Gostaria de
abordar os tipos mais importantes de comunicação necessários para criar um resultado bem sucedido do projeto, conforme apresentado pela autora Lynda Bourne. Para
começo de conversa, vamos primeiro discutir algumas premissas básicas.
Há uma corrente
de pensamento – na qual me incluo - que considera válido a afirmação de que o
sucesso do projeto depende das atitudes – durante o andamento do projeto - das principais partes interessadas. Essa afirmação considera que a entrega de um projeto no prazo, dentro do
orçamento previsto e em conformidade com
o que foi especificado
ainda não é suficiente para o seu sucesso, se esse
projeto não é desejado e as saídas não são aproveitadas.
Alguns projetos são mais fáceis de obter apoio do que outros, e isso se refere ao tamanho da mudança que o projeto tem
a missão de produzir. Afinal, e isso está cientificamente provado, as pessoas
costumam resistir às mudanças. De qualquer modo, independentemente de ser fácil
ou dífícil (de fato ou percebido como), todo projeto precisa do apoio das pessoas envolvidas na mudança para
que os benefícios pretendidos pelo
projeto sejam plenamente alcançados.
Nesse sentido, o
apoio das partes interessadas mais importantes, aqui considerados como
elementos-chave no grupo dos stakeholders, é fundamental. E aí entramos na
gestão da comunicação do projeto, uma vez que a comunicação eficaz com os
stakeholders será a melhor forma de influenciar as atitudes das partes
interessadas. E assim, juntando as peças do quebra-cabeças, podemos considerar
que o projeto precisa se comunicar de forma eficaz
para alcançar o sucesso.
E
como podemos fazer isso? Ficar apenas enviando relatórios não parece ser
suficiente.
Existem
três formas de comunicação que são necessárias para uma gestão eficaz das
partes interessadas: relatórios, relações públicas (marketing) e comunicação
intencional.
Relatórios:
Demonstram o que está sendo feito no projeto. Os gerentes de projeto devem
emitir os relatórios do projeto conforme está estabelecido no plano de
comunicação do projeto. Enviar um relatório para alguém ajuda o gerente de
projetos a estar em contato com essa pessoa, deixando uma porta aberta para
comunicações mais significativas. Os relatórios poderão fazer parte da
comunicação intencional (ver abaixo). A forma mais comum de relatório é no
formato texto, que pode ser acompanhado de fotos, tabelas e gráficos. As
planilhas de cálculo, do tipo Excel, são também muito utilizadas. Esses
relatórios são enviados por e-mail para as partes interessadas.
Relações
públicas (marketing): É uma potente ferramenta de comunicação oficial do
projeto, de grande abrangência, e inclui todas as comunicações necessárias para
fornecer informações do projeto para as partes interessadas. Fazer relações
públicas é importante para tentar evitar o aparecimento de "buracos
negros" de informação e os chamados nichos de desinformação. Se algo não
está bem explicado, bem esclarecido, irá criar uma dúvida na mente das pessoas.
O ser humano, naturalmente, rejeita ficar sem saber o que está acontecendo. A
não existência de informação oficial pode ser rapidamente preenchida por
rumores e fofocas, geralmente prejudiciais ao projeto. As chamadas
“newsletters” são muito usadas nesse caso, e funcionam como um mural de
notícias na Internet ou na Intranet da organização, atualizadas com uma
frequência semanal, mensal ou outra, dependendo das características do projeto.
Comunicação
intencional: É um trabalho árduo e precisa ser focado nas partes interessadas
mais importantes (elementos-chave)
e ser capaz de causar um efeito específico. Esse tipo de comunicação inclui o
fornecimento de orientação para os membros da equipe e até para os fornecedores.
A comunicação intencional tem um objetivo e, portanto, precisa ser planejada
com cuidado. Assim sendo, é importante entender que o gerente de projetos
precisa saber exatamente o efeito que pretende obter de determinado
stakeholder. Algumas das táticas de comunicação intencional eficaz incluem:
·
Tentar alinhar
as necessidades do gerente de projetos com os interesses e os desejos das
partes interessadas (encontrar um benefício mútuo);
·
Pressionar um
indivíduo para adotar um determinado comportamento, emitir uma opinião ou tomar
uma decisão, através de uma rede de contatos (é difícil resistir a um grupo de
colegas da empresa de mesmo nível hierárquico e/ou de nível acima no
organograma da organização);
·
Influenciar um
determinado stakeholder através do fornecimento cuidadosamente planejado de
informações, de forma incremental, utilizando pessoas diferentes que
desempenham diferentes funções no plano de comunicação.
Acredito que foi possível perceber que
a comunicação intencional é realmente muito trabalhosa e demanda tempo do
gerente de projetos para a sua elaboração. Todavia, é uma parte da comunicação
do projeto que não pode ser negligenciada.
No
gerenciamento da comunicação será muito importante reavaliar – na medida em que
o projeto avança - as prioridades de todas as partes interessadas, acompanhar
seu comportamento e analisar os resultados práticos para o projeto que todos os
esforços de comunicação estão produzindo.
Fonte: BOURNE, L. “The three types of stakeholder communication”. Project
Accelerator, 2013.
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