Gerenciamento de Custos em Projetos: Usando o Valor Agregado – Parte II

Dentre tantas atribuições, o gerente de projetos tem a missão de assegurar que os gastos no projeto não excedam os recursos financeiros previamente aprovados para cada período, para cada pacote de trabalho e no total do projeto. Tendo isso em mente, o gerente de projeto monitora alguns indicadores - que fazem parte do conceito de valor agregado – para acompanhar o desempenho do projeto. O gerente de projetos precisa também cuidar para que as atividades do projeto sejam feitas nos prazos previstos e dentro da qualidade especificada.

Vejamos então algumas ações básicas que ajudam a responder as seguintes questões:

- Como gerenciar para reduzir custos?
- Como gerenciar para que as atividades do projeto sejam feitas nos prazos previstos e dentro da qualidade especificada?

Geralmente, gerenciar para reduzir custos implica em:

·         Reduzir a quantidade de recursos – considerando que os recursos que permanecerão no projeto conseguirão realizar a totalidade do trabalho planejado para todos os recursos inicialmente previstos;

·         Eliminando ou limitando as horas extras – considerando que a totalidade do trabalho planejado será feito sem a necessidade de horas extras;

·         Usando profissionais mais baratos  – considerando que estes profissionais serão capazes de realizar a totalidade do trabalho previsto, na qualidade necessária e exigida para o projeto;

·         Usando materiais mais baratos – considerando que esses materiais não afetarão os prazos e a qualidade (o resultado terá a mesma qualidade) necessária e exigida para o projeto;

·         Usando máquinas e equipamentos mais baratos – considerando que essas máquinas e equipamentos não afetarão os prazos e a qualidade (o resultado terá a mesma qualidade) necessária e exigida para o projeto;

·         Buscando novos fornecedores – considerando que o fornecedor, se disposto a iniciar um novo relacionamento comercial, poderá fornecer produtos e serviços mais baratos, nos prazos requeridos e com a mesma qualidade necessária e exigida para o projeto;

·         Renegociando com os atuais fornecedores – considerando que o fornecedor, se disposto a conservar/ampliar o antigo relacionamento comercial, poderá fornecer produtos e serviços mais baratos, nos prazos requeridos e com a mesma qualidade necessária e exigida para o projeto;

Note que a maior parte das ações acima tem como contrapartida o aumento à exposição ao risco. Será importante que o gerente de projetos busque sinergias em todas as etapas do projeto (quando o que se faz para executar uma atividade ajuda na execução de outra, e isso produz um ganho de custo, tempo e qualidade). É muito importante também usar a criatividade no trabalho para encontrar soluções para os problemas que sejam mais baratas. Além disso, podem ser implementadas medidas de ajuste que considerem a eliminação ou limitação de premiação por metas alcançadas, o controle de gastos administrativos, as despesas de viagem e todo e qualquer desperdício.

Por sua vez, para que as atividades do projeto sejam feitas nos prazos previstos e dentro da qualidade especificada, geralmente, as seguintes ações são requeridas:

 

·         Aumentando a quantidade de recursos – considerando que mais pessoal pode terminar o trabalho mais depressa do que menos pessoal;

·         Usando as horas extras – considerando que com mais tempo o pessoal alocado no projeto pode terminar o trabalho mais depressa do que se não usar as horas extras;

·         Usando profissionais com maior qualificação (e, geralmente, mais caros) – considerando que um profissional mais qualificado trabalha melhor (fazendo a coisa certa e completando o trabalho em menor tempo);

·         Usando os materiais adequados e com um grau de qualidade que satisfaça os requisitos do projeto, nem sempre os mais baratos – considerando que o uso de materiais adequados (já conhecidos e testados aumentam a chance de fazer certo da primeira vez) evitando retrabalhos e perdas de tempo desnecessárias;

·         Usando máquinas e equipamentos adequados e com um grau de qualidade que satisfaça os requisitos do projeto, nem sempre os mais baratos – considerando que o uso de maquinas e equipamentos adequados (já conhecidos e testados aumentam a chance de fazer certo da primeira vez) evitando retrabalhos e perdas de tempo desnecessárias;

·         Motivando a equipe do projeto – considerando que equipes motivadas trabalham melhor do que equipes desmotivadas;

·         Estabelecendo um programa de premiação por metas alcançadas – considerando que este é uma excelente ferramenta para motivar os membros da equipe a alcançarem as metas e objetivos do projeto;

·         Aumentando a produtividade – considerando que é possível fazer mais com menos, quando não é possível aumentar a quantidade de recursos.

É vital trabalhar com objetivos claros, metas muito bem definidas, buscando o comprometimento da equipe do projeto no alcance de seus objetivos. Além disso, é importante usar a criatividade no trabalho para encontrar soluções para os problemas.

Como pode ser visto, se você leu esse post até aqui, as ações necessárias para reduzir custos poderão estar um conflito com aquelas requeridas para que as atividades do projeto sejam feitas nos prazos previstos e dentro da qualidade especificada. Portanto, isso mostra que a escolha do que fazer passa por uma análise do que deve e pode ser comprometido em cada momento no projeto. Esse foi, exatamente, o caso dos Exemplos 1, 2, 3 e 4 mostrados no post anterior.  De qualquer modo, as ações acima mencionadas servem apenas como um guia orientativo, uma vez que precisam ser transformadas em ações reais e válidas no contexto de um projeto específico dentro de uma organização.