarizen: US$29.95 por usuário, por mês. Este produto foi classificado em primeiro lugar. Para obter o preço dos outros 12 produtos destacados no post é necessário fornecer uma série de informações como, por exemplo, a quantidade de usuários simultâneos e quando a empresa compradora pretende instalar o produto, além de dados da empresa compradora nos Estados Unidos (nome, endereço de e-mail e telefone).

Não custa repetir que para escolha de qualquer ferramenta de software é importante certificar-se da qualidade do fornecedor, que deve ser um especialista na tecnologia. É importante levar em conta que o software escolhido deverá ser, o máximo possível, aderente aos processos de negócios da organização, além de ser de fácil utilização e flexível o suficiente para permitir adequações e ajustes. Este software deverá atender a requisitos de normas e regulamentações aplicáveis e a empresa fornecedora deverá ser capaz de prover suporte técnico ao cliente.

O debate sobre a escolha de um software para gerenciamento de projetos deve ser compartilhada entre os diversos departamentos e/ou gerências da organização. Muitos temas relativos à padronização de documentos, acesso aos dados e às informações precisam ser discutidos de forma clara, caso contrário, corre-se o risco de adquirir soluções parciais ou incompletas.

Recomenda-se que o processo de escolha e aquisição de uma ferramenta de software de gerenciamento de projetos seja tratado com um projeto, e que seja dado o devido tempo para as etapas de definição de requisitos, prospecção de fornecedores, processo de compra, negociação com o fornecedor escolhido, implantação e treinamento.