O Kanban na Gestão de Projetos

O trabalho em equipe e a cooperação são fundamentais para que o projeto evolua e seja bem sucedido. Sim, mas como o kanban pode ajudar a equipe de projeto?

 

O Kanban é uma palavra que significa cartão ou sinal, no idioma japonês. Baseia todo seu funcionamento na circulação de cartões entre postos de trabalho, mostrada em quadros de planejamento, painéis eletrônicos ou programas de computador. A regra de gestão de um posto de trabalho no sistema Kanban é a seguinte: “se existem cartões Kanban no quadro de planejamento do meu posto de trabalho, eu devo produzir. Se não existir nenhum cartão, não devo produzir”. Os lançamentos da fabricação de um posto de trabalho são gerados pelas necessidades do posto seguinte. Essa é a ideia básica aplicada nas linhas de produção. E como o Kanban é usado nos projetos?

Nos projetos o Kanban surge como uma ferramenta de gestão visual que auxilia a equipe a lidar com uma lista de atividades que é, geralmente, aplicada quando se gerencia um projeto usando abordagens ágeis como, por exemplo, o Scrum. O Kanban é simples quando envolve a gestão de muitas atividades com poucas interdependências.

Os quadros Kanban mais comuns contém três colunas verticais apenas, assim chamadas:

·         “To Do” - onde estão as atividades para fazer;

·         “Work in Progress” - onde estão as atividades que estão sendo executadas;

·         “Done” - onde estão as atividades concluídas.

Nos quadros Kanban de 3 colunas, os cartões mudam de uma área do quadro para outra, conforme o trabalho vai evoluindo. Essa é a base dessa abordagem que se aplica a quadros Kanban com mais colunas. Praticando essa filosofia, nesse post vamos usar um quadro Kanban um pouco mais detalhado, como o que é apresentado na figura abaixo.

A figura mostra um momento do projeto, como em uma fotografia, com as atividades que estão em diferentes áreas do quadro Kanban.

Esse quadro é dividido em cinco áreas, com as atividades fluindo da esquerda para a direita. As frases curtas dentro dos retângulos são os cartões do Kanban. Na área de Backlog (reserva, em inglês) são colocadas as atividades por fazer. Essa lista de atividades por fazer pode ser grande. Na área On Deck (no convés, em inglês) estão as atividades que podem ser executadas pela equipe e há um limite para essa lista. No exemplo, o limite na área de On Deck, conhecido como limite de multitarefa, é de três atividades. Por isso, nenhuma atividade deverá ser acrescentada no On Deck até que uma atividade siga em frente e vá para a área In Progress (em progresso, em inglês). Uma atividade na área de In Progress está sendo executada ou, em outras palavras, é uma atividade cujo trabalho está em progresso (Work in Progress ou WIP). Quando uma atividade na área In Progress é concluída, segue em frente para a área Done (feito, em inglês).

Vale mencionar que o limite da área On Deck depende da capacidade de execução da equipe do projeto. Se, por exemplo, a equipe é capaz de executar 5 atividades ao mesmo tempo, então o limite da área On Deck (multitarefa) deve ser igual a 5, e assim por diante.

Uma atividade que entra na área On Deck pode necessitar de informações adicionais - para que sua execução seja iniciada - que são obtidas de outros departamentos da organização ou mesmo de empresas externas. Quando isso ocorre, a atividade vai para a área Wait for Response (espera por resposta, em inglês). No exemplo de nossa ilustração, essa área também tem um limite de 3 atividades.

O mesmo poderá ocorrer com atividades que estão na área In Progress – sendo executadas - e necessitem de informações externas ou qualquer coisa de fora da equipe, que pode ser, inclusive, uma simples aprovação. Em outras palavras, essas atividades passam a esperar por ações que vem de fora da equipe. As atividades que estão na área On Deck e que não necessitam de nenhuma resposta externa fluem para a área In Progress, sem passar pela área Wait for Response. É importante notar também que nesse exemplo de quadro Kanban as ações principais acontecem nas partes chamadas de On Deck e In Progress.

O Kanban é um dos métodos de gerenciamento de projetos mais simples, incorporando o benefício de mostrar, simultaneamente, os limites de multitarefa e o trabalho em progresso (WIP), com foco no aumento da eficiência da equipe. O sistema é feito para fluir e ajudar o projeto a progredir e ser bem sucedido. Se uma atividade ficar por muito tempo em alguma área do quadro Kanban, isso logo será notado e uma ação deverá ser tomada para corrigir o problema.

Em suma, a equipe de projeto uso do quadro Kanban como uma ferramenta que facilita o entendimento do que precisa ser feito, está sendo feito e já foi concluído no projeto. Bem, é isso aí! Até a próxima.