Mesmo sabendo que o tema a ser tratado no TCC (Trabalho de Conclusão
de Curso) de um curso MBA em Gestão de Projetos deve ser diretamente
relacionado ao trabalho do gerente de projetos ou ser relevante para o
gerenciamento de projetos, muitos estudantes ainda têm dúvidas sobre qual tema
escolher. Eu recebo perguntas sobre isso quase todos os dias, enviadas por meus
alunos e alunas na instituição de ensino que atuo como professor tutor e
orientador de TCC. Da mesma forma, alunos de outras instituições, leitores do
blog, me enviam perguntas sobre o mesmo assunto. Por conta dessa dificuldade,
desenvolvi uma estrutura básica sobre como obter informações úteis e que possam
ser aproveitadas para um artigo de TCC, que gostaria agora de compartilhar.
Notei que muitos estudantes estão trabalhando em organizações que
fazem projetos. Alguns desses são projetos internos, destinados a implementar mudanças
na estrutura organizacional, ou para implantação de um novo sistema, ou no
mapeamento de um processo, ou para atender qualquer outra necessidade da organização.
Há também os projetos destinados à clientes externos, que compraram alguma coisa
e o projeto faz parte do negócio fechado entre essa empresa fornecedora e esse
cliente comprador. Esses estudantes estão lá, ou participando de alguma forma
do projeto como, por exemplo, executando alguma atividade (portanto, mais
próximos da equipe do projeto) ou apenas acompanhando de longe (sem
envolvimento direto).
Muitas vezes o projeto acontece e o estudante não sabe o que deve
observar, onde procurar, que perguntas fazer e o que deve aproveitar dessa
experiência para o seu TCC. O estudante olha para lugares de onde não há muita
coisa a ser coletada para o seu artigo de TCC. Na maior parte das vezes são
coisas importantes para o projeto, mas não para o gerenciamento do projeto.
Se o estudante faz parte da equipe executora de atividades, só pensa
na atividade que desempenha como se isso bastasse. Quem executa costuma propor
como tema do TCC descrever o que ele (ou ela) faz no projeto. Seria como,
falando por exagero, se o pedreiro estivesse propondo como tema do seu TCC
descrever como os tijolos são assentados. Ou, também, como se o programador
estivesse propondo como tema do seu TCC descrever como os códigos do programa
são escritos. Ou, também, como se o pintor estivesse propondo como tema do seu
TCC descrever como as paredes são pintadas. Ou, ainda, como o engenheiro
estivesse propondo como tema do seu TCC descrever como os cálculos estruturais
são feitos. Exemplos como esse podem encher várias páginas e é evidente que
nessa altura do texto considero que me fiz entender.
Ou, em outra medida, o estudante fica tão empolgado com os benefícios
que o projeto consegue trazer para a organização que afirma que “esse é um
projeto de redução de custos e melhoria da qualidade”. Ou ainda é comum ouvir
que “esse é um projeto de promoção da sustentabilidade”. Sim, entendo muito bem, isso tudo é muito
importante. Mas o que o projeto faz ou fez de fato? Não se faz uma EAP (Estrutura Analítica do Projeto) com a
informação dos benefícios de um projeto. É necessário entrar nos detalhes das
entregas e pacotes de trabalho que serão efetivamente executados. Essa é outra
coisa óbvia que, geralmente, costuma ser esquecida.
Então, o que devemos observar em um projeto? Devemos observar os
aspectos importantes relacionados ao tema escolhido para o TCC. Esses são
aspectos relacionados ao trabalho do gerente de projetos. São situações
corriqueiras, com as quais o gerente de projetos precisa lidar. Mais detalhes são
apresentados nos exemplos em destaque.
Onde devemos procurar? O lugar certo é onde está a equipe do projeto,
lembrando que um projeto é feito por pessoas. Assim, uma boa conversa com os
profissionais que participam ou participaram do projeto é um excelente ponto de partida.
É evidente que entrevistar também o gerente de projetos é altamente
recomendado.
Que perguntas devemos fazer? Devemos formular perguntas que nos
permitam descobrir a verdade sobre o que aconteceu no projeto, relacionado ao
tema escolhido para o artigo do TCC.
É de fundamental importância a compreensão de que precisamos nos
comportar como verdadeiros pesquisadores, investigando a realidade pura dos
fatos do projeto, ao invés de buscar uma confirmação tendenciosa sobre aquilo
que nós mesmos achamos ser correto.
Abaixo serão apresentados alguns exemplos que se referem ao projeto
P1, um nome encontrado ao acaso, que pode ser qualquer projeto que esteja sendo
estudado. O projeto em si não é o foco do artigo do TCC, embora seja necessário
apresentá-lo em linhas gerais, para que o leitor entenda sobre o que se está
falando. O que interessa aqui é explorar os elementos do gerenciamento de
projetos ligados ao tema escolhido, bem como as situações que demandam ou
demandaram a intervenção, o esforço e o trabalho do gerente de projetos.
E como seria uma estrutura de capítulos para um artigo de TCC que
obtivesse tais informações? Essa estrutura seria a seguinte:
Resumo
Abstract (versão para o inglês do Resumo)
1-Introdução
2-Fundamentação Teórica
Aqui o aluno descreve resumidamente os conceitos mais importantes
sobre o tema que escolheu para o seu artigo de TCC.
3- O Projeto P1
Aqui o aluno descreve resumidamente o que é o projeto P1, para que
serve e principais benefícios.
4- Título do tema escolhido (ver os exemplos de 1 à 9)
Aqui o aluno explora o tema descrevendo os elementos do gerenciamento
de projetos e as situações que demandam ou demandaram o trabalho do gerente de
projetos. Essa é a parte mais importante do artigo de TCC.
5- Considerações Finais
Aqui o aluno descreve suas conclusões e descobertas.
6- Referências Bibliográficas
......................................
......................................
Muito bem! Dito isso, vejamos agora como tudo se encaixa com alguns exemplos de temas de
TCC para o curso MBA em Gestão de Projetos.
1)- Um Estudo sobre a Gestão da
Equipe no Projeto P1
Elementos do gerenciamento de projetos: Devemos obter a descrição de
cargo dos membros da equipe do projeto e a matriz de responsabilidades (RACI).
Situações que demandam o trabalho do gerente de projetos: Devemos
procurar saber como a equipe foi formada e qual foi seu maior desafio, como foi o trabalho e o grau
de cooperação, como a equipe comunicou a execução das entregas, como eram as
reuniões, se ocorreram conflitos dentro da equipe, conflitos com os membros da direção da empresa,
conflitos com os fornecedores ou conflitos com os clientes, e como tudo isso foi resolvido pelo
gerente de projetos. Que lições a equipe aprendeu trabalhando no projeto?
2)- Estilos de Liderança do Gestor no Projeto P1
Elementos do gerenciamento de projetos: Devemos obter o perfil de
liderança do gerente do projeto.
Situações que demandam o trabalho do gerente de projetos: Como o
líder trabalhou com a equipe no decorrer do projeto, se houve diferenças no
tratamento (relacionamento interpessoal) dependendo da formação e experiência
de cada membro da equipe ou se o tratamento era igual para todos, se houve
impactos no trabalho da equipe em função do comportamento do líder, como foi o
comportamento do líder em momentos de pressão interna e com os clientes, se o
líder pode receber créditos pelos resultados alcançados ou pela falta deles e
por que.
3)- Estudo sobre a Elaboração e Controle do
Cronograma no Projeto P1
Elementos do gerenciamento de projetos: Devemos obter o cronograma do
projeto. Descrever a sequencia das atividades e o caminho crítico do projeto.
Situações que demandam o trabalho do gerente de projetos: Verificar
que ferramenta de software foi usada para criar e controlar o cronograma, se
houve atraso em alguma atividade e os motivos do atraso, se houve mudanças de
escopo e como isso afetou o cronograma, se houve ocorrência de algum risco e
como isso afetou o cronograma, outro motivo que tenha gerado impacto no
cronograma e como o gerente de projetos tratou o problema, se o projeto foi
concluído dentro do prazo previsto, ou se atrasou, quanto foi esse atraso e as
principais razões desse atraso. Devemos identificar se há lições aprendidas em
relação ao gerenciamento do cronograma desse projeto.
4)- O Gerenciamento do Escopo do Projeto P1
Elementos do gerenciamento de projetos: Devemos obter a EAP e o
dicionário da EAP.
Situações que demandam o trabalho do gerente de projetos: Quais as
entregas mais críticas do projeto? Temos alguma entrega que necessita de
fornecedores externos? Como isso impacta a gestão do escopo? Temos alguma entrega
que depende de mão de obra especializada de fora da organização? Como isso
impacta a gestão do escopo? Houve mudanças de escopo durante o projeto? Essas
mudanças foram feitas com base em um processo integrado de mudanças? Que
stakeholders internos e externos pressionaram mais para mudanças de escopo? Quais
os motivos das solicitações de mudança? Quais foram os impactos no projeto (de
custo, tempo, qualidade) dessas mudanças? Como o gerente de projetos tratou as
mudanças no projeto? Como as mudanças de escopo afetaram o trabalho da equipe
do projeto?
5)- A Gestão dos Fornecedores no Projeto P1
Elementos do gerenciamento de projetos: Itens do escopo que foram
comprados no projeto. Identificação dos principais itens, ou itens mais importantes a serem comprados.
Principais critérios de seleção de fornecedores. Resumo do contrato de
fornecimento com fornecedores escolhidos para os itens mais importantes.
Situações que demandam o trabalho do gerente de projetos: Como é ou
foi o desempenho do fornecedor? Houve atrasos e as razões? Houve problemas de
qualidade? Os valores cobrados corresponderam às condições definidas em
contrato? Houve conflitos com o fornecedor e quais os motivos? Como foram as
negociações com o fornecedor? Os problemas com o fornecedor tiveram impactos no
cronograma e no orçamento do projeto? Quais foram esses impactos em tempo e
dinheiro? Como tudo isso foi tratado pelo gerente de projetos? Há lições
aprendidas em relação à gestão dos fornecedores?
6)- As Mudanças e seu Impacto no Projeto P1
Elementos do gerenciamento de projetos: Devemos obter a EAP do
projeto, o dicionário da EAP e o documento de controle integrado de mudanças.
Situações que demandam o trabalho do gerente de projetos: Devemos
levantar as solicitações de mudanças no projeto e identificar as mudanças
aprovadas e implementadas, bem como as mudanças rejeitadas. Que stakeholders (equipe
do projeto, áreas internas da organização, fornecedores ou clientes)
solicitaram mudanças? Quais os motivos e justificativas para as solicitações de
mudança? Como as mudanças foram negociadas? Quais foram os impactos em tempo,
custo e qualidade relacionadas à mudanças no projeto? Como as solicitações de
mudanças foram comunicadas à equipe do projeto? Como as solicitações de mudança
afetaram o trabalho da equipe e o resultado final do projeto?
7)- Um Estudo do Orçamento no Projeto P1
Elementos do gerenciamento de projetos: Orçamento do projeto, cronograma
do projeto, custo estimado dos pacotes de trabalho e de atividades previstos para serem
gastos a medida que o projeto avança seguindo o cronograma planejado. Valores
definidos no plano do projeto para reserva de contingência e reserva gerencial.
Indicadores de controle de custos adotados no projeto.
Situações que demandam o trabalho do gerente de projetos: Fazer a
comparação entre o valor real versus o valor planejado para cada entrega.
Levantar as principais diferenças entre real e planejado, identificando as
razões. Apresentar uma evolução do cálculo dos indicadores de controle de
custos nas diferentes fases do cronograma do projeto. Verificar os planos de
ação do gerente de projetos para corrigir problemas no orçamento do projeto.
Verificar como as reservas de contingência foram usadas. Verificar como a
reserva administrativa foi usada. Há lições aprendidas em relação ao controle
do orçamento do projeto?
8)- Um Estudo sobre a Comunicação no Projeto P1
Elementos do gerenciamento de projetos: Cronograma do projeto, plano
de comunicação do projeto, tabela contendo o que deve ser comunicado para cada
stakeholder (equipe do projeto, gestores da organização, fornecedores,
clientes), como deve ser a comunicação (relatório escrito, planilha Excel,
fotos, slides em Power Point, todos combinados), meio de envio/recebimento da
comunicação (email, carta em papel, reunião presencial, video conferência ou
através de programa de software específico), quando a comunicação deve ser
feita (nos marcos do projeto indicados no cronograma, em datas previamente
definidas, quando solicitado pelos diferentes stakeholders).
Situações que demandam o trabalho do gerente de projetos: Deve ser
verificado se o que está ou foi estabelecido no plano de comunicação está sendo
ou foi cumprido durante a execução do projeto. Se os diferentes relatórios de
andamento do projeto (ajustados para cada tipo de stakeholder) estão sendo
feitos pela equipe e enviados para os diferentes stakeholders, nos prazos
corretos, formatos acordados e através dos meios previamente definidos. Se a
informação que os clientes precisam enviar para a equipe do projeto está sendo ou foi
enviada. Se a informação que os fornecedores precisam enviar para a equipe do
projeto está sendo ou foi enviada. Se existem problemas de comunicação e como esses
problemas afetam o projeto. Como o gerente de projetos tratou ou está tratando
tudo isso. Há lições aprendidas em relação à comunicação no projeto?
9)- A Identificação e Análise Qualitativa de
Riscos no Projeto P1
Elementos do gerenciamento de projetos: Devemos obter o plano de
gerenciamento de riscos do projeto incluindo, no mínimo, a relação dos riscos
identificados, a análise qualitativa dos riscos, com a respectiva tabela de
impacto x probabilidade e, consequentemente, as ações de tratamento dos riscos
identificados. Deve ser registrado se a organização que faz o projeto não tem
cultura de gerenciamento de riscos e que esses elementos não estão presentes.
Situações que demandam o trabalho do gerente de projetos: Devemos
verificar se e como os riscos foram monitorados durante a execução do projeto.
Verificar em cada etapa do projeto quais os riscos críticos que merecem ou
mereceram maior atenção. Se houve ocorrência de algum risco e que ações foram
tomadas para tratar esse risco. Entender os impactos, do ponto de vista da
qualidade, dos prazos e dos custos, da ocorrência desse risco no projeto.
Verificar se ocorreu um risco “novo”, que não faz ou fez parte da lista de
riscos inicialmente identificados e, para esse risco “novo”, compreender porque
isso aconteceu. Como o gerente de projetos tratou ou está tratando tudo isso.
Devemos identificar se há lições aprendidas em relação ao gerenciamento de
riscos desse projeto.
Os
exemplos de temas de TCC mostram que elementos (documentos, informações)
precisam ser obtidos para cada tema escolhido e que perguntas devem ser feitas
- para o pessoal da equipe do projeto e para o próprio gerente do projeto - objetivando
aprofundar cada tema. Se o estudante conseguir as respostas para essas
perguntas terá adquirido a matéria-prima necessária para elaborar o seu artigo
de TCC. Bem, é isso aí! Até a próxima.
