O objetivo desse post é apresentar os passos para a
elaboração do cronograma de um projeto usando o programa PROJECT LIBRE, que é
uma ferramenta de gerenciamento bastante interessante. Para conhecer as
características básicas desse programa e baixá-lo no seu computador acesso o
post ProjectLibre:Ferramenta de Software de Gerenciamento de Projetos.
Se o leitor já possui outros programas de gerenciamento
de projetos certamente poderá usá-los em suas aplicações. O Project Libre é a
versão mais atualizada do Open Proj e tem a vantagem de estar ao alcance de um
clique, por ser gratuito.
Como a maior dos programas desse tipo, o Project Libre
permite fazer muitas coisas importantes para o projeto, como, por exemplo,
definir calendários, desenhar a EAP, desenhar do diagrama de rede, criar o
cronograma em um gráfico de Gantt, criar a planilha de recursos do projeto e
fazer as alocações desses recursos, visualizar os custos das atividades e acompanhar
o projeto. Obviamente, isso não é tudo. Mas, nesse post vamos apenas tratar dos
passos para a elaboração do cronograma de um projeto, usando um exemplo de
fusão entre duas empresas chamadas de A e B. Para justificar as escolhas feitas
para elaboração do cronograma, o exemplo de fusão das empresas será comentado
ao longo do texto. Nosso ponto de partida foi a tabela mencionada no post Um Exemplo de Projeto de Integração paraEmpresas passando por Processos de Fusões e Aquisições – Parte 3. Essa tabela
foi simplificada, com a retirada de entregas inicialmente consideradas, criando
assim a EAP de um projeto de curto prazo.
Nós vamos trabalhar com uma ferramenta de software, o
Project Libre. Todavia, antes de tudo, precisamos entender que o projeto não é feito
pela ferramenta. O Project Libre, assim como qualquer outro software de
gerenciamento de projetos, não faz o projeto. Para que o projeto seja carregado
na ferramenta é necessário conhecer os requisitos do projeto, coletar
informações, refletir sobre as condições existentes, definir as atividades,
escolher os recursos, verificar o que precisa ser adquirido e contratado de
terceiros, discutir com a equipe as alternativas possíveis sobre como fazer
cada atividade e o seu sequenciamento.
Tendo isso em mente, devemos entender que a tabela abaixo
foi definida após várias reuniões, onde tivemos um intenso debate com a equipe
do projeto. Essa tabela contém, para cada entrega do projeto, as atividades que
serão usadas no cronograma. Para visualizar a tabela e as figuras subsequentes em tamanho maior, basta clicar nas mesmas.
É importante registrar o que foi decidido nas reuniões
acima mencionadas em relação às atividades do projeto:
·
A
reunião de kick-off não tem atividade antecessora. Inicia na data de início do
projeto;
·
O plano
de projeto deve começar logo após a reunião de kick-off;
·
A
adequação contábil precisa de especialistas da firma de consultoria. É a
primeira atividade do alinhamento da gestão financeira;
·
A
adequação fiscal precisa de especialistas da firma de consultoria. É a segunda
atividade do alinhamento da gestão financeira;
·
A
adequação financeira precisa de especialistas da firma de consultoria. É a
terceira atividade do alinhamento da gestão financeira
·
A
padronização da controladoria precisa de especialistas da firma de consultoria.
É a última atividade do alinhamento da gestão financeira;
·
O
recadastramento de funcionários precisa de especialistas da firma de
consultoria. É a primeira atividade do alinhamento da gestão de recursos
humanos;
·
A
revisão do plano de cargos e salários precisa de especialistas da firma de
consultoria. É a segunda atividade do alinhamento da gestão de recursos humanos;
·
A integração
do plano de benefícios precisa de especialistas da firma de consultoria. É a última
atividade do alinhamento da gestão de recursos humanos;
·
A
elaboração da consulta aos fornecedores (firmas de consultoria) deve ser feita
logo após o término do plano do projeto;
·
A
análise de propostas e escolha da firma de consultoria deve vir após a
elaboração da consulta aos fornecedores;
·
A
assinatura do contrato deve vir após a análise de propostas e escolha da firma
de consultoria;
·
A
elaboração do conteúdo sobre a integração precisa de especialistas da firma de
consultoria;
·
A
definição da agenda de reuniões precisa de especialistas da firma de
consultoria;
·
A
primeira apresentação será feita logo após o término do plano do projeto;
·
A
segunda apresentação será feita logo após o término das atividades de gestão
dos recursos humanos;
·
A
terceira apresentação será feita logo após o término do alinhamento financeiro;
·
O
relatório consolidado de metas alcançadas será feito após a terceira
apresentação;
·
O
relatório de lições aprendidas será feito após o término do relatório
consolidado de metas alcançadas;
·
O
evento de comemoração será após o término do relatório de lições aprendidas.
Como pode ser visto nas premissas acima mencionadas, as
equipes da firma de consultoria, junto com diferentes recursos humanos
pertencentes a empresa, atuarão nas principais atividades do projeto. Por isso,
logo após o plano do projeto, deve-se trabalhar na seleção e contratação dessa
firma de consultoria.
A informação acima estabelece, portanto, as bases para a
elaboração do cronograma desse projeto. Se abrirmos, então, o programa Project
Libre será possível visualizar a tela mostrada na figura 1.
Recomendo, a partir de agora, seguir exatamente os passos
indicados abaixo. Com o uso e a experiência o leitor poderá encontrar outras
formas de carregar o projeto, obter a EAP, o diagrama de rede, o cronograma e
tudo mais que se refere ao uso desse programa.
O próximo passo é carregar nas linhas de tarefa a EAP do
projeto. A figura 2 mostra esse passo. Na linha superior temos o nome do
projeto (“Projeto Fusão Empresas A e B”). Note que temos, nas duas primeiras
linhas, as atividades “Reunião de kick-off” e “Plano de projeto”. Nas linhas
subsequentes temos as entregas “Alinhamento da gestão financeira”, “Gestão de
RH”, “Contratação consultoria”, “Criação equipe de comunicação” e “Encerramento
do projeto”.
O passo seguinte será colocar todas as atividades e
entregas do projeto para “debaixo do guarda-chuva” do projeto. Fazendo isso, o
programa entende que essas atividades e entregas pertencem ao projeto. Basta, portanto, selecionar as atividades e entregas (clicando no número à
esquerda e arrastando até onde necessário com o mouse para que as linhas fiquem
escuras), depois clicar o botão direito do mouse, e finalmente clicar na opção > Parágrafo. Veja como isso fica na
figura 3.
Figura 3: Carregando a EAP (usando a função "identar", que é o mesmo que > Parágrafo)
Um cronograma trabalha com atividades. Agora, ainda
precisamos subdividir as entregas em atividades. Vamos começar pela entrega “Alinhamento
da gestão financeira”. Essa entrega tem 4 atividades a ela vinculadas. Em
outras palavras, isso quer dizer que quando todas as 4 atividades forem
executadas, essa entrega será executada. Portanto, por causa disso, não se
atribui duração, se aloca recursos ou se define antecessores para entregas.
Isso só é feito com as atividades das entregas.
O que devemos fazer é selecionar a linha logo abaixo da
entrega “Alinhamento da gestão financeira”, e abrir 4 linhas em branco. A seleção
é feita clicando no número à esquerda da linha com o mouse para que a linha fique
escura, depois clicar o botão direito do mouse, e finalmente clicar na opção Novo. Veja como isso fica na figura 4.
Depois de abrir a linhas necessárias, temos que preenchê-las
com os nomes das atividades relacionadas a entrega “Alinhamento da gestão
financeira”. Essas atividades são as seguintes: “Adequação contábil”, “Adequação
fiscal”, “Adequação financeira” e “Padronização controladoria”. Agora, temos
que mostrar para o programa que essas atividades pertencem a entrega “Alinhamento
da gestão financeira”. Para isso, basta selecionar as 4 atividades digitadas (clicando
no número à esquerda e arrastando até onde necessário com o mouse para que as
linhas fiquem escuras), depois clicar o botão direito do mouse, e finalmente
clicar na opção > Parágrafo. Veja
como isso fica na figura 5.
Figura 5: Carregando a EAP (atividades que pertencem a uma entrega)
Continuando, temos que abrir linhas em branco debaixo das
outras entregas, digitar as atividades dessas entregas e mostrar ao programa
que essas atividades pertencem a entrega. Então, logo abaixo da entrega “Gestão
de RH” precisamos abrir 3 linhas em branco. Logo abaixo da entrega “Contratação
consultoria” precisamos abrir 3 linhas em branco. Logo abaixo da entrega “Criação
equipe de comunicação” precisamos abrir 5 linhas em branco. E, finalmente, logo
abaixo da entrega “Encerramento do projeto” precisamos abrir 3 linhas em
branco.
Agora, é só digitar as atividades debaixo de cada entrega,
selecionar essas entregas como mostrado acima e clicar na opção > Parágrafo. Sim, o leitor já deve
ter notado que esse não é o momento de ter pressa. Digite as entregas uma a
uma, e depois aplique o comando de “identar”, que é feito através da opção > Parágrafo. Não tente fazer tudo de
uma vez. Faça isso entrega por entrega. Ao final a EAP deverá estar carregada
no Project Libre e o leitor poderá visualizar a tela apresentada na figura 6.
A tela adicional que é mostrada na figura 6, do lado
direito da mesma, só aparece se clicarmos em Projeto – Informações. Na tela de
informações do projeto podemos confirmar no nome do projeto, a data definida
para início do projeto, a data do estado (data em que estamos usando o programa
e carregando os dados) e o tipo de calendário do projeto (padrão, que significa
que o trabalho será feito dentro do horário comercial, de segunda à sexta,
durante 8 horas por dia).
O leitor deve ter notado que a numeração das atividades,
no lado esquerdo da tela, foi sendo alterada, à medida que novas atividades
foram sendo digitadas. Afinal, estamos trabalhando nos passos para carregar o
programa – que é basicamente um conjunto de planilhas interligadas – e isso faz
com que ocorram essas mudanças durante o carregamento do projeto no Project
Libre.
O passo seguinte é carregar as durações de cada atividade
do cronograma. Para fazer isso basta clicar, com o mouse, em cima da atividade,
que uma pequena tela será aberta. Essa é a tela de “informações sobre a
atividade” para ser carregada com vários tipos de informação. Aqui e agora,
vamos apenas carregar a informação da duração da atividade. No programa Project
Libre a duração deve ser carregada em “dias”.
Veremos na parte 2 desse post os passos seguintes da
elaboração do cronograma com o Project Libre.
muito bom. Obrigado, me ajudou muito!
ResponderExcluir