Algumas
empresas estimam um aumento na produção de projetos em até 30 por cento após a implementação de
um sistema de gerenciamento de projetos.
Nada mal, não é mesmo?
Se as
planilhas e ferramentas de colaboração da empresa mostram-se limitadas e
ineficientes, talvez seja o momento de considerar uma solução de gerenciamento de projetos online. Uma solução online significa que o software é contratado como um serviço
(SaaS = Software as a Service, ou Software como um Serviço), através da
Internet. Então, ao invés de instalar o software nos computadores/servidores da
empresa, o software fica num servidor da empresa fornecedora do serviço e é
acessado pela empresa contratante na “nuvem” (= “cloud”) da Internet. E se a empresa contratante – por motivo de
segurança ou de preferência - decidir que deseja que a solução de software seja
instalado (“on-premise”) em seus computadores/servidores, isso pode ser feito?
Sim, na maioria dos produtos que iremos ver nesse post.
Além disso, é
importante mencionar que a maioria dos programas de sofware de gerenciamento de
projetos de primeira linha é capaz de trabalhar em conjunto com as soluções de
negócios existentes numa organização, incluindo - apenas para citar as mais
comuns - o ERP, o CRM, os programas de software de gestão de força de vendas,
quer atraves de integrações diretas ou via interfaces avançadas de programação
(API:Advanced Programming Interface).
Os melhores serviços on-line de gerenciamento de projetos podem ajudar PMOs (Project Management Offices
= Escritórios de Gerenciamento de Projetos) a gerenciar
múltiplos projetos.
Hoje
em dia, muitos destes serviços
também fornecem ferramentas móveis e modernas ferramentas de redes sociais, que
podem auxiliar no controle de despesas, nas atualizações
de status e na colaboração segura
de equipes. As melhores soluções são capazes de fornecer interfaces de
cliente, possibilitanto que um cliente, por exemplo, envie solicitações e
verifique o status de um projeto. As equipes globais e remotas poderão usufruir de acesso às
informações do projeto via web (sempre
disponível) e terão a disposição uma enorme quantidade de opções de relatórios
customizáveis, um facilitador na comunicação com os stakeholders (equipe de
projeto, gerente de projeto, sponsor, fornecedores, clientes e outras partes
interessadas).
Então, como você já
deve ter notado, estamos falando de programas de software de gerenciamento de
projetos, e quando o assunto é esse, há uma enorme gama de produtos para
escolher. O desafio é fazer a melhor escolha dentre tantas opções existentes. No site Online Project Management Review
há uma análise comparativa que inclui 13 diferentes pacotes de software de
gerenciamento de projetos.
Figura 1: Tabela de Comparação p/ Softwares de Gestão de Projetos
A figura 1 mostra
comparações lado a lado (side-by-side comparisons) dos seguintes produtos: (1)
Clarizen, (2) Genius Project, (3) At Task, (4) Project Insight, (5) Project
Manager, (6) Dapliv PPM, (7) Tenrox, (8) Celoxis, (9) Liquid Planner, (10) EPM
Live, (11) e Studio, (12) Easy Projects e (13) Intervals. Em complemento, a figura 1 mostra as
notas dos 10 primeiros produtos e para visualizar as notas dos produtos
numerados de 11 a 13, é necessário clicar em “Next 10 >;”, no canto direito superior da figura. Os produtos estão apresentados na figura 1, organizados da esquerda para direita, sendo o no. 1 o produto melhor pontuado e o número 13 o que recebeu a pior pontuação. Tudo isso e mais os detalhes técnicos da análise dos produtos podem ser vistos no site Online Project Management Review.
A análise técnica
levou em conta importantes atributos funcionais e a comparação dos mesmos nos
diferentes produtos. Na figura, há seis
opções de escolha de atributos de análise: Overall Rating (nota geral), Project
Management Tools (ferramentas de gerenciamento de projetos), Resource
Management (gerenciamento de recursos), Collaboration (colaboração), Ease of
Use (fácil de usar) e Integration & Professional Services (Integração e
Serviços Profissionais).
Overall Rating (nota geral) – é
a nota geral que o produto recebeu com base em sua capacidade e
características.
Project Management Tools (ferramentas de gerenciamento de
projetos) – são divididas em básicas e avançadas.
·
Ferramentas básicas incluem: orçamentação,
rastreamento de problemas, gestão de requisições, relatórios customizados,
análise de riscos, gráfico de Gantt interativo, interdependências avançadas,
campos personalizados para postagem de mensagens, comparações de linha de base
e método do caminho crítico.
·
Ferramentas avançadas incluem: gestão de
portfolio, tabelas/gráficos de múltiplos projetos, gestão avançada de tarefas,
modelagem de processos (workflow engine) e faturamento.
Resource Management (gerenciamento de recursos) – planejamento de capacidade, rastreamento do tempo, cronograma, gestão de
documentos, alertas de despesas e de tempo, gestão de ativos, filtro complexo
de identificação de recursos e gestão genérica de recursos.
Collaboration (colaboração) – são
divididas em colaboração da equipe (team collaboration) e colaboração com o
cliente (client collaboration).
·
Team collaboration (colaboração da
equipe):alertas de mudanças, forum privado, contas de e-mail, ferramentas de
mídia social e ferramentas de adoção.
·
Client collaboration (colaboração com o
cliente): centro de colaboração, visualização de relatórios, submissão de
rastreamento de problemas e contas de “não usuários” do tipo “read-only”
(somente leitura).
Ease of Use (fácil de usar) – templates
de projetos, copiar/clonar projetos, tarefas recorrentes, dashboard (painel de
instrumentos) customizável, funções drag and drop (arrastar e soltar),
ferramenta de importar recursos, ajuda integrada e conversões de fuso horário.
Integration & Professional Services (Integração e
Serviços Profissionais) - integração
com o Outllook, serviços de integração customizados, disponibilidade de APIs,
serviços de implementação, treinamento on-site, gerente de contas dedicado, suporte
por telefone 24/7, forum ativo e suporte em várias línguas.
Para cada produto foi
realizada uma análise de prós e contras, considerando seus atributos funcionais,
e foi dada uma nota para cada atributo variando de zero à dez. Isso pode ser
visto, clicando no retângulo REVIEW, na coluna de cada produto. A nota do “overall
rating” é a classificação geral do produto. As notas são mostradas em linhas
grossas com a seguintes cores, que aparecem da esquerda para a direita:
Figura 2: Código de Cores para Atributos Funcionais
O único preço disponível no artigo da Online Project Management Review
– válido para o mercado norte-americano - é o do produto da Clarizen: US$29.95 por usuário, por mês. Este
produto foi classificado em primeiro lugar. Para obter o preço dos outros 12
produtos destacados no post é necessário fornecer uma série de informações
como, por exemplo, a quantidade de usuários simultâneos e quando a empresa
compradora pretende instalar o produto, além de dados da empresa compradora nos
Estados Unidos (nome, endereço de e-mail e telefone).
Não custa repetir que para escolha de qualquer ferramenta de
software é importante certificar-se da qualidade do fornecedor, que deve ser um
especialista na tecnologia. É importante levar em conta que o
software escolhido deverá ser, o máximo possível, aderente aos processos de
negócios da organização, além de ser de fácil utilização e flexível o
suficiente para permitir adequações e ajustes. Este software deverá atender a
requisitos de normas e regulamentações aplicáveis e a empresa fornecedora
deverá ser capaz de prover suporte técnico ao cliente.
O
debate sobre a escolha de um software para gerenciamento de projetos deve ser
compartilhada entre os diversos departamentos e/ou gerências da organização. Muitos temas relativos à
padronização de documentos, acesso aos dados e às informações precisam ser
discutidos de forma clara, caso contrário, corre-se o risco de adquirir soluções
parciais ou incompletas.
Recomenda-se
que o processo de escolha e aquisição de uma ferramenta de software de
gerenciamento de projetos seja tratado com um projeto, e que seja dado o devido
tempo para as etapas de definição de requisitos, prospecção de fornecedores,
processo de compra, negociação com o fornecedor escolhido, implantação e
treinamento.
