Sobre o Gerenciamento das Aquisições em Projetos

A gestão de aquisições em projetos trata de um conjunto de processos relativos a obtenção de bens e serviços de empresas externas que serão usados no projeto. Isso refere-se especificamente a relação entre duas entidades bastante conhecidas e que exercem papéis muito bem definidos: compradores e fornecedores.

Os projetos são implementados, basicamente, por e para empresas que, principalmente, por conta de suas operações, possuem áreas encarregadas em tratar com fornecedores e realizar suas compras, como parte do seu planejamento e controle da cadeia de suprimentos. Por outro lado, a importância relativa das áreas de compras nas organizações vem aumentando sobremaneira, sendo possível observar em muitas delas, os antigos setores de compras operacionais, encarregados apenas de processar requisições, sendo, pouco a pouco, transformados em grandes departamentos de suprimentos, com importância estratégica e poder de decisão.

Tendo isso em mente, podemos afirmar que, se o projeto necessita comprar bens e serviços de uma empresa terceira, na maior parte das vezes o gerente de projeto não fará isso por conta própria. Ele ou ela deverão estabelecer um plano de aquisições para o projeto devidamente alinhado com as normas, regras e métodos de trabalho estabelecidos pela área de suprimentos da empresa (chamada de aquisição centralizada). Em linguajar de projetos, isso significa levar em conta os chamados ativos de processos organizacionais, que incluiem os processos, regras, diretrizes e procedimentos da organização para realizar o trabalho. Se um projeto é implementado numa organização, nada mais natural que o mesmo seja influenciado pela forma, regras e métodos pelos quais essa organização opera, e o mesmo vale para a área de suprimentos.

Para KEELLING (2008), quando a responsabilidade pelas compras da organização é dividida entre o pessoal do projeto e a área de suprimentos centralizada, o conflito de prioridades pode frustar a liberdade de ação do gerente de projetos e ser altamente prejudicial à eficiência. Nesse ponto, vale mencionar que há vantagens e desvantagens na aquisição centralizada, como veremos no decorrer desse post.     

A importância da Área de Suprimentos

As áreas de suprimentos nas organizações tem assumido um papel cada vez mais estratégico, na medida em que concentram seus esforços em ações de longo prazo que incluem o desenvolvimento de fornecedores e a redução de custos de pacotes de compras, ao invés de somente tratar cada requisição individual de compras de forma isolada (ALTO, PINHEIRO e ALVES, 2009). A figura 1, mostra o envolvimento da área de suprimentos nos diferentes níveis de decisão da organização; a saber: operacional, tático e estratégico.

Figura 1: Envolvimento da Área de Suprimentos nos Níveis de Decisão da Organização (Fonte: BAILY, 2000)

Além disso, destacam-se as atividades voltadas ao estabelecimento e desenvolvimento de relacionamentos com os fornecedores, dentro de uma abordagem pró-ativa do processo de compras visando à melhoria das operações da empresa em todos os níveis. Segundo BAILY (2000), a compra pró-ativa possui grandes diferenças em relação a compra tradicional, principalmente no que se refere à atividades de longo prazo. Algumas destas diferenças entre a compra reativa (paradigma tradicional) e a compra próativa estão descritas na Tabela 1.

Tabela 1: Compra Reativa x Compra Pró-ativa (Fonte: BAILY, 2000)

Vantagens e Desvantagens da Aquisição Centralizada

É fato que as chamadas boas práticas de aquisições aumentam a rentabilidade das empresas, através da obtenção de, por exemplo, descontos por volume contratado, minimização de problemas no fluxo de caixa e seleção de fornecedores de maior qualidade (XAVIER, 2007).

Tabela 2: Vantagens e Desvantagens da Aquisição Centralizada (Fonte: XAVIER, 2007).

Tabela 3: Vantagens e Desvantagens da Aquisição Descentralizada (Fonte: XAVIER, 2007).

 

Nas tabelas 2 e 3 são apresentadas as vantagens e desvantagens da aquisição centralizada e descentralizada.

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Referências Bibliográficas:
ALTO, C. F. M.; PINHEIRO, A. M. e ALVES, P. C. “Técnicas de Compras - Série Cademp”. Rio de Janeiro: FGV, 2009.

 

BAILY, P. FARMER, D., JESSOP, D. “Compras – Princípios e Administração”. 8ª. Edição. São Paulo: Atlas, 2000.

KEELLING, R. “Gestão de projetos: uma abordagem global”. São Paulo: Saraiva, 2008.

XAVIER, C. M. da S., WEIKERSHEIMER, D., LINHARES, J. G.,DINIZ, L. J. “Gerenciamento de Aquisições em Projetos”. Rio de Janeiro: FGV, 2007.

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