Reuniões Produtivas

Parece estranho falar de algo tão comum quanto uma reunião. Entretanto, reuniões são uma parte importante do gerenciamento de projetos. A experiência mostra que elas nem sempre são bem conduzidas, o que gera reclamações de seus participantes em relação a perda do precioso tempo do projeto. No entanto, uma reunião é um processo incrivelmente simples. Se gerida corretamente, uma reunião pode ser uma ferramenta útil de gestão de projetos.
Existem alguns passos simples que podem ser tomados para garantir que uma reunião seja eficaz. É importante determinar quem deverá estar na reunião, pois não há exigência de que todos os membros da equipe tenham sempre que participar de todas as reuniões do projeto. É importante que a reunião do projeto tenha uma agenda e que essa agenda seja seguida. Toda reunião é convocada por um conjunto de razões, e se a discussão se torna vaga, um ou mais pontos que deveriam ser discutidos acabam não o sendo, tendo como consequência o adiamento de decisões e a percepção de perda de tempo dos participantes. É também importante registrar os assuntos discutidos e as ações acordadas em uma ata de reunião. Cada ação deve ter um responsável por sua execução e uma data para sua conclusão. Isso facilitará o acompanhamento da execução das ações e a atualização do projeto. Além disso, não se deve esquecer que é necessário que a equipe de projeto esteja comprometida com o sucesso do mesmo, e que leve as reuniões com a seriedade necessária, evitando os seguintes comportamentos:
- Chegar atrasado;
- Desviar-se do assunto durante as discussões;
- Não se preparar para a reunião;
- Não ouvir os outros participantes;
- Não participar.

Abaixo destacamos algumas dicas de reuniões produtivas:

·         Planeje as suas reuniões e use sempre uma agenda;

·         Não arrisque a sua eficiência e use sempre uma lista de verificação;

·         Convide apenas as pessoas que são totalmente essenciais para o resultado planejado que você deseja;

·         Lembre-se que, durante as reuniões, se espera total atenção dos participantes. Cabe ao responsável pela reunião – o gerente de projetos – manter as discussões no caminho certo, preciso e objetivo, indo direto ao ponto.

 

 Não deixe as reuniões se transformarem em áreas de desperdício de tempo!

Não importa se você será simplesmente um participante da reunião ou será o organizador da mesma, sempre planeje o que você vai fazer na reunião, e o mais importante, decida o que você quer alcançar com a reunião.

Lista de Verificação de Reunião

Antes da reunião:

Responsável / organizador
- Determinar os objetivos
- Definir os participantes
- Preparar a agenda
- Organizar o local da reunião
- Fazer preparação prévia
Participantes
- Confirmar a presença
- Entender o que é exigido de você (que assuntos deverá debater; que respostas precisará fornecer)
- Decidir o que deseja da reunião
- Fazer preparação prévia

Durante a reunião:

Responsável / organizador
- Ser pontual
- Seguir a agenda
- Manter o controle da reunião
- Fazer as perguntas
- Manter a reunião breve
- Fazer um resumo dos resultados
Participantes
- Ser pontual
- Ouvir
- Participar
- Não fugir do assunto que está sendo discutido
- Fazer perguntas

Depois da reunião:

Responsável / organizador
- Fazer avaliação do seu desempenho
- Acompanhar ativamente todos os itens que requeiram a sua atenção e ação
- Garantir que os outros façam o mesmo
Participantes
- Fazer avaliação do seu desempenho
- Acompanhar ativamente todos os itens que requeiram a sua atenção e ação.